Автоматизация учета труда и заработной платы

Подсистема Заработная плата и отдел кадров технологической платформы Гедымин состоит из разделов Заработная плата и Отдел кадров.

До начала работы с документами отдела кадров и бухгалтерии необходимо ознакомится, и внести необходимую информацию в справочники по зарплатеи отделу кадров, которые сгруппированы в разделе Зарплата и Отдел кадров(рисунок 58)

Рисунок 58 - Справочники по Зарплате и Отделу кадров

Справочники отдела кадров разделены на два вида: стандартные справочники и справочники пользователя.Стандартные справочники (Исследователь → Справочники → Справочники по Зарплате и ОК → Отдел кадров → Стандартные) представляют собой таблицы, в которых содержатся часто используемые сведения: Взыскания, Виды работ, Виды отпуска, Звания, Образование, Основания увольнения, Поощрения, Причины отзыва из отпуска, Профессии/квалификации, Семейное положение, Сроки договоров, Тип продления контракт, Типы больничных, Условия труда и другие.

Справочники пользователя заполняются самостоятельно в процессе работы по мере надобности. К ним можно отнести: Должности, Подразделения, Сотрудники, Должностные коэффициенты, Национальность, Документы о составе семьии другие.

В программе изначально заложена тарифная сетка ЕТС, но при необходимости можно отредактировать её или создать новую тарифную сетку, заполнив последовательно все коэффициенты, соответствующие разрядам.

В программе также есть возможность внесения готовых рассчитанных окладов, не используя тарифную сетку при созданииштатного расписания:Исследователь → Отдел кадров → Документы → Штатное расписание.

Плановый отдел ведет данные о структурных подразделениях предприятия, о штатном расписании для каждого подразделения. Работа в единой базе позволяет упорядочить и согласовать с отделом кадров наименование должностей. Это очень важно для правильного заполнения трудовых книжек. С использованием информации, которую вводит отдел кадров, формируются сведения о вакантных и занятых рабочих местах с учетом работников, находящихся в декретном отпуске. На основании данных штатного расписания формируются сведения по фонду оплаты труда в разрезе подразделений. Печатная форма штатного расписания может быть сформирована не только в стандартном варианте, но и с привязкой к сотрудникам, на отдельную дату, а также в форме Вакансий на дату и приказа «Об утверждении структуры и штатной численности персонала».

Работу с подсистемой Заработная плата и отдел кадров необходимо начинать с заполнения Приказа о приеме на работу (Исследователь → Отдел кадров → Приказы по личному составу → Приказ о приеме на работу), а также заполнения Личной карточки:Исследователь → Отдел кадров → Сотрудники → Личная карточка

Приказы по трудовым взаимоотношениям сотрудника и нанимателя сгруппированы в ветке Приказы по личному составу подраздела Отдел кадров(рисунок 59).

Для заполнения позиций документаПриказ о приеме на работу из списка сотрудников выбирается нужная фамилия , и заполняются по строке все графы соответствующего ему столбца. Заполнение производят путем выбора из справочников, соответствующих названию графы либо путем ввода с клавиатуры. При заполнении поля Позиция ШР (позиция штатного расписания) поля Должность, Подразделение, Оклад, Разрядзаполняются автоматически (переносятся из штатного расписания).

Рисунок 59 – Перечень приказов по личному составу

Документ Трудовой договор/контракт предназначен для учёта трудовых договоров (контрактов), которые могут быть оформлены как на работающих, так и на вновь прибывших сотрудников Для формирования трудового договора необходимо в ветке Документы подраздела Отдел кадров выбрать .

Персональные сведения по кадрам организации, в том числе потенциальным, обобщены в справочниках ветки Сотрудники подраздела Отдел кадров: Личная карточка, Периоды работы сотрудника, Поиск кандидатов, Резюме (анкета), Сотрудники.

В программу необходимо занести начальную информацию по сотрудникам. Для этого используются документы Начальное формирование, Начисление по окладу, Начисления за сдельно выполненную работу и другие.

Ежемесячная работа, выполняемая пользователем в текущем отчетном периоде, сводится к заполнению документом по начислению заработной платы и отражению выполненного объема работ.

Прежде чем приступить к расчету заработной планы необходимо настроить параметры и справочники подсистемы Зарплата: Исследователь → Зарплата и Отдел кадров → Зарплата → Параметры(рисунок 60).

Рисунок 60 – Параметры начисления заработной платы

· На закладке Зарплатачасть параметров уже заполнена, при необходимости их можно изменить. Для формирования проводок по зарплате нужно указать счёт для зарплаты сотрудников (по умолчанию 70), а также счёт для договоров подряда (при необходимости).

· На закладке Округление указывается правило округления итоговых сумм при расчете видов начислений. Для каждого отдельного вида начислений правило может быть изменено в соответствующем справочнике.

· На закладке Табельный номерможно применить «Автоматическое формирование», тогда при создании приказа о приёме на работу табельный номер будет присваиваться сотруднику автоматически (равный предыдущему номеру плюс 1), в зависимости от настроенных на данной закладке параметров

· На закладке Табель отработанного временивыбор «Автоматически указывать тип» означает, что в зависимости от времени и дня работы будет автоматически ставиться в графике тип часов. Так, если отмечаем галочкой «Ночные часы» и указываем время, работа в которое считается ночным, в табель отработанного времени в эти часы автоматически попадёт буква Н (ночные) и в дальнейшем на основе этого сформируется автоматически доплата за работу в ночное время. Но это действует в случае, если дни в табеле разбиваются по графику (т.е. с учётом перерывов в работе, переходов смен с одних суток на другие).

