Короткі теоретичні відомості. Тема: Організація поза машинної інформаційної бази

Лабораторна робота № 1.

Тема: Організація поза машинної інформаційної бази. Застосування програмного забезпечення MS Word для створення докумен­тів

Мета.Засвоєння і закріплення студентами теоретичних знань проектування первинних документів, створення і обробка документів засобами MS Word.

Лабораторне завдання:

1 Ознайомитися з короткими теоретичними відомостями по темі.

2 Ознайомитися з можливостями програми MS Word для виконання завдання.

3 Виконати завдання лабораторної роботи.

4 Роздрукувати звіт та оформити роботу.

Обладнання:

1 ПЕОМ ІВМРС

2 Програма MS Word.

Короткі теоретичні відомості

Інформаційне забезпечення характеризує стан управлінського об'єкту та є основою для прийняття управлінських рішень. Інформаційне забезпечення включає сукупність показників та потоків інформації, системи класифікації і кодування економічної інформації, уніфіковану систему документації та сукупність інформаційних масивів (файлів), які зберігаються на машинних носіях.

У складі інформаційного забезпечення виділяється позамашинне і внутрішньомашинне інформаційне забезпечення. Позамашинне інформаційне забезпечення — це позамашинна інформаційна база і засоби для її ведення. Позамашинну інформаційну базу утворюють дані, що містяться в документах. Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення складається з інформаційних файлів на комп'ютерних носіях. Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення може розвиватися з використання тої чи іншої системи управління базами даних, утворюючи банк даних.

Основними носіями інформації, які використовуються в сфері управління, є документи — матеріальні носії, які містять інформацію, що оформлена в установленому порядку і має юридичну силу. Документація, яка створюється в сфері управління, поділяється па дві групи: організаційно-розпоряджувальна і спеціальна.

Уніфікована система документації, яка затверджена Держстандартом України, пред'являє єдині вимоги до побудови документа, його придатності до комп'ютерної обробки.

Документи — основні носії економічної інформації в інформаційних системах. В документах містяться показники, які відображають кількісні і якісні зміни торговельно-господарської діяльності підприємств. Документи, які містять початкові дані підприємств, прийнято називати первинними. Характерною особливістю первинних документів є велика їх різноманітність і непридатність для вводу в комп'ютер.

Проектування первинних документів повинно починатись з врахування особливостей їх форми, призначення, способу формування, кількості реквізитів, ступеня заповнення, місця виникнення тощо.

Необхідно відмітити, що проектування первинних документів також залежить від системи зведених показників та вимог, які пред'являються в місцях їх заповнення і подальшого використання, від застосування засобів автоматизації збору, реєстрації, передачі та обробки початкових даних.

Розрізняють такі етапи проектування первинних документів:

· визначення реквізитів документа;

· побудова ескізної форми документа (розташування реквізитів на
бланку документа за вибраною формою побудови).

Для побудови ескізної форми документа його розбивають на зони, які можуть мати лінійну, анкетну або табличну форми. В лінійній та анкетній формах побудови для кожному реквізиту виділяють по два поля: для його назви і значення. Лінійна форма побудови передбачає розташування назв та значень реквізитів горизонтально, а анкетна — вертикально, один під другим. В табличній формі побудови документ представляє собою таблицю, шапка якої складається з назв реквізитів, а рядки містять їх значення.

Більшість документів складається з декількох зон (рис. 1), які мають різні форми побудови (тобто, в одному документі часто застосовується сполучення різних форм побудови його зон). Для зменшення кількостідокументів іскорочення затрат на їх заповнення і підготовкумашинних носіїв доцільно застосувати табличну форму побудови.

Слід відзначити, що проектуванняпервинних документів пов'язано з розв'язком таких задач:

· пошуку відповідних форм у єдиній уніфікованій системі
документації;

· побудовиунікальних форм документів (згідно з вимогами ДержстандартуУкраїни або експлуатаційними характеристиками використовуваних технічних засобів);

· організації раціонального документообороту.

