Правила проведения мероприятий сообщества Velo Life
(много букв, но читать на 100%!)
Предисловие
Принято решение выйти на новый уровень развития велодвижения. Собираться и катать конечно здорово, но ведь круто, когда ты одновременно и занимаешься любимым делом и мир меняешь при этом? Но чтобы изменить мир, нужно начать с себя, так что займемся самоорганизацией на высшем уровне, и потом мы можем без проблем прийти в администрацию города и выдвинуть свои предложения по развитию инфраструктуры города, повлиять на развитие нашего города, на экологию, на будущее поколение. Вы катаете зимой? А комфортно ли вам при этом? А хотели бы катать по расчищенным от снега велодорожкам и не попадать под грязь, летящую с машин? Дак может ты будешь тем человеком, кто начнет менять сознание людей? Мы в силах все изменить, Россия не хуже Европы, а во многом даже лучше, так что все только в наших руках. Да, а еще когда мы являемся организованным сообществом, и способны собрать и вести сотни и тысячи велосипедистов, то вопрос финансирования наших мероприятий можно легко решать через спонсоров. Ну а, также для финансирования наших идей, и вообще для того, чтоб велосипед не создавал финансовых дыр в кармане, а наоборот, планируется разбавлять наши мероприятия коммерческими велотурами в соседние города, а может быть и страны. Но для всего этого, любая организованная покатушка/мероприятие должно быть на профессиональном уровне, посредственности здесь места нет.
Итак, с чего начнем? В начале сезона составляем план мероприятий на весь сезон и придерживаемся его. Конечно планы могут корректироваться, но все равно, когда люди видят, что у нас есть заранее продуманный план на целый год, то сообщество оценивается уже как более сплоченная организация, а не просто сборище велозадротов))
Для составления плана, каждый пишет, что за мероприятия он хотел бы провести в этом году, согласовываем предположительное время, доп. организаторов и т.п., заносим мероприятие в календарь, чтоб на этот день других мероприятий не планировать, если есть необходимость согласовываем с администрацией.
Календарь: https://calendar.google.com/calendar/embed?src=3c044lteug2u5njntk36nvh20c%40group.calendar.google.com&ctz=Asia/Yekaterinburg
Все наши запланированные мероприятия должны быть максимально освещены среди жителей города, для этого делаем мероприятия так, чтобы о них хотели написать в СМИ. Договариваемся с партнерами в лице веломагазов и велопрокатов о размещении наших афиш. Договариваемся с близкими по смыслу группами о взаимной рекламе и т.п. Вариантов может быть много, дополняйте.
Оформление вконтакте.
1. Каждое запланированное мероприятие оформляется в отдельную встречу, организатором которой является сообщество Velo Life. Для чего? Во первых, чтобы примерно знать сколько народу идет. Людям объясняем, чтоб осознанно ставили «иду» или «возможно пойду», и в случае чего меняли свой статус на соответствующий действительности. Во вторых, чтобы прошедшие мероприятия не терялись в общей куче записей на стене и были легко доступны из списка прошедших мероприятий.
2. Обязательные теги мероприятий: #VeloLifeTMN #ВелоТюмень (можете предложить свой вариант, но довести его до всех админов и добавить в правила)
3. У каждой встречи должна стоять аватарка, соответствующая тематике (позже разработаем свой шаблон для этого в фотошопе).
4. Обязательно указывать контакты организаторов встречи с номерами телефонов.
5. На мероприятия, на которые собирается свыше 30 человек, должно быть не менее двух организаторов-администраторов, ведущий и замыкающий. Для подобных мероприятий у нас есть пара раций и мегафон, при желании узнаете, у кого можно взять.
6. Описание встречи оформлять максимально красиво и информативно, а не «еду туда, не знаю куда, в 5 часов от свечки». Писать для каждого мероприятия, что необходимо иметь участнику с собой (например запаску, носки, палатку, возможные финансовые затраты и т.п.).
7. Репосты со стены мероприятия НЕ делаем в основную группу! Т.к. репосты хуже индексируются и имеют меньший охват аудитории сообщества. Поэтому на стене сообщества пишем отдельный пост о мероприятии (можно продублировать текст из самого мероприятия) и добавляем ссылку на саму встречу.
8. Фотографии со встречи добавляем в соответствующий альбом в основной группе (если альбома еще нет, то создаем).