· На закладке Сотрудникипри выборе«Только работающих сотрудников» будут отображаться сотрудники, работающие в данном месяце начисления и уволенные в прошлом месяце

Заполнить список константных значений по заработной плате для Республики Беларусь можно, выбрав в меню: Исследователь → Сервис → Константы.

Начисление всех видов основной и дополнительной заработной платы заработной платы работникам оформляется в ветке Начисление зарплаты подраздела Зарплата.

Расчёт заработной платы ведётся на основании Табеля отработанного времени, который автоматически формируется на основе графиков рабочего времени, указанных для каждого сотрудника в приказе о приёме на работу. Кроме того, на формирование табеля оказывают влияние введённые кадровые документы – больничные листы, приказы о предоставлении отпуска, приказы на отзыв из отпуска, социальные отпуска, приказы об изменениях условий работы, переводах и увольнении сотрудников, увольнительные записки, приказы на командировку и приказы на работу в праздничные дни. Для соответствующих дней будет автоматически указан нужный тип часов – Б (больничный), О (трудовой отпуск, учебный отпуск), А (отпуск без сохранения заработной платы) и др. В табеле также отразятся соответствующей буквой дни неявок по различным причинам – день матери, гос. обязанности, донорские дни, медосмотры и др. при условии их правильного оформления в базе отделом кадров (Журнал доплат). Также автоматически отметятся ночные часы (Н), если в Параметрах подсистемы в закладке «Табель отработанного времени» стоят галочки «Автоматически указывать тип» и «Ночные часы» с указанием часов суток, которые считаются ночными. При необходимости можно изменить параметры при формировании табеля - установить нужные в закладке Параметры.

!	На одного сотрудника может быть сформирован только один табель по основной работе. Если же имеется приказ на совмещение, по данному сотруднику будет сформирован отдельный табель совмещения.

При необходимости можно корректировать табель по сотруднику. Для этого нужно найти табель нужного сотрудника в списке, выделить его и открыть на редактирование. В открывшемся окне можно увидеть, что табель отработанного времени построен с учётом переводов сотрудника на другую должность или в другое подразделение. В Табеле отработанного времени также можно увидеть форму оплаты работы сотрудника по приказам о приёме и переводе. При необходимости данные в полях Должность, Подразделение, Форма оплаты могут быть изменены путём выбора нужного значения из выпадающего списка.

После нажатия кнопки Сформировать табель , проверяется правильность заполненного табеля, корректируется при необходимости и сохраняется. Таким образом, формируется табель по отдельно выбранному сотруднику.

Начисление заработной платыоформляется документами раздела Начисление зарплаты с формой оплаты по окладу осуществляется в документе Начисление по окладу, с повременной формой оплаты труда в документе Начисление за повременную работу, со сдельной формой оплаты труда – в Начисление за сдельно выполненную работу. Начисление пособий по временной нетрудоспособности отражается в документе Начисление больничных. Начисление отпускных отражается в документе Начисление отпускных.

Окончательный расчёт зарплаты сотрудников происходит в документе Итоговое начисление. По окончании расчёта можно просмотреть и вывести на печать целый ряд форм (рисунок 61) в том числе расчётные листки. Также можно просмотреть сотрудников, по которым были записи в документах начисления, но не произведен итоговый расчет. С помощью кнопки на форме документа - Показать нерассчитанных сотрудников.

Рисунок 61 – Печатные формы итогового расчета заработной платы

Выплата заработной платы и аванса отражается в документах ветки Выдача заработной платы и расчет налогов подраздела Зарплата

Для формирования бухгалтерских проводок по зарплате необходимо выполнить следующие действия:

- В параметрах зарплаты указать счётдля расчётов по оплате труда.

- В приказе о приёме на работу указать счёт учета затрат для начисления заработной платы по каждому сотруднику.

- В справочнике Виды начислений (Исследователь → Справочник по зарплате и ОК → Расчет→ Виды начислений) указать счёт для тех видов начислений, суммы которых относятся всегда на один определённый счёт

- В документах начисления зарплаты при необходимости изменить счёт для тех или иных сотрудников по тем или иным видам начислений.

- Произвести итоговый расчёт

Во время произведения итогового расчёта формируются необходимые бухгалтерские проводки, которые отображаются в документе Журнал начислений. Фактически же все формируемые проводки находятся в электронном документе Журнал хозяйственных операций в подразделе Бухгалтерия.

Для формирования отчётов по документам подсистемы Заработная плата и отдел кадров необходимо воспользоваться кнопкой на панели инструментов соответствующего документа, выбрать нужную печатную форму, заполнить необходимые параметры отчёта (даты (период), месяц начисления, подразделение, сотрудник и т.д.). Кроме того, в исследователе есть отдельные ветки «Отчёты» для зарплаты и отдела кадров. На экран выводится отчёт с указанными параметрами. Чтобы распечатать его, нужно нажать кнопку .