Обеспечение долговременного и надежного хранения электронных, архивных документов и их реквизитов
Обеспечение долговременного и надежного хранения электронных, архивных документов и их реквизитов позволяет:
- Долговременное хранение информации на энергонезависимых носителях без возможности ее изменения или удаления;
- Хранение индексной информации с возможностью ее коррекции;
- Хранения электронных образов бумажных;
- Резервное копирования информации и её восстановления;
- Сохранения информации на различные физических носителях, находящихся в одном или разных физических устройствах хранения;
- Перезапись (копирования) документов архива на новые носители с контролем целостности информации.
2 Функционирование автоматизированной системы «ЗАГС»
Автоматизированная информационная система «ЗАГС», версия Oracle, предназначена для комплексной автоматизации функций, выполняемых сотрудниками отделов записи актов гражданского состояния: сбора, хранения, анализа и обработки информационных данных и документов, обеспечивающих функционирование ЗАГС, а также для обеспечения взаимодействия органов ЗАГС с другими ведомствами в случаях, предусмотренных законодательством.
Функции выполняемые сотрудниками отделов записи актов гражданского состояния : сбор, хранение ,анализ и обработки информационных данных и документов продемонстрирована на рисунке 1.
Рис.1 «Главное меню АИС «ЗАГС» по набору выполняемых функций»
Пользователями АИС «ЗАГС» являются органы ЗАГС всех уровней: отделы и архивы ЗАГС, Дворцы бракосочетания, Дворцы малютки, пункты регистрации смерти, городских и сельских филиалов отделов ЗАГС, руководящие органы ЗАГС субъектов РФ.
2.1 Основные функции АИС«ЗАГС», версии Oracle
К основным функциям АИС ЗАГС относятся:
1) Регистрация и документирование записей актов гражданского состояния.
2) Ведение справочников-классификаторов.
3) Формирование и ведение архива регистрации актов гражданского состояния.
4) Учет запросов граждан и организаций на поиск и выдачу документов о регистрации актов гражданского состояния и получение информации по запросам.
5) Учет поступления, хранения и расходования бланков свидетельств на складе руководящего органа ЗАГС субъекта РФ.
6) Учет поступления, хранения и расходования бланков свидетельств в органов ЗАГС.
7) Учет проставления апостиля.
8) Формирование и выдача статистических отчетов о работе органов ЗАГС области в разрезе органов ЗАГС, районов, сводных по субъекту РФ.
9) Администрирование автоматизированной системы органа ЗАГС.
10) Информационное взаимодействие с внешними пользователями.
Автоматизированное рабочее место руководителя органа ЗАГС.
11) Внесение исправлений, изменений и дополнений в первые экземпляры записей актов гражданского состояния (для архивов первых экземпляров).
12) Учет уплаты госпошлины.
13) Формирование и печать журналов и сводок .
Организационно-методическое обеспечение функционирования АИС ЗАГС и управление ею с помощью имеющихся в прикладной части АИС ЗАГС средств осуществляет :
- Управление ЗАГС Кабинета Министров Р.Ф. Выполнение этих работ осуществляется при технической поддержке и сопровождении функционирования АИС ЗАГС, обеспечиваемых Центром информационных технологий Р.Ф.
Основными задачами организационно-методического обеспечения АИС ЗАГС являются:
- Постановка задач по развитию АИС ЗАГС в связи с изменениями в законодательстве и условиями ее эксплуатации;
- Управление АИС ЗАГС с помощью средств, имеющихся в ее при-кладной части; - организация создания регламентов и других нормативных документов по вопросам эксплуатации и развития АИС ЗАГС;
- Управление учетными данными пользователей АИС ЗАГС;
- Ведение базы данных зарегистрированных пользователей, консультирование зарегистрированных пользователей АИС ЗАГС.
В настоящее время в системе АИС ЗАГС работает 269зарегистрированных пользователей (понятно, что незарегистрированных пользователей системы быть не должно вообще но это одно из основных требований соблюдения режима защиты персональных данных). Из числа этих пользователей: 9 – зарегистрированы в УЗАГС КМ Р.Ф, 201 – зарегистрированы в городских и районных отделах/управлениях ЗАГС, 39 – в сельских поселениях, 20 служебных пользовательских учетных записей, используемых для работы в учебном классе УЗАГС КМ Р.Ф, а также специалистами ЦИТ Р.Ф и ООО «Центр». Учетные записи создаются и регистрируются в Секторе информации и ведения банка данных об актах гражданского состояния.
В настоящее время удаленные терминалы – рабочие станции системы АИС ЗАГС размещены в Управлении ЗАГС Кабинета Министров Р.Ф (9 станций), в управлениях/отделах ЗАГС 8 исполнительных комитетов городских округов и муниципальных районов (201 станция),в ряде исполнительных комитетов сельских подсистемах персональных данных» была проведена классификация программы АИС ЗАГС и ей был присвоен класс К1 (первый класс), к которому относятся информационные системы, для которых нарушение заданной характеристики безопасности может привести к значительным негативным последствиямдля субъектов данных.
2.2 Программное обеспечение АИС «ЗАГС»
Программный комплекс «ЗАГС» – это многоуровневая автоматизированная информационная система учета записей актов гражданского состояния. Основное функциональное назначение программного комплекса – автоматизация работы всех подразделений, входящих в организационную структуру комитета ЗАГС (районных, городских отделов и филиалов ЗАГС, областного архива ЗАГС, а также отдела управления) и систематизация этой работы.
Использование программного комплекса позволяет максимально автоматизировать информационные потоки между подразделениями комитета, обеспечить оперативность и точность в получении сводной информации для структур управления.
Программный комплекс «ЗАГС » состоит из восьми программных модулей, которые предназначены для автоматизации соответствующих подразделений, входящих в организационную структуру комитета ЗАГС. Каждое из подразделений, в зависимости от степени загруженности, обеспечено одним или несколькими компьютерами, объединенными в локальную сеть.