Перетворення таблиці в текст
Для цього необхідно виділити фрагмент таблиці, який необхідно перетворити в текст; виконати команду Таблица/Преобразовать в текст; у діалоговому вікні, що з’явиться указати тип роздільника (символ абзацу– кожен абзац буде окремим абзацом тексту; символ табуляции– комірки одного рядка діляться символом табуляції, комірки окремих рядків або абзаци всередині однієї комірки – символом абзацу; символ точка с запятой– аналогічно використанню табуляції, але роздільник – крапка з комою; другой символ– аналогічно використанню табуляції, але роздільник – вказаний символ).
Перетворення тексту в таблицю
Для цього необхідно зробити підготовчий етап: текст, який підлягає перетворенню розбити на зони (це буде окрема комірка таблиці), використовуючи символ-роздільник (крапка з комою, символ табуляції, символ абзацу тощо). А потім виділити цей фрагмент; виконати команду Таблица/Преобразовать в таблицу; у діалоговому вікні, що з’явиться вказати тип роздільника, який був використаний у підготовчому етапі та кількість стовпців і рядків у таблиці.
Обчислення в тексті і таблиці
В таблицях можливо виконувати обчислення. Стандартна таблиця – це сукупність комірок, адресияких складаються із імені стовпця– буква латинського алфавіту та номеру рядка– це цифри, наприклад А1– це адреса комірки, яка знаходиться у першому стовпцю та у першому рядку.
Формула має:вбудовані функції (табл.. 2), аргументи функцій, знаки математичних операцій.
Таблиця 2
| Категорія | Функція | Результат |
| Логічні | AND(X,Y) | 1(істина), якщо логічні вирази X,Y – істинні, 0 (неправда) – у інших випадках. |
| DEFINED(X) | 1(істина), якщо вираз Х допустимий або 0 (неправда) в противному випадку. | |
| FALSE | Логічна константа неправда – 0. | |
| NOT(X) | 0 (неправда), якщо логічний вираз Х істинний або 1 (істина), якщо воно неправдиве. | |
| OR(X,Y)) | 0 (неправда), якщо обидва логічних вирази Х і Y неправдиві і 1 (істина), в іншому випадку. | |
| SIGN(X) | Знак числа: 1(якщо Х>0) або -1(якщо Х<0)/ | |
| TRUE | Логічна константа 1 (істина). | |
| Математичні | ABS(X) | Абсолютне значения. |
| INT(X) | Ціла частина числа. | |
| MOD(X,Y) | Залишок від ділення Х на Y. | |
| PRODUCTO | Добуток значень. | |
| ROUND(X,Y) | Значення Х, яке округлено до вказаного десятинного розряду (Y). | |
| Статистичні | AVERAGE() | Середнє значення. |
| COUNT() | Число елементів. | |
| MAX() | Найбільше значення. | |
| MIN() | Найменше значения. | |
| sumo | Сума значень. |
Аргументи функцій– це числа, формули, адреси комірок, діапазони комірок. Діапазони комірок розділяються двокрапкою (:), наприклад А1:С2 – діапазон комірок, у який входять комірки А1, А2, С1,С2; 1:1 – всі комірки рядка 1; А:А – всі комірки стовпця А. Для посилання на несуміжні комірки використовується роздільник – крапка з комою (;).
У формулі також використовують ключові слова:
ABOVE – комірки поточного стовпця, які розташовані зверху комірки;
BELOW - комірки поточного стовпця, які розташовані знизу комірки;
RIGHT – комірки поточного рядка, які розташовані праворуч від комірки;
LEFT - комірки поточного рядка, які розташовані ліворуч від комірки;
У формулі можна також посилатись на комірки із іншої таблиці але при цьому для іншої таблиці створюється закладка.
Використання посилань із інших таблиць можливе тільки для функцій AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), SUM(),PRODUCT().
Щоб вставити формулу у таблицюнеобхідно встановити курсор в ту позицію, куди повинен бути поміщений результат обчислень; задати команду
Формула з меню Таблица; у діалоговому вікні, що з’явиться у полі Формула після знака рівності вставити необхідну функцію вибравши її із переліку функцій у області Вставить функцию, ввести аргументи функції або ключові слова або ім’я закладки і натиснути ОК.
Оновлення формули
Результатом вставки формули є поле, яке може бути оновлений натисненням клавіші <F9>. Для цього необхідно виділити клітинку де була вставлена формула та натиснути клавішу <F9>.
Відображення формул в таблиці
Введені в елементи таблиці формули розрахунку можна показати на екрані. Для цього слід виділити всю таблицю, потім натиснути комбінацію клавіш <Shift+F9>. Для повернення до відображення результатів обчислень в елементах таблиці потрібно знов натискувати <Shift>+<F9>.
Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи
ЗАВДАННЯ 1. Засобами MS Word спроектуйте форму накладної, заповніть початковими даними і підготуйте до друку.
ПОЧАТКОВІ ДАНІ. Форма накладної містить такі реквізити заголовкової частини: номер і дата виписки документа, назви підприємства, платника, одержувача, підставу. Реквізитами змістовної частини документу є назва товару, його сорт, одиницю виміру, кількість та ціна. Змістовна частина також має також розрахункові реквізити — вартість товару, підсумок вартості товарів.
У формі накладної слід передбачити такі елементи: код форми, поля для ручного занесення дати відвантаження, підписів матеріально-відповідальної особи складу та одержувача товарів.
ЗАВДАННЯ 2. Засобами MS Word спроектуйте форму прибуткового касового ордера у відповідності зі стандартом (Типова форма № КО-1, затверджена наказом Мінюсту України від 15 лютого 1996 р. № 51). Заповніть спроектовану форму документу адекватними початковими даними і підготуйте до друку.
Початкові дані. Заголовкова частина документу містить такі реквізити: Підприємство (організація), ідентифікаційний код ЄДР-ПОУ, код за УКУС. Реквізитами змістовної частини документу є номер документу і його дата, особа, яка вносить гроші в касу, підстава, сума, кореспондуючий рахунок (субрахунок), код аналітичного обліку (якщо кореспондуючий рахунок чи субрахунок передбачають аналітику), код цільового призначення.
ЗАВДАННЯ 3. Засобами MS Word спроектуйте форму документа «Відомість витрати матеріалів і палива», заповніть адекватними початковими даними (не менше, ніж 10 рядків) і підготуйте до друку.
Початкові дані. Заголовкова частина відомості містить такі початкові реквізити: номер і дата виписки документа, організація (підприємство) і його код, матеріально-відповідальна особа, період дії відомості. Реквізитами змістовної частини документу є тип активу (матеріал, паливо, МШП, запчастина тощо), його назва одиниця виміру, ціна, кому (матеріально-відповідальна особа) і для яких потреб відпущено. Потрібно також передбачити такі розрахункові поля та відповідні механізми розрахунку: вартість активу та загальний підсумок їх вартості.
У формі відомості також потрібно передбачити такі елементи: код форми, підпис особи, яка відпустила матеріали, для кожного активу — підпис його одержувача.
Контрольні питання
1. Що входить до складу інформаційного забезпечення АІС?
2. Дайте визначення позамашинної інформаційної бази (ІБ).
3. Назвіть основні носії інформації та дайте їм коротку характеристику.
4. Дайте класифікацію носіїв економічної інформації, які використовуються в 1С.
5. Визначте поняття системи документації.
6. Що таке первинний документ?
7. Перерахуйте основні етапи проектування первинних документів.
8. Назвіть вимоги, які висуваються до первинних документів.
9. Які існують форми побудови зон первинних документів?
10.Дайте визначення уніфікованої системи документації.
11.Назвіть основні напрями уніфікації і стандартизації документів.
12.Як класифікуються форми вихідної інформації?
13.Назвіть вимоги, які висуваються до вихідних машинних документів.