9. По итогу события/мероприятия обязательно отписываем мини-отчет (или макси, если попрет) с ссылкой на альбом с фотками. Основной пост о событии пишем в группе, репост с группы в прошедшую встречу. Обязательные теги в посте отчета: #VeloLifeTMN #ВелоТюмень #VeloLifeФото или #VeloLifeОтчет (можете предложить свой вариант, но довести его до всех админов и добавить в правила)
Исключения:Незапланированные спонтанные покатушки, под них нет смысла делать отдельных встреч, запостили внезапно на стене, собрались и покатили. Но при этом пост должен быть информативным, с картинкой/фоткой и контактным телефоном орга. Если мероприятие не совсем спонтанное, но не включено в календарь в начале года, то мероприятие создается по желанию, при этом правила оформления действуют те же самые
Поведение на месте сбора
1. Организатор должен быть на месте сбора в оговоренное время без опозданий (в крайнем случае, найти себе замену, но срывы не допустимы!)
2. Время ожидания должно быть не менее 20 мин, заранее указывать конкретное время ожидания во встрече.
3. Перед началом пути или мероприятия доходчиво разъяснить всем правила поведения на дороге, правила езды в колонне, правила поведения на нашем мероприятии и т.п. (все что захотите объяснить). Для этого есть мегафон.
4. На плановых массовых мероприятиях все участники должны проходить регистрацию (об этом можно заранее написать во встрече, что будет регистрация). Участник должен записать в тетрадь свои Фамилию, Имя, подпись и телефон. Для чего? Чтобы участники более ответственно относились к мероприятию. Чтобы понимали, что они поставили подпись за согласие с правилами и за свою жизнь несут ответственность сами. Чтобы никого не терять в пути, чтобы иметь контакты участников, для сбора клиентской базы на будущее. Чтобы вести статистику, кто (сколько) отметился во встрече и кто (сколько) приехал по факту.
Чтоб сократить время регистрации можно со встречи распечатывать список тех кто едет, чтоб участник только вписал телефон и подпись, оставив в списке несколько пустых строк для тех, кто не отметился во встрече.
5. Здравый смысл никто не отменяет, если в конкретной ситуации здравый смысл выше правил, то ты знаешь как действовать.
Какие плановые мероприятия будем организовывать?
Приоритет сделаем на те, что будут интересны широкой общественности, чтобы завлечь в велотему как можно больше народу. Такие мероприятия будем проводить 2 раза в месяц (1 раз в 2 недели) в выходные или праздничные дни.
· Велопробеги (например по историческим местам в честь 9 мая)
· Велоквесты (например ВелоПереполох)
· Велофестивали (аля самогон)
· Велопарады (например можем помочь в организации всероссийского парада на 29 мая или намутить свой на тыщу человек!)
· Велопоходы в пригород (маршрут обязательно должен быть известен заранее и пройден хотя бы одним из оргов, чтоб не тупить и не искать дороги на месте)
· Велоэкскурсии по интересным местам (как Кристина с ДОКом)
Какие коммерческие плановые велотуры будем проводить?
Преимущественно это будут велотуры для новичков, но в горах, с не слишком сложными маршрутами, с комфортом в качестве автосопровождения на микроавтобусе, полевую кухню при этом тоже берем на себя. Т.е. участник оплачивает полностью орг. взнос, взамен получает транспортировку его и коня, пропитание и другие плюшки, будем продумывать это все отдельно в зависимости от ситуации. Такие мероприятия будем также проводить 2 раза в месяц (1 раз в неделю), т.е. в плане на год у нас будет минимум 4 мероприятия в месяц.
Что делать с Игротеками, коньками, волейболами и другими не велосипедными темами?
Игротеки остаются без изменений, в календарь велособытий добавлять их не будем, в афишу ближайших мероприятий включать будем. К постам игротеки просьба добавлять хеш тег #VeloLifeTMN ну и придумайте себе еще какой-нибудь игротечный тег, чтобы легко было отыскать эти мероприятия и отчеты с них. После игротеки если выкладываете фото, делайте пост с фотоотчетом (ссылкой на альбом) о прошедшей игротеке на стену группы.
Коньки и другие виды спорта проводятся организаторами по желанию, в календарь велособытий их не включаем.
Правила оформления мероприятий вконтакте (указанные выше) распространяется на все мероприятия как вело, так и безвело.
В дополнение ко всем вышесказанному:
Запрещается проводить другое мероприятие от имени группы одновременно, с запланированным заранее, чтобы у людей не терялся интерес, чтобы люди видели единство организаторского состава, ну и для того, что мы должны все равно помогать друг другу в проведении массовых мероприятий, т.к. при привлечении большого количества народу в одиночку сделать все красиво не реально.
Запрещается отменять мероприятие в последний момент без явных на то причин, в случае форс-мажора ищем замену орга или альтернативное мероприятие (всегда должен быть план Б).
Что если не согласен с правилами/хочу внести изменения?
Напиши свои правила/внеси корректировки в существующие и предложи на всеобщее обсуждение. У нас свободное общество, всегда можно найти компромисс и договориться.