Глава 10. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Классификация информации
Управленческий труд–особая форма производительного тру-да, так как его затраты являются частью совокупных общих затрат труда на производство продукции. Главным объектом воздействия управленческого труда являются работники, подразделения, непо-средственно производящие продукцию или осуществляющие услуги. Объект воздействия управленческого труда информация, необходи-мая для оценки обстановки и принятия решения. Поиск и преобразо-вание информации в целях управления производством – основа управления. Сбор, хранение, преобразование (обработка и анализ), принятие решения и передача информации–основное содержаниеуправленческого труда. Решение, команда, указание возникают в ре-зультате переработки различного рода сведений (разработка планов, составление калькуляций, отчётов, наряд-заданий, заявок на материа-лы и др.). Преобразование информации – активный творческий труд.
Оперативная и достоверная информация–основа эффектив-
ного руководства. Процесс подготовки и принятия решений опирает-ся на результаты труда по преобразованию информации, полученной от работников разных специальностей (экономистов, механиков, энергетиков) Возникает необходимость в синтезе техники, экономи-ки, кибернетики, математики, который позволяет обеспечить ком-плексность информации и быстроту решения задач.
Носители информациимогут быть непосредственно доступнычеловеку (бумага, звук, свет) и недоступны (ленты, дискеты, диски).
К текущей информациимогут быть отнесены данные для ре-шения задачи поставок МТР для строительства, количество объектов, их состояние, количество материалов в организации. Кроме того, не-обходимо знать нормы расхода материалов, транспортные схемы, график строительства. Текущая информация характеризует конкрет-ные условия и обстоятельства, необходимые для решения задачи, или несёт сведения о состоянии системы.
К постоянной информацииотносятся знания,полученные ра-нее, указания руководящих органов, нормативная база. Носителями такого рода информацииявляются:почтовые сообщения,т.е.доку-менты, заверенные подписями и печатями; сообщения по телеграфу,
Глава 10. Информационное обеспечение
фототелеграфу, телетайпу, радио, подлинность которых подтвержда-ют организации связи; телефонные сообщения, прямые переговоры по радио; личные контакты.
Информацияявляется средством коммуникации между людь-ми, занимающимися управленческой деятельностью, и объектом управления. Она включает совокупность сведений о состоянии объек-та управления и внешней среды, в т. ч. рынка. Её свойством является способность отражать события и явления, происходящие в ходе про-изводственного процесса. Информацию используют при подготовке, принятии и реализации решений. Только на основе сообщений о про-межуточных и конечных результатах деятельности можно проверить эффективность решений. Для каждого вида информации существуют свои специфические методы и способы обработки. Процесс докумен-тирования информации должен полностью соответствовать этапам процедуры управления. Важнейшими свойствами информации явля-ются комплексность, полнота, своевременность, достоверность, эко-номичность, минимизация потерь и искажений при передаче данных (информация должна поступать в срок, достаточный для выработки управленческих решений). Часть информации используется для повсе-дневного принятия решений, часть служит исходной базой для выра-ботки управленческих решений на перспективу, еще одна часть попол-няет память руководителя, расширяет его кругозор, эрудицию и в по-следующем используется для принятия решений.
Информация,используемая при управлении,классифицирует-сяпо:направленности деятельности(организационная,экономиче-ская); месту в процессе управления (плановая, учётная, отчётная, ста-тистическая); стабильности (условно-постоянная, переменная); по-следовательности обработки (первичная, вторичная); периодичности представления (месячная, квартальная, годовая); скорости передачи при оперативном управлении (часовая, сменная); форме передачи (устная, документальная).
Экономическая информация классифицируетсяпо:процес-
сам производства (производство, распределение, обмен, потребле-ние); факторам производства (денежные, трудовые, материальные, технические, природные ресурсы, продукция, работа, услуга); струк-турным единицам (отраслевая, районная, одной фирмы); назначению в процессе управления (управляющая и осведомляющая, реализую-щая обратную связь); способу учёта (учётно-статистическая, плано-вая, нормативная, транспортная, расчётно-платежная).
Глава 10. Информационное обеспечение
Условно-постоянная информациямногократно используетсяпри разработке решений. Она характеризует состав основных фондов и оборотных средств, цены продукции, различные нормы и т. д. Пере-менная информация(учётные и отчётные данные)отражает характе-ристики операций, протекающих в ходе производственного процесса. Она является первичной и возникает в результате прямого наблюдения или количественной оценки выполняемых операций. Переменная первичная информацияделится на производственную,статистиче-скую, финансовую, экономическую.
Производственная информацияохватывает контроль выпол-
нения планов, движения материальных ресурсов и их расходования. Она является основой оперативного управления и координации дея-тельности подразделений. Финансовая информация позволяет су-дить об использовании запасов сериальных и энергетических ресур-сов. Экономическая, в отличие от других видов информации (техни-ческой, социальной), отображает экономические отношения. Она практически всегда представляет собой знания, сведения, но инфор-мацией становятся только при решении задач. Основная часть оборо-та экономической информации происходит внутри организаций и ме-жду ними, на её основе оценивается ПХД подразделений.
Экономическая отчётно-статистическая информацияимеетустановленные формы и направляется в Госкомстат России и выше-стоящие организации. Статистическая информация характеризует массовые явления за отдельный период времени и позволяет выявлять тенденции, связи между направлениями развития организаций и сущ-ность воздействия факторов на их ПХД. Вторичная информация об-разуется при совместной переработке условно-постоянной и первич-ной переменной информации.
Работа управленческого аппарата–совокупность действий пополучению и переработке информации и выдаче решений . Оптимиза-ция документооборота и документальных потоков одна из ведущих проблем. Технология учёта, сбора и обработки информации связана с установлением её видов, источников, а также с выбором методов учё-та и обработки данных.
Источником отчётной информации (первичных данных) явля-ются показатели фактического состояния производства, определяе-мые с помощью оперативного и бухгалтерского учёта. Оперативный учётпозволяет получить конкретные сведения в натуральном виде.Бухгалтерский учётизучить происходящие процессы с разных
Глава 10. Информационное обеспечение
сторон в единой системе показателей. Учётные данные нередко до-полняются результатами социологических исследований. После сбора информации её сортируют, преобразуют данные посредством различ-ных группировок, агрегируют данные и используют при принятии управленческих решений.
В качестве инструмента для учёта, сбора и обработки информа-ции, выбора направлений и путей документооборота выступает ин-формационная модель,которая составляется в виде блок-схемы.В ней отражаются: структура и содержание информации; совокуп-ность и последовательность управленческих операций; применение технических средств; исполнители; нормативы времени и трудоём-кость выполнения работ; место потребления информации. По мере развития теория информации превратилась в новое научное направ-ление кибернетики – информатику , предметом которой является изу-чение общих свойств и структуры научной информации, закономер-ностей её создания, преобразования, накопления, передачи и исполь-зования.
С развитием электронно-вычислительной техники и связи воз-никло новое направление в информатике – информационная техноло-гия, конечная цель которой – получение информационного продукта, имеющего товарную стоимость. Информационный продукт выступает в качестве программных средств, баз данных и др. Поскольку в нём воплощаются живой труд и предметы труда (информационно-вычислительная техника, носители информации, оборудование), ин-формация обладает стоимостью. Вместе с тем информация, являясь продуктом труда на определенной стадии процесса управления, на последнем этапе также выступает в качестве предмета труда.