Процеси моніторингу й керування
Процеси моніторингу виконання призначені для оцінки стану й прогнозу успішності виконання проекту відповідно до критеріїв й обмеженням, визначеним на стадії планування.
У силу унікальності проектів ці критерії не є універсальними, але для більшості проектів у число основних обмежень та критеріїв успіху входять цілі, строки, якість і вартість робіт проекту.
При негативному прогнозі приймається рішення про необхідність коригувальних впливів, вибір яких здійснюється в процесах керування змінами.
Процеси моніторингу можна поділити на:
4.1. Моніторинг строків – визначення відповідності фактичних і прогнозних строків виконання операцій проекту директивним або запланованим;
4.2. Моніторинг вартості – визначення відповідності фактичної й прогнозної вартості операцій і фаз проекту директивним або запланованим;
4.3. Моніторинг якості – моніторинг результатів з метою їхньої перевірки на відповідність прийнятим стандартам якості й визначення шляхів усунення причин небажаних результатів досягнення якості проекту;
4.4. Підтвердження цілей – підпроцес формального приймання результатів проекту його учасниками (інвесторами, споживачами й т.д.).
4.5. Моніторинг виконання – моніторинг результатів роботи й розподіл проектної інформації з метою постачання учасників проекту даними про те, як використовуються ресурси для досягнення цілей проекту;
4.6. Моніторинг ресурсів – визначення відповідності фактичного й прогнозного завантаження і продуктивності ресурсів запланованим, а також моніторинг відповідності фактичної витрати матеріалів плановим значенням.
У результаті моніторингу або приймається рішення про продовження виконання проекту за наміченим раніше планом, або визначається необхідність застосування коригувальних впливів.
Керування виконанням проекту – це визначення й застосування необхідних керуючих впливів з метою успішної реалізації проекту. Якщо виконання проекту відбувається відповідно до наміченого плану, то керування фактично зводиться до виконання – доведенню до учасників проекту планових завдань і контролю їхньої реалізації.
Інша справа, якщо в процесі реалізації виникли відхилення, моніторинг яких показав, що необхідно визначення й застосування коригувальних впливів.
У цьому випадку потрібно знайти оптимальні коригувальні впливи, скорегувати план робіт, що залишилися, і погодити намічені зміни з усіма учасниками проекту.
Отже, процеси керування призначаються для визначення, узгодження й внесення необхідних змін у план проекту. Такі процеси керування часто називаються керуванням змінами й ініціюються процесами моніторингу. До процесів керування, що зустрічається практично в кожному проекті, відносяться:
4.7. Загальне керування змінами – визначення, узгодження, затвердження й прийняття до виконання коригувальних впливів і координація змін по всьому проекту.
4.8. Керування ресурсами – внесення змін до складу й призначенням ресурсів на роботи проекту;
4.9. Керування цілями – коректування цілей проекту за результатами процесів моніторингу;
4.10. Керування якістю – розробка заходів щодо усунення причин незадовільного виконання;
4.11. Керування ризиками – реагування на події й зміну ризиків у процесі виконання проекту;
4.12. Керування контрактами – координація роботи підрядників, коректування контрактів, вирішення конфліктів.
5. Процеси завершення. Завершення проекту супроводжується наступними процесами:
5.1. Закриття контрактів – завершення й закриття контрактів, включаючи вирішення всіх виниклих суперечок.
5.2. Адміністративне завершення – підготовка, збір і розподіл інформації, необхідної для формального завершення проекту.
Процес управління проектом (Project Management Process) – сукупність взаємопов'язаних дій та операцій, що виконуються для отримання визначеного набору продуктів, результатів або послуг у будь-якому проекті, незалежно від конкретної прикладної сфери та життєвого циклу проекту.
Управління проектами здійснюється через відповідні процеси завдяки використанню знань, навиків, інструментів і методик у проектній діяльності для досягнення вимог проекту. Кожний з процесів отримує вхідні дані і генерує відповідні вихідні, які, своєю чергою, можуть використовуватися як вхідні дані для інших проектних процесів.
Проектні процеси, які виконує проектна команда у конкретному проекті, можуть бути поділені на дві великі категорії:
1) Процеси, які однакові, універсальні за своєю сутністю для будь-якого проекту. Спільною рисою таких проектів є призначення, мета, з якою вони виконуються. Таких універсальних цілей для будь-якого проекту можна виділити п'ять: початок проекту, його планування, виконання, моніторинг виконання і, нарешті, закінчення проекту.
2) Процеси, специфічні для створення конкретного продукту, послуги або іншого результату. Продуктово-орієнтовані процеси визначаються впродовж життєвого циклу проекту і відрізняються у кожному проекті залежно від прикладної сфери, для якої виконується проект.
Очевидно, універсальні, спільні для всіх проектів процеси можуть бути великою мірою стандартизовані. Відповідно до стандартів американського Інституту управління проектами (Project Management Institute), викладених у PMBOK® Guide (Project Management Body of Knowledge), існує 44 універсальні процеси управління проектом. Вони об'єднуються у 5 груп, які називаються групами процесів управління проектом, або групами проектних процесів. Їх не треба плутати з фазами або етапами проекту (життєвого циклу проекту).
П'ять груп проектних процесів:
Група процесів ініціації.
Це процеси, які санкціонують початок і визначають ціль нового проекту або фази проекту.
2. Група процесів планування.
Це процеси визначення й уточнення обсягу проекту, розробки плану управління проектом, визначення операцій проекту та розробки графіка проекту.
Група процесів виконання.
Ці процеси необхідні для виконання робіт, визначених планом управління проектом для отримання результатів проекту, зазначених у проектному завданні.