Реализация и завершение проекта
Как известно, необходимым условием успешного выполнения проекта является своевременная поставка материально-технических ресурсов в соответствии с проектной документацией и технологией реализации проекта[51].
Основные задачи обеспечения проекта ресурсами рассматриваются на самых ранних стадиях проработки концепции проекта. Дело в том, что многие проекты представляют собой чрезвычайно материально, энергетические и технически емкие начинания. Зачастую, фактор ресурсного обеспечения оказывается главным при принятии стратегических решений по проекту. В связи с этим закупки и поставки в контексте УП как правило выделяются в самостоятельную подсистему проекта.
Управление закупками и поставками (procurement and logistics management).Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, организацию учета, доставку приемку и хранение товара, обеспечения учета и контроля, закрытие контрактов. В лексиконе специалистов УП чаще встречается сокращенное название этого вида деятельности: Управление закупками (procurementmanagement). Однако, это вовсе не означает, что проблема логистики (logistic) в этом контексте не рассматривается. Непосредственно планирование поставок материальных ресурсов и технологического оборудования основывается на ранее разработанных графиках выполнения работ и может осуществляться в зависимости от особенностей проекта:
§ структурным подразделением проектной команды, которое устанавливает договорные отношения с комплектующими фирмами или непосредственно с заводами – изготовителями;
§ консалтинговой фирмой;
§ с использованием услуг специалистов, обладающих опытом работы над закупочными проектами.
Логистика (logistic). В широком смысле – управление материально-техническим обеспечением, движением товарно-материальных запасов, информационными потоками, логической цепью применительно к производственным, управляющим автоматизированным системам. Наука о планировании, контроле и управлении транспортированием, складированием и другими материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья и материалов до производственного предприятия, внутризаводской переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, доведения готовой продукции до потребителя в соответствии с интересами и требованиями
Ранее мы уже рассматривали планирование как основную функцию УП, однако, планирование материальных потоков (logistic requirements planning) имеет некоторые специфические особенности, рассмотреть которые имеет смысл более подробно. Один из стандартных технических приемов разработки логистической стратегии заключается в анализе обычного логистического равновесия между услугами и издержками. Помимо этого необходимо учитывать комплексность поставок. Комплексный подход планирования поставок включает в себя интегрированную оценку таких взаимозависимых факторов, как: количество источников снабжения и источников запасов; товарную и упаковочную номенклатуру; количество источников поступления заказов и точек отгрузки товара; сезонность; количество рабочих центров; иерархию номенклатуры материалов и т. д. Решение такого рода многофакторной задачи предъявляет достаточно высокие требования к квалификации плановиков. Обычно разработка стратегии проводится в два этапа. На первом этапе выявляются генеральные направления развертывания процесса, при этом изучаются такие аспекты, как:
§ иерархия ресурсов по принципу Паретто;
§ рынки видов товаров в соответствии с ранее определенной номенклатурой;
§ размер запасов и гибкость производственной системы;
§ логистические показатели поставщиков и т. д.
По сути, на первом этапе оценивается текущее состояние этой функциональной области проекта с целью выявления проблемных зон. На этой основе разрабатывается общий план закупок и поставок: основные цели, графики, варианты обеспечения и т. д. Практически основная часть общего плана закупок и поставок соответствует этапу разработки стратегического плана проекта в целом. Однако предварительная оценка ограничений и возможностей может проводиться уже на этапе разработки концептуального плана проекта.
На втором этапе, после утверждения основных показателей стратегического плана проекта, разрабатывается тактический план закупок и поставок, иногда, в зависимости от сложности проекта, таких планов может быть несколько. В содержание этих планов входит более подробное рассмотрение таких аспектов, как:
§ Оценка потребности в ресурсах по отдельным видам работ с привязкой ко времени их выполнения. Такая операция осуществляется, как правило, с применением современных компьютерных технологий, позволяющих рассматривать объем производства, ассортимент потребных ресурсов, возможности рынков и т. д., во взаимосвязи.
§ Анализ возможностей потенциальных поставщиков и подготовка контрактной документации.
§ Организация приема и анализа заявок от поставщиков, проведение торгов и принятие решения о присуждении контракта, размещение заказов (подписание контрактов с победителями торгов).
§ Организация поставок и контроля за поставками.
Далее необходимо более подробнее остановится на обеспечении качества проекта. В первом разделе была представлена характеристика подсистемы управления качеством (quality management). Представляется целесообразным подробнее рассмотреть это понятие в контексте УП.
Качество (quality)–философская категория, выражающая существенную определенность объекта, благодаря которой он является именно этим, а не иным. Качество – характеристика объектов, обнаруживающаяся в совокупности их свойств. Современное определение качества применительно к деятельности производителя продукции, услуг сформулировано в стандарте ИСО: качество продукции, услуги – совокупность свойств и характеристик продукции или услуг, обуславливающих их способность удовлетворять установленные или подразумеваемые потребности. СТ (ИСО 8402-86; ЕОК 6-89). Качество как совокупность свойств, способных удовлетворять потребности возникает в процессе взаимодействия потребителя и производителя (рисунок 3.8).
Рисунок 3.8 – Принцип формирования категории качества
В отечественной идеологии управления понятие качество рассматривалось не более чем средство достижения цели. Если учитывать, что цели, как правило, были недостаточно четко сформулированы, то и средства их достижения обладали такими же свойствами. В связи с этим качество в управлении рассматривалось как общая характеристика выпускаемой продукции, достигаемая посредством нормативов, стандартов и технического контроля.