Проектування первинних документів повинно здійснюватись із суворим дотриманням стандартів, згідно з якими виділяються три частини документа — заголовкова, змістовна і оформлююча (рис. 1). Кожна із них поділена на зони, а в зонах розташовуються реквізити. Так, зони 1-4 складають заголовкову частину документа, зона 5 — змістовну; зона 6 — оформлюючу частину.

В зоні 1 вказуються реквізити підприємства (організації, підрозділу) — назва, код, поштова адреса, телефони, в зоні 2 — код форми документа і дані про її затвердження, в зоні 3 — назви і значення постійних реквізитів документа (наприклад, одержувач товарів чи матеріально-відповідальна особа); в зоні 4 — номер та дата виписки документа. В зоні 5 розташовуються змінні реквізити документа (наприклад, товари, їх одиниці виміру, споживчі характеристики, кількості, вартості тощо). Зона 6 призначена для розташування прізвищ, посад і підписів відповідальних осіб, печаток і дати відпуску матеріальних цінностей.

 

 

Зона 1 Зона 2
Зона З
Зона 4
Зона 5
Зона 6

 

Рис. 1. Схема розташування зон документа

Приклад.Заголовкова частина документа «Накладна» складається з таких реквізитів: назва підприємства, номер і дата накладної, кому відпущено (від кого прийнято), через кого, за дорученням (номер, дата), підстава.

Змістовна частина накладної представляє собою таблицю, зразок якої наведено нижче в табл. 1

Таблиця 1

 

№ з/п Назви і сорти товарів Одиниця виміру Кількість Ціна Вартість
Коньяк 3-и зірковий пляшка 8,02 Ф
Коньяк «Закарпатський» пляшка 9,00 Ф
Коньяк 5-ти зірковий пляшка 11,50 Ф
Коньяк «Тиса» пляшка 20,10 Ф
Коньяк «Ужгород» пляшка 26,90 Ф
Коньяк «Карпати» пляшка 23,40 Ф
Шампанське н/солодке «Крим» пляшка 10,00 Ф
Шампанське н/сухе «Україна» пляшка 7,60 Ф
Вино десертне «Іршавське» пляшка 2,04 Ф
Мінеральна вода «Пласківська» пляшка 0,96 Ф
Мінеральна вода «Лужанська-7» пляшка 1,20 Ф
Всього: П

В наведеній таблиці показано приклади значень початкових реквізитів; розрахункові ж реквізити позначено літерами Ф (формула) та П (підсумок). При побудові накладної в середовищі MS Word розрахункові реквізити потрібно реалізувати формулами за допомогою команди Таблица/Формула….

Для виконання завдань 1-3 необхідно спроектувати форми первинних документів: визначити форму та реквізити заголовкової частини, шапку, початкові та розрахункові реквізити змістовної частини, а також їх підсумки, форму оформлюючої частини.

Після цього можна приступити до побудови документа засобами MS Word.

Робота з об’єктом – таблиця у програмі MS Word. Створення таблиць

Розмістити числа і текст у вигляді стовпців можна і в таблиці. Крім того, за допомогою таблиць зручно розміщувати текст абзацами один напроти одного або різними способами розміщувати текст відносно графічних вставок.

Таблицяскладається з рядків і стовпців комірок, які можна заповнювати текстом або графікою. Усередині кожної комірки текст переноситься з одного рядка на інший таким же чином, як це робиться із звичайним текстом документа між полями сторінки або усередині колонок. У міру набору тексту комірка розтягується по вертикалі, щоб вмістити його. Існують наступні способи побудови таблиць:

1. Натиснути кнопку Вставить таблицу стандартної панелі та виділити необхідне число рядків і стовпців.

