Правила оформлення протоколу та витягу з протоколу
Протокол – це один із найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.
Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів, нарад підписують голова та секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії.
За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:
стислі, у яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою «Слухали» – назва питання, хто висловилися;
повні, у яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення;
стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.
Протокол має такі реквізити:
1. Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.
2. Порядковий номер документа.
3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).
4. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.
5. Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста).
6. Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10-12 чоловік, то вказують усіх присутніх.
7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).
8. Порядок денний, тобто питання, що розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання в порядку денному формулюють у називному відмінку.
9. Текст.
10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.
11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови та секретаря).
Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить : «Слухали», «Виступили», «Ухвалили».
Слово «Слухали» друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище відповідача, тему доповіді. Далі фіксується основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.
Так само оформляється розділ «Виступили 2».
У розділі «Ухвалили» повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.
Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому – результати голосування.
Результати голосування з кожної кандидатури записується так:
За Василишина І.Г. – 50 голосів, проти – 0, утримався – 1.
Протоколи групуються в хронологічному порядку та за номерами, документи, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним.
Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін.
Витяг з протоколу
Крім повного протоколу, є коротка форма – витяг з протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без виступу викладів), а також зміст викладених рішень. Витяг з протоколу підписують голова та секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.
Рішення колегіальних органів доводиться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень.
Рішення колегій установ упроваджується в життя наказами керівника установи.
Перевірте свої знання
1. Прес-реліз – це:
1) документ, у якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації;
2) документ, який адресується конкретній особі і містить пропозиції взяти участь у події, заході;
3) документ, у якому уповноважені особи, комісія або установа викладають свої зауваження, оцінки, рішення та їх аргументи щодо окремого питання або іншого документа.
2. Якщо ви бажаєте передати різноманітну інформацію до установ, організацій, фірм за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера, ви скористаєтеся таким документом, як:
1) телефонограма;
2) факс;
3) телеграма.
3. Якщо ви повідомляєте керівника установи, організації про певний факт, подію, виконання окремих завдань,службових доручень, оформляєте:
1) доповідну записку;
2) пояснювальну записку;
3) звіт.
4. Коли ж ви маєте намір пояснити ситуацію, що склалася, факти, дії, вчинки (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи) і робите це на вимогу керівника, складаєте:
1) доповідну записку;
2) пояснювальну записку;
3) звіт.
5. Документ, у якому обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна і який є вступною частиною іншого документа (плану, програми, проекту тощо), називається:
1) доповідною запискою;
2) передмовою;
3) пояснювальною запискою.
6. Документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств, називається:
1) акт;
2) довідка;
3) протокол.
7. Письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу є:
1) доповідна записка;
2) пояснювальна записка;
3) звіт.
8. Одним з найпоширеніших документів колегіальних органів, у якому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, усі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення, є:
1) виступ;
2) доповідь;
3) протокол.
9. Повідомлення про захід повинно мати такі реквізити:
1) дата й час засідання, місце засідання, порядок денний, прізвища, імена, по батькові доповідачів з кожного питання, прізвище й телефон відповідальної особи, спосіб проїзду до місця засідання;
2) дата й час засідання, місце засідання, його назва (тематика), порядок денний, прізвища доповідачів з кожного питання, прізвище й телефон відповідальної особи, спосіб проїзду до місця засідання;
3) місце засідання, його назва (тематика), порядок денний, прізвища доповідачів з кожного питання, прізвище й телефон відповідальної особи, спосіб проїзду до місця засідання, час закінчення засідання.
Контрольний тест
1. Особливості складання прес-релізів, їх види.
2. Повідомлення про захід, реквізити та правила складання..
3. Вимоги до звітів. Їх різновиди.
4. Що таке довідка. Які бувають довідки за стадіями створення? Їх реквізити та оформлення.
5. Назвіть різновиди ділових записок. Яка мета їх складання?.
5. Що таке протокол? Які бувають протоколи відповідно до обсягу? Функція, яку виконує протокол, та ступінь його складності.
7. Назвіть реквізити протоколу (основні й допоміжні). Яка структура протоколу та мовні засоби?
8. Що таке витяг із протоколу? Які бувають витяги з протоколу за стадіями створення?
9. Функція, яку виконує витяг із протоколу, та ступінь регламентації.
10. Назвіть реквізити витягу з протоколу (основні й допоміжні).