Вправа 2. Побудова джерела даних
Тепер потрібно створити джерело даних злиття (адреси і прізвища одержувачів листа).
1. Відкрийте файл Лист.doc.
2. У панелі інструментів (Слияние) клацніть на кнопці (Диалоговое окно "Слияние"), щоб відкрити однойменне вікно Слияние, показане на малюнку.
3. Клацніть на кнопці (Получить данные)
4. Виберіть пункт (Создать источник данных)
Примітка: Інші пункти меню кнопки (Получить данные) дозволяють вибрати як джерело даних раніше створену таблицю у MS Word, базу даних у MS Access, або список у аркуші MS Excel. Джерелом табличних даних може бути також адресна книга електронної пошти. Можна взагалі вказати окреме джерело даних для злиття, наприклад базу даних у форматі DBF. Джерело даних злиття являє собою таблицю бази даних, що складається з записів, на основі кожного з яких за допомогою головного документа буде складений конкретний екземпляр листа. Усі записи мають однакові поля даних. Деякі найбільш розповсюджені поля заздалегідь внесені в список вікна створення джерела даних. Ви можете видалити з таблиці бази даних непотрібні поля і додати свої власні. Слід зазначити, що, наявність у джерелі даних зайвих полів не впливає на результат злиття, але сповільнює роботу програми.
5. Виділіть пункт (Обращение).
6. Щигликом на кнопці (Удалить поле) зітріть виділене поле.
7. Повторюючи кроки 4 і 5, уберіть всі поля, крім полів: (Имя), (Фамилия), (Организация), (Адрес) и (Индекс).
8. Клацніть на кнопці ОК.
9. У вікні діалогу збереження документа, що відкрилося, введіть ім'яфайлу– "Гості" і клацніть на кнопці (Сохранить). З'явиться повідомлення, яке інформує про те, що у створеному джерелі даних немає жодного запису, і що дозволяється перейти до редагування цього джерела чи до додавання полів злиття в головний документ.
10. Зрозуміло, що вам обов'язково прийдеться коли-небудь ввести інформацію в джерело даних. Зробимо це зараз. Нехай джерелом даних буде наступна таблиця, у якій могло б бути значно більше записів.
| Василь | Решетников | Прем'єр | вул. Перша, 13 | |
| Петро | Коробейників | Фантом | вул. Зелена, 18 | |
| Іполит | Воробйов | Роги та копита | вул. Вишнева, 143 | |
| Максим | Сидорів | Фантом | пр. Металургів, 123 | |
| Роза | Петрова | Хвиля | вул. Крута, 76 | |
| Остап | Бендер | Роги та копита | вул. Хвойна, 67 |
Клацніть на кнопці (Правка источника данных), щоб зробити це зараз. Відкриється форма для введення даних. Давайте додамо записи з приведеної таблиці та ще 6 – 7 записів. Пізніше злиття повинне "згенерувати" рівно стільки копій головного документа, скільки записів міститься у джерелі даних.
11. Заповніть поля форми, як показано на малюнку
12. Щоб додати ще один запис, клацніть на кнопці (Добавить).
13. Уведіть ще кілька записів.
14. Клацніть на кнопці ОК, щоб зберегти базу даних і повернутися в головний документ.
Примітка. Для зміни інформації джерела даних треба клацнути в панелі інструментів (Слияние) на кнопці (Правка источника данных). Відкриється форма джерела даних. Для переміщення по записах джерела користайтеся кнопками навігації в нижній частині форми.
Вправа 3. Розміщення полів даних
Прийшов час розмістити поля джерела даних у тексті головного документа.
1. Відкрийте файл Лист.doc. Помістіть курсор у перший рядок документа і клацніть на кнопці (Добавить пoлe слияния) панелі інструментів (Слияние).
Розкриється список полів джерела даних, створеного в попередній вправі.
2. Виберіть пункт (Имя). Поле злиття з'явиться в першому рядку головного документа. Воно містить спеціальний код, що повідомляє програмі Word, де необхідно розміщати інформацію з відповідного поля джерела даних.
3. Натисніть клавішу Пробел, щоб відокремити ім'я від прізвища. Ще раз клацніть на кнопці (Добавить поле слияния) и виберіть пункт (Фамилия).
4. Натисніть клавішу Enter і виберіть у списку кнопки (Добавить поле слияния) пункт (Адрес).
5.Знову натисніть Enter і виберіть у тому же списку пункт (Индекс). Ще раз натисніть Enter.
6. Перемістіть курсор у кінець слова Шановний і натисніть на клавіатурі клавішу Пробел.
7. Виберіть у списку (Добавить поле слияния) поле (Имя), натисніть клавішу Пробел і виберіть у тім же списку поле (Фамилия). Тепер головний документ з полями злиття повинний виглядати так:
«Имя» «Фамилия»
«Адрес»
«Индекс»
Шановний «Имя» «Фамилия»
Запрошуємо Вас на урочистий вечір, присвячений 10-річчю компанії "Геркулес".