2. Задати команду Таблица/Вставить/Таблица і у діалоговому вікні, що з’явиться вказати число рядків і стовпців. Можна перевизначити ширину стовпців, інакше вона визначається автоматично, залежно від кількості стовпців і ширини листа.

3. Задати команду Таблица/Нарисовать таблицу і за допомогою покажчика миші у вигляді олівця проводити лінії: першу - діагональну (для вставки елемента таблиці), горизонтальні і вертикальні - для додавання рядків і стовпців.

Для зміни кількості рядків і стовпців в таблиці можна скористатися кнопкою Ластик панелі Таблицы и границы, який служить для видалення непотрібних розділових ліній.

Переміщення по таблиці

Для переміщення курсору по таблиці при введенні або редагуванні

даних можна використовувати наступні можливості:

· клацання миші в потрібній комірці;

· <Таb> - переміщення в наступну комірку;

· <Shift>+<Tab> - переміщення в попередню комірку;

· клавіші із стрілками вгору і вниз - переміщення на рядок вгору або вниз.

Обробка таблиць

Для редагування і форматування даних в таблиці часто вдаються до їх виділення. При виділенні даних в таблиці використовуються наступні прийоми:

Виділення комірки: перемістити курсор в комірку і натиснути клавіші <Shift>+<End>, або клацнути кнопкою миші, встановивши курсор в лівому нижньому кутку комірки.

Виділення рядка: клацання миші зліва від відповідного рядка або встановити курсор в будь-яку комірку даного рядка і задати команду Таблица/Выделить/Строка.

Виділення стовпця: встановити курсор в будь-яку комірку стовпця і
далі або клацнути по верхній лінії таблиці (значок курсору миші має форму
стрілки,направленої вниз),або задати команду Таблица/Выделить/Столбец.

Виділення всієї таблиці: або натиснути клавішу <Alt> і виконати подвійне клацання миші усередині таблиці, або задати команду Таблица/Выделить/Таблица (курсор повинен знаходитися усередині таблиці).

Для очищення вмісту виділених комірок достатньо натиснути клавішу <Delete>.

Для переміщення вмісту комірки в іншу позицію таблиці виділити відповідну комірку, задати команду Вырезать з меню Правка або натиснути кнопку Вырезать на стандартній панелі, переміститися в нову комірку і задати команду Вставить з меню Правка або натиснути кнопку Вставить на стандартній панелі.

Для копіювання вмісту комірки в іншу позицію таблиці також виділити початкову комірку, задати команду Копировать з меню Правка або натиснути кнопку Копировать на стандартній панелі, переміститися в нову комірку і задати команду Правка/Вставить або натиснути кнопку Вставить на стандартній панелі.

Форматування таблиць

Форматування таблиці, як і будь-якого абзацу, здійснюється або за допомогою команд з меню Формат, або за допомогою панелі інструментів форматування. Word також надає засіб автоматичного форматування таблиць - команду Автоформат таблицы з меню Таблица.

За умовчанням товщина розділових і контурних ліній таблиці рівна 0,5 пт. Щоб змінити ці параметри, слід виділити ту частину таблиці, для якої слід створити власні варіанти обрамлення і скористатися панеллю інструментів Таблицы и границы або командою Формат/Границы и заливка.

Можна змінити орієнтацію тексту в елементах таблиці, виділивши потрібні комірки і натискуючи кнопку Направление текста панелі інструментів Таблицы и границы. Кожне нове натиснення на цій кнопці приводить до зміни кута нахилу тексту на 90°. Або скористатись командою Формат/Направление текста у діалоговому вікні, що з’явиться установити необхідне розташування.

Вставка і видалення рядків і стовпців

Для додавання порожнього рядка в кінець таблиці встановити курсор в останню (нижню праву) комірку і натиснути клавішу <Tab>. Для додавання порожніх рядків в початок або в середину таблиці виділити той рядок, перед яким/або після якого треба вставити порожній рядок, і задати команду Таблица/Вставить/Строки выше(Строки ниже) .

