Формирование механизма взаимодействия управленческого и финансового учетов
Формирование механизма взаимодействия управленческого и финансового (собственно бухгалтерского) учета — одна из сложнейших проблем, решаемых при создании организационно-методологической модели. Здесь возможны различные варианты.
В практике западного учета применяются два варианта взаимосвязи управленческой и финансовой бухгалтерий с помощью контрольных счетов расходов и доходов финансовой бухгалтерии. При наличии прямой корреспонденции счетов управленческой бухгалтерии с контрольными счетами говорят об интегрированной системе учета на предприятии. Во втором варианте (вариант автономии) используются парные контрольные счета одного и того же наименования ("счета-экраны").
Планом счетов бухгалтерского учета, действующим с 2002 г., также предусмотрена возможность параллельного ведения учета затрат в системах собственно бухгалтерского учета и управленческого (производственного) учета с использованием счетов-экранов 30-39 Плана счетов. Более подробно эта методика описана в следующих изданиях: Николаева С.А. Особенности учета затрат в условиях рынка: система "директ-костинг". Теория и практика.— М.: Финансы и статистика, 1993. — с. 67-73; Комментарий изменений в Плане счетов: основные хозяйственные операции / Под ред. С.А. Николаевой. — М.: Аналитика-Пресс, 2001. — с. 45-50.
Однако оба варианта, хотя они и представляют собой разновидности автономии и интеграции, фактически реализованы в единой системе счетов. Они могут быть организованы при условии, что принципы, принятые в управленческом и финансовом учете, совпадают, чего на практике может и не быть. Исходя из этого, следует рассматривать и возможность использования третьего варианта — самостоятельной системы управленческого учета со своей системой регистров.
Целесообразность применения того или иного варианта определяется даже не размерами предприятия и объемами осуществляемых хозяйственных операций, а степенью отличий методологий управленческого и финансового учета. То есть организация финансового и управленческого учета в единой системе счетов не всегда позволяет учесть специфику принципов управленческого учета, а наличие автономных систем финансового и управленческого учета ведет к повышению трудоемкости работ, дублированию информации, появлению расхождений.
Поскольку одна из главных задач постановки управленческого учета — удовлетворение информационных потребностей менеджеров различных уровней управления, весьма важным является перечень и содержание разработанных форм управленческой (внутренней) отчетности.
Существует ряд принципов, в соответствии с которыми формируются и предоставляются внутренние отчеты:
отчет должен быть адресным и конкретным;
отчет должен содержать оперативную информацию, полезную для принятия управленческих решений;
при составлении отчета следует учитывать психологические особенности и уровень подготовленности конкретного менеджера, для которого предназначен отчет. Необходимо знать пожелания менеджера относительно формы представления информации (например, табличная или графическая), состава показателей;
отчет не должен быть перегружен, информация в отчете должна быть систематизирована;
затраты на подготовку внутренней отчетности не должны превышать экономического эффекта от ее использования (принцип экономичности);
отчет должен быть "подготовленным", то есть он должен облегчать принятие решений.
Для создания на предприятии системы внутренней отчетности необходимо прежде всего определить перечень информации, которая необходима менеджерам различных структурных звеньев, а также степень оперативности / регулярности ее предоставления. Для этого, как правило, проводится специальное обследование системы управления предприятием, выявляются полномочия менеджеров различных уровней управления по принятию решений и их информационные потребности. В результате заполняется "Информационная карта", отражающая потребности в информации структурных единиц предприятия. Кроме самих форм должен быть проработан регламент их составления, передачи и обработки (порядок, сроки, ответственные).
В качестве примера рассмотрим подходы к формированию отчетов, использующих показатель маржинальной прибыли. Эти отчеты могут отражать:
вклады отдельных продуктов / услуг в результаты деятельности предприятия;
вклады внутренних сегментов (производственных подразделений) в результаты деятельности предприятия;
вклады внешних сегментов (зон реализации: географических зон, каналов реализации, торговых представительств) в результаты деятельности предприятия.
Среди принципов, используемых при составлении отчетности, необходимо выделить "иерархический" принцип (принцип многоступенчатой отчетности по уровням управления). Реализация "иерархического" принципа предполагает, что по мере увеличения уровня руководства, которому предоставляется отчет, детализация отчета уменьшается.