Структура и функция бюро технической документации
Общие положения:
Отдел технической документации (центральный технический архив) является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно главному инженеру или его заместителю.
Задачи:
1. Обеспечение цехов, отделов и служб предприятия технической документацией.
2. Обеспечение хранения чертежей и других технических документов.
3. Рационализация работы службы технической документации.
Структура:
1. Структуру и штаты отдела утверждает директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности руководителей, специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.
2. В состав отдела могут входить подразделения (бюро, группы) изменения и учета технической документации, размножения технической документации.
Функции:
1. Осуществление приема, регистрации, выдачи и учета состояния и движения подлинников, дубликатов и копий конструкторских, технологических и других технических документов, учет применяемости конструкторских документов, учет изменений применяемости конструкторских документов, а также изменений состояния конструкторских и других документов по извещениям об их изменении, оформление приказов на размножение документов.
2. Комплектование, оформление и рассылка технической документации другим предприятиям и организациям по их запросам с разрешения главного инженера или его заместителей.
3. Отбор, подготовка и передача документации в региональные государственные архивы.
4. Внесение в установленном порядке изменений в техническую документацию, хранящуюся в центральном архиве, в архивах конструкторских и технологических отделов, а также во все рабочие экземпляры документации, находящиеся в пользовании цехов, участков и служб предприятия.
5. Размножение, оформление и комплектование конструкторской, технологической и другой технической документации.
6. Составление ежедневных и месячных отчетов (справок) о движении документации.
7. Составление заявок на оборудование, потребные материалы для нужд отдела.
8. Выполнение переплетно-брошюровочных и оформительских работ.
9. Обеспечение экономного расходования материалов и качественное выполнение работ.
10. Обеспечение наладки и ремонта всего технологического оборудования и контроль за техническим состоянием производственных помещений и оборудования.
11. Изготовление подлинников технической документации на кальке.
12. Централизованное хранение подлинников и дубликатов конструкторской, технологической и другой документации.
13. Хранение копий всей технической документации и обеспечение технической документацией рабочих архивов предприятия.
14. Выполнение фотосъемочных работ по заявкам отделов и служб предприятия.
15. Разработка и внедрение организационно-технических мероприятий, повышающих эффективность работы отдела.
Взаимоотношения отдела технической документации:
(центрального технического архива)
с другими подразделениями предприятия
1. С техническими отделами.
Получает: техническую документацию (подлинники и копии) для регистрации, учета и хранения; заявки на выполнение работ по размножению, оформлению, комплектованию и рассылке документации; заявки на выполнение копировальных и фоторабот; извещение об изменениях в технических документах; акты-приказы о списании технических документов.
Представляет: техническую документацию, разработанную соответствующими службами; светокопии полных комплектов чертежей и другой технической документации.
2. С отделами главного механика и главного энергетика.
Получает: техническую документацию на регистрацию, учет и хранение; заявки на выполнение копировальных и фоторабот, а также работ по размножению технической документации; приобретает и ремонтирует техническое и энергетическое оборудование по заявкам отдела технической документации.
Представляет: заявки на приобретение и ремонт технического и энергетического оборудования.
3. С производственно-диспетчерским отделом.
Получает: график выполнения работ по размножению, оформлению, комплектованию и рассылке технической документации по адресам; график выполнения фоторабот.
Представляет: сведения о выполнении графика работ по размножению, оформлению, комплектованию и рассылке технической документации по адресам, а также фоторабот.
4. С отделами материально-технического снабжения, внешней кооперации
Получает: материалы, запчасти и хозяйственный инвентарь согласно заявкам отдела технической документации.
Представляет: заявки на материалы, запчасти и хозяйственный инвентарь.
5. С отделом организации труда и заработной платы.
Получает: задание по снижению трудоемкости; консультации по трудовым вопросам; положение о порядке премирования работников отдела из фонда материального поощрения; утвержденные штатные расписания и план по труду.
Представляет: проекты штатных расписаний; проект задания по снижению трудоемкости изделий (каждый квартал по месяцам); предложения о наиболее рациональной расстановке рабочих на основных и вспомогательных операциях.
6. С цехами основного и вспомогательного производств.
Получает: заявки на техническую документацию; заявки на фотоработы.
Представляет: чертежи деталей, узлов, систем, изделий и другую техническую документацию по разнарядкам соответствующих технических служб; фотоработы.
Права:
1. Требовать от служб отделов - разработчиков технической документации качественного выполнения оригиналов.
2. Требовать от руководителей подразделений и сотрудников отдела своевременного и качественного выполнения работ.
3. Не принимать на хранение в архив некомплектную и не оформленную должным образом техническую документацию.
Ответственность:
1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.
2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.