Вечір відбудеться 1 березня 2006 р. о 18 годині.
Будемо раді бачити Вас на нашому святі.
ПРИМІТКА. При злитті, Word дозволяє не тільки перебрати всі записи джерела даних, але і відібрати деякі з них. Для цього можна скористатися полями Word чи запросом. Список (Добавить поле Word) панелі інструментів (Слияние) дозволяє додавати в документ наступні поля, що виконують добір записів джерела даних на основі визначених правил:
· Ask (Запрос) и Fill-In (Заполнение) генерують паузу в процесі друку злиття і дають можливість уводити додатковий текст у кожен екземпляр документа, наприклад індивідуальний номер клієнта чи пароль;
· If ... Then... Else (Если …То … Иначе) дозволяє ввести умову і дію, що виконується у випадку істинності чи помилковості умови ( за аналогією з умовним оператором у мовах програмування);
· Merge Record # (Номер записи) и Merge Sequence # (Номер по порядку) додають у документ відповідно номер запису джерела даних і порядковий номер екземпляра злиття. Якщо в злитті беруть участь не всі записи джерела даних, ці номери будуть відрізнятися друг від друга;
· Next Record (Далее запись) и NextRecordIf (ДалеезаписьEсли) дають можливість надрукувати в одному екземплярі документа інформацію з декількох послідовних записів джерела даних;
· Set Bookmark (Закладка) дозволяє зв'язати деякий текст документа з закладкою, яку можна вставляти в документ будь-яке число раз. Якщо зміниться вихідний текст, позначений закладкою, то він моментально обновиться у всіх місцях вставки цієї закладки;
· Skip If(Пропустить запись если) дає можливість ввести умову, у випадку істинності якої поточна запис буде пропущена і не потрапить у злиття.
ДАВАЙТЕ ДОДАМО В ЗЛИТТЯ ПАРу ПОЛІВ WORD.
8. Натисканням клавіш Ctrl+Home перемістіть курсор в початок документа і виберіть у панелі інструментів (Слияние) команду (Добавить поле Word) > (SKIPIF - Пропустить запись Eсли).
9. У списку (Поле) , що розкриється виберіть пункт (Индекс), як показано на малюнку.
10. У списку (Оператор) виберіть пункт (Равно).
11. Введіть у поле (Значение) величину 49012.
12. Клацніть на кнопці ОК. Тепер при злитті в джерелі даних будуть пропущені ті записи, у поле (Индекс) яких записане значення 49012.
13. Натисніть клавіші Ctrl+End, а потім два рази клавішу Enter. Виберіть команду (Добавить поле Word > Mergerec- Номер записи). За допомогою цього поля ви зможете відстежити, які записи джерела даних потраплять у злиття. Тепер головний документ стане таким:
«SKIPIF»«Имя» «Фамилия»
«Адрес»
«Индекс»
Шановний «Имя» «Фамилия»
Запрошуємо Вас на урочистий вечір, присвячений 10-річчю компанії "Геркулес".
Вечір відбудеться 1 березня 2003 р. у 18 годин.
Будемо ради бачити Вас на нашому святі.
«MERGEREC»
14. Клацніть у панелі інструментів (Слияние) на знайомій кнопці (Диалоговое окно Слияние). Цього разу у вікні діалогу злиття виявляться доступними ще дві кнопки: (Объединить) та (Отбор записей).
15. Клацніть на кнопці (Отбор записей), щоб створити запит, за допомогою якого записи будуть розсортовані за алфавітом імен одержувачів листів.
 |
У вікні діалогу, що з'явилося, є дві вкладки. Перша з них - (Отбор записей), - представлена на малюнку, дозволяє фільтрувати записи джерела даних. Давайте додамо правило відбору, що залишає тільки адресатів з компанії «Фантом».
16. У списку (Поле) виберіть пункт (Организация).
17. У списку (Оператор) залишіть варіант (Равно).
18. У поле (Значение) уведіть текст Фантом.
19. Розкрийте вкладку (Сортировка записей) і налаштуйте її параметри у відповідності з малюнком
20. Клацніть на кнопці ОК. Це забезпечить сортування результату злиття за алфавітом прізвищ адресатів, а потім за алфавітом їхніх імен.
ПРИМІТКА: Призначення однакових правил сортування для листів і наклейок на конверти дозволяє при відправленні листів не витрачати час на пошук потрібного конверта. Конверти з наклейками будуть лежати на вашому столі в тім же порядку, що і листи.
21. Щигликом на кнопці (Закрыть) закрийте вікно діалогу настроювання злиття і збережіть нову версію головного документа.