Квалификация и компетенция основного персонала консультанта,предлагаемого для выполнения задания 50
Субкритерии
Общая квалификация
Степень соответствия предлагаемой должности задачам проекта
Опыт участия в аналогичных проектах в России
Всего баллов 100
Минимальный технический баллравен 75
Заказчик извещает агентства, чьи предложения набрали установленное минимальное число технических баллов, и назначает время, когда будет происходить вскрытие финансовых предложений. Как правило, финансовые предложения не должны вскрываться ранее чем через две недели после даты такого извещения. Извещение направляется заказным письмом, телеграммой, факсом или электронной почтой.
Финансовые предложения вскрываются публично в присутствии представителей агентств-консультантов, изъявивших желание участвовать в тендере. При вскрытии финансовых предложений зачитываются вслух и регистрируются названия организаций-консультантов, количество набранных ими баллов по итогам технической оценки и предложенные цены.
Оценочная комиссия определяет комплектность финансовых предложений, т.е. все ли позиции технического предложения имеют соответствующие ценовые значения. Если нет, заказчик оценивает их самостоятельно и прибавляет стоимость к первоначальной цене.
Теперь укажем базовые подходы, применяемые организатором тендера при определении его победителя.
1) Отбор на основе качества и цены
В этом случае минимальная цена финансового предложения принимается за 100 баллов; балльная оценка других финансовых предложений уменьшается пропорционально увеличению их стоимости. Полученная сумма складывается с оценкой технического предложения. Организацию, набравшую наиболее высокий суммарный технический и финансовый балл, приглашают для переговоров.
2) Отбор на основе фиксированной стоимости
В данной ситуации заказчик заранее информирует участников тендера о бюджете проекта и победителем становится организация, получившая наивысший балл за техническое предложение.
3) Отбор на основе наименьшей стоимости
Здесь заказчик объявляет победителем наиболее дешевое предложение из тех, которые превысили минимальный технический балл.
Когда агентство выбрано, оно получает письмо с поздравлениями и приглашением на переговоры; остальным участникам тендера рассылается вежливое письмо с выражением благодарности за участие и надежды на дальнейшее сотрудничество.
Что касается переговоров, то они включают детальное обсуждение:
—технического предложения;
—рабочего плана;
—штатного расписания;
—любых предложений, сделанных агентством с целью усовершенствования технического задания.
281
Согласованный рабочий план и окончательное техническое задание в дальнейшем включаются в раздел контракта «Описание услуг». В контракте оговариваются также общие положения; время и условия начала, завершения, изменения и расторжения контракта; обязанности консультанта, включая отчетность, и клиента, включая выплаты консультанту; урегулирование споров.
Неформальные тендеры
На практике часто встречаются так называемые неформальные тендеры с более мягкими условиями подготовки предложений и определения победителей. Их диапазон чрезвычайно широк: от телефонного звонка с просьбой представить свои соображения о проведении празднования юбилея какой-либо организации до текста в одну или несколько страниц, где содержатся дополнительные сведения, ориентировки по бюджету и пр.
Приведем пример типичного документа такого рода (табл .3.11).
Таблица 3.11
БРИФ НА УЧАСТИЕ В ТЕНДЕРЕ СРЕДИ PR-АГЕНТСТВ ПО ПОВОДУ
ПРОВЕДЕНИЯ КОМПАНИЕЙ «ХЕРЕС ТРЕЙДИНГ ГМБХ» АКЦИИ
ПО ПРЕПАРАТУ «ГЕНТОС»
282
Окончание табл. 3.11
В чем особенности документа? С одной стороны, предложение интересно и предоставляет простор для креативной проработки. С другой — не ясно, с помощью каких методик и оценок будет определяться победитель. К тому же в случае с указанным выше примером агентства, приглашенные к участию в тендере, не получили никаких откликов на представленные предложения.
В другом случае компания (ОАО «Афанасий-пиво»), объявившая тендер, обратилась к PR-агентствам с просьбой представить креативные концепции комплексного сопровождения на год и более длительный период. Когда предложения были представлены, ОАО «Афанасий-