Современные условия товарно-денежных отношений диктуют иные требования к категории качества. В настоящее время в стратегическом плане многих организаций качество рассматривается как основной фактор конкурентной борьбы, определяющий и прибыль, и имидж организации, и стабильность деятельности, и перспективность развития. Очевидно, что вызовы современного рынка требуют постановки задачи качества как цели управления. В этой связи целесообразно более детально рассмотреть эту категорию.
И так, стандарты и государственные требования к качеству представляют собой необходимое, но недостаточное условие конкурентных преимуществ. Они могут отражать лишь минимальный уровень качества, которое должно защитить государство. Никакие государственные требования к качеству не могут следовать за быстро меняющимися требованиями потребителя продукции, так как представляют собой систему административного управления качеством. Способность свойств продукта удовлетворять потребности оценивается в процессе взаимодействия производителя и потребителя (рисунок 3.9).
Рисунок 3.9 – Интегральное свойство качества
Из этого следует непреложное правило – представления о качестве продукта, в конечном счете, формируются потребителем. Однако ситуация не так проста, как кажется на первый взгляд, многое определяется еще и такими характеристиками как: техническая сложность продукта, потенциальные возможности производителя влиять на мнение потребителя, компетентность потребителя и т. д. В связи с этим полемика о том, кто в конечном итоге определяет критерии и параметры качества конкретного продукта, производитель или потребитель, не затихает до сих пор. Рассмотрим основные варианты взаимодействия производителя и потребителя (рисунок 3.10).
Если обратиться к историческим аспектам проблемы, то первоначально товарное производство основывалось на варианте (А), где индивидуальный производитель (который, к стати говоря, был и продавцом продукта) встречался с индивидуальным потребителем в процессе обмена продукта на деньги. Кроме того, продукт изготавливался, чаще всего, по заказу потребителя и был в связи с этим индивидуальным произведением (иногда произведением искусства). В этой ситуации критерии и параметры качества определялись исключительно потребителем.
Переход к серийному производству продукта породил качественно иной характер взаимоотношений производителя и потребителя (вариант Б). В этих ситуациях производитель был вынужден ориентироваться на усредненные критерии и параметры категории качества, однако у него появилась возможность влиять на мнение потребителя относительно качества предлагаемой продукции. Характерным примером варианта (Б) может служить деятельность итальянских производителей обуви, которые разрабатывают модели обуви на несколько лет вперед. На вопрос: как они узнали о том, что будет модно через несколько лет? – находится вполне очевидный ответ: именно они и формируют моду будущего.
Рисунок 3.10 – Характер взаимодействия производителя и потребителя
Коллективное производство наряду с предоставленными производителю преимуществами породило основную проблему – обеспечение качества отдельных операций и процедур в процессе изготовления продукта. В традиционном представлении проблема обеспечения качества сводится главным образом к проблеме контроля качества. Такой подход к обеспечению качества является административным. Опыт отечественной и зарубежной практики показывает, что главным фактором обеспечения качества продукта или услуги является наличие в организации эффективной системы обеспечения качества. При этом следует учитывать, что систему обеспечения качества нельзя приобрести из вне, это продукт персонала организации. Иными словами, система обеспечения качества не может быть самостоятельной, изолированной подсистемой организации, а является комплексом мотивирования коллектива на конечное качество. Здесь главную роль играет не контроль, он может быть сведен к необходимому минимуму, а образ деятельности каждого работника, в котором объединены и функции и цели, и средства их достижения и отношение к организации. Таким образом, управление качеством, это образ деятельности, политика труда каждого участника.
Особое место в контексте обеспечения качества продукта или услуги занимает проект. Взаимоотношение производителя и потребителя в проектно ориентированной деятельности представлено на схеме (В) (рисунок 3.11). Особенностью продукта проекта является то, что он всегда уникален. Любой проект по определению отличается от других проектов, так как возникает в процессе взаимодействия потребителя и производителя на стадии формулирования идеи, уместнее было бы назвать их заказчик и исполнитель. Даже если исполнителю приходилось выполнять нечто подобное, встречаясь с новым заказчиком, он вынужден заново осмысливать целевые установки проекта и его стратегические предпосылки. Новая конфигурация проекта, вновь создаваемая организационная структура, иные участники проекта предопределяют необходимость формулирования качества результата проекта заново.
Задача определения качества продукции потребителем усложняется его некомпетентностью. Дело в том, что современные товары в технологическом и техническом плане чрезвычайно сложны и оценка их качества требует высоких профессиональных знаний потребителя. В связи с этим возникла задача защиты потребителя от некачественных товаров. Эти особенности современного производства стимулировали формирование нормативных установок качества (рисунок 3.11).
Возвращаясь к проблеме категории качества проекта, необходимо отметить, что формулировка общих требований затруднительна в связи с уникальностью каждого конкретного проекта. Поэтому обратимся к нормативным аспектам проблемы, и рассмотрим государственные требования к качеству и способы его государственного регулирования и контроля (рисунок 3.11). Как отмечалось ранее, государственное регулирование являлось неотъемлемой частью процесса формирования качества.
Масштабы нормотворчества в этой области в советский период поражают. Может показаться на первый взгляд парадоксальным, но если по показателю присвоения Знака качества мы постоянно находились в состоянии роста, то спрос на нашу продукцию на мировом рынке снижался по причине плохого качества. Возникает естественный вывод: либо мы занижали показатели качества, либо они заведомо неправильно составлялись и использовались. Однако, необходимо учитывать то, что стандарты и государственные требования к качеству могут отражать лишь минимальный уровень качества, которое должно защищать государство.
А) Формирование норм.