Для додавання порожніх стовпців необхідно виділити стовпець перед яким/або після якого повинен з’явитися новий і задати команду Таблица/Вставить/Столбцы слева (Столбцы справа).

Для видалення рядка або стовпця виділити той рядок або той стовпець, який повинен бути видалений, і задати команду Таблица/Удалить/ Строки(Столбцы).

Зміна ширини стовпця і висоти рядка

Для зміни ширини стовпця або висоти рядка можна скористатися одним з двох наступних способів:

1. Виконати команду Таблица/Автоподбор і вибрати необхідну команду (Автоподбор по содержимому, Автоподбор по ширине окна, Фиксированная ширина столбца, Выровнять висоту строк, Выровнять ширину столбцов).

2. Протягнути мишею лінію сітки праворуч від даного стовпця.

3. Виконати команду Таблица/Свойства таблицы і у діалоговому вікні, що з’явиться установити необхідні розміри.

Вирівнювання таблиці та її вмісту

Виконати команду Таблица/Свойства таблицы і у діалоговому вікні, що з’явиться вибрати вкладку Ячейка та установити необхідний спосіб вирівнювання. Для вирівнювання таблиці необхідно у тому ж діалоговому вікні вибрати вкладку Таблица та установити необхідний спосіб вирівнювання.

Сортування даних в таблиці

Word дозволяє сортувати (переставляти залежно від умови) рядки таблиці по вмісту одного або декількох стовпців. Щоб виконати сортування даних, потрібно виділити стовпці, по вмісту яких повинні сортуватися рядки таблиці, і далі виконати одну з наступних дій:

1. Задати команду Таблица/Сортировка, вказати спосіб сортування в стовпцях і їх порядок і якщо потрібно - встановити опцію Без строки заголовка.

2. Натиснути кнопку Сортировка по возрастанию або кнопку Сортировка по убыванию панелі інструментів.

Нумерація записів в таблиці

Виділити стовпець, в якому повинна бути проставлена нумерація і задати команду Формат/Список, або натиснути кнопку Нумерованный список по умолчанию на панелі інструментів. Якщо пронумерованими виявляться непотрібні комірки, то слід виділити ці комірки і відмінити для них нумерацію.

Побудова діаграм за даними таблиці

За числовими даними таблиці може бути побудований діаграма. Для цього слід виділити таблицю, вибрати команду Рисунок/Диаграмма а потім закрити вікно Microsoft Graph.

Розділення і з'єднання комірок

Об'єднати комірки можна наступними способами:

1. Виділити всі об'єднувані комірки і дати команду Таблица/Объединить ячейки або натиснувати кнопку Объединить ячейки панелі інструментів Таблицы и границы.

2. Видалити розділові лінії за допомогою гумки.

Щоб роз'єднати комірки на складові, слід виділити їх і задати команду Таблица/Разбить ячейки. У вікні, що з'явилося, слід вказати нову кількість рядків або стовпців.

Заголовки багатосторінкових таблиць

Для того, щоб заголовок таблиці автоматично відображався на всіх сторінках з таблицею, слід виділити рядки, що є заголовком, і задати команду Таблица/Заголовки.

Щоб зняти заголовки, потрібно виділити рядки із заголовком на найпершій сторінці таблиці і потім відмінити дію команди Заголовки, вибравши її в меню Таблица.

Редагування заголовків також відбувається тільки на першій сторінці таблиці.

Вставка автоматичних назв таблиць

Автоматичну назву таблиці можна створити по команді Вставка/Ссылка/Название. У діалоговому вікні Название необхідно, вибрати параметр Таблица; натиснути кнопку Автоназвание і у діалоговому вікні, що з’явиться установити прапорець поряд з параметром Таблица Microsoft Word; натиснути кнопку Создать і у діалоговому вікні, що з’явиться ввести назву таблиці; вказати положення назви (под объектом, над объектом).