Обчислювані поля і елементи зведеної таблиці
Лабораторна робота 3
Тема
Програмне забезпечення АІС
Мета
Оволодіння технологією побудови електронних таблиць для розрахунку заробітної плати.
Лабораторне завдання:
1 Ознайомитися з короткими теоретичними відомостями по темі.
2 Ознайомитися з можливостями програми MS Excel для розрахунку заробітної плати.
3 Виконати завдання лабораторної роботи.
4 Роздрукувати звіт та оформити роботу.
Обладнання:
1 ПЕОМ ІВМРС
2 Програма MS Excel.
Короткі теоретичні відомості
Побудова зведених таблиць у програмі MS Excel
Зведена таблиця забезпечує формування зведеної (агрегованої) інформації і представлення табличних даних в структурованому вигляді, а також побудову пов'язаної із зведеною таблицею зведеної діаграми. Джерелами даних для формування зведеної таблиці є:
· список (база даних) Microsoft Excel;
· зовнішнє джерело даних (текстовий файл, що містить табличні дані,
реляційна база даних);
Примітка. Якщо джерело даних для побудови зведеної таблиці — список (база даних) Microsoft Excel, зведена таблиця розміщується в тій же книзі. Якщо джерело — діапазон клітинок, що консолідуються, вони можуть знаходитися на різних листах однієї робочої книги і навіть в різних робочих книгах.
Майстер зведених таблиць
Побудова зведеної таблиці здійснюється за допомогою Майстра зведених таблиць, який викликається командою меню Дані > Зведена таблиця. Робота майстра зведених таблиць виконується по кроках:
· перший крок — вибір типу джерела даних і виду результату;
· другий крок — вказівка діапазону клітинок для побудови зведеної
таблиці.
· третій крок — формування макета (структури) зведеної таблиці —кнопка
Макет і настройка параметрів зведеної таблиці — кнопка
Параметри.
Макет зведеної таблиці включає області (рис. 1):
Рис. 1. Макет зведеної таблиці
· Сторінка — для розміщення полів фільтрації (відбору) записів, що відображаються в зведеній таблиці.
· Рядок — для розміщення полів групування, враховується послідовність полів для створення вкладених груп, підгруп і т.д.
· Стовпець — для розміщення полів групування, враховується послідовність полів для створення вкладених груп, підгруп і т.д.
· Дані — для розміщення полів підсумків.
При побудові макета зведеної таблиці використовуються наступні правила:
· будь-яке поле розміщується одноразово в області групування (сторінка, рядок або стовпець);
· в області Дані розміщуються тільки ті поля, які не ввійшли в область групування;
· будь-яке поле з області Дані може багато разів розміщуватися в цій області для обчислення різних підсумків.
Зведені таблиці є вельми могутнім і гнучким інструментом аналізу в середовищі Microsoft Excel. Основні обмеження для зведених таблиць представлені в табл. 1.
Таблиця 1 Обмеження для зведених таблиць
| Параметр | Значения |
| Число зведених таблиць на одному листі | Обмежується об'ємом доступної оперативної пам'яті |
| Число елементів зведеної таблиці | 8 000 |
| Число полів рядків або стовпців в зведеній таблиці | Обмежується об'ємом доступної оперативної пам'яті |
| Число полів сторінки в зведеній таблиці | 256 (може обмежуватися об'ємом доступної оперативної пам'яті) |
| Число полів даних в зведеній таблиці | |
| Число формул обчислюваних елементів оперативної пам'яті | Обмежується об'ємом доступної в зведеній таблиці |
Обчислювані поля і елементи зведеної таблиці
Крім «базових полів» з основної таблиці (списку), зведена таблиця допускає формування обчислюваних полів в області Дані, а також обчислюваних елементів для полів групування. Елементи полів групування можуть об'єднуватися в групи, для яких можна вказати тип підсумку, утаєння /відображення деталей підлеглих полів.
Зведена таблиця має набір параметрів, що впливають на зовнішнє уявлення. Кнопка Параметри викликає діалогове вікно настройки формату зведеної таблиці і даних зовнішнього джерела (Рис. 2).
Рис. 2. Параметри зведеної таблиці
Зведена таблиця, побудована на основі списку (бази даних), розміщується в тій же робочій книзі, що і список, на будь-якому листі, при цьому не допускається перекриття зведеної таблиці і заповнених клітинок на листі. Зведена таблиця, побудована на основі консолідації діапазону клітинок, може розміщуватися в будь-якій робочій книзі, у тому числі нової. Зведена таблиця, побудована на базі іншої зведеної таблиці, розміщується в тій же робочій книзі, що і початкова, може знаходитися на іншому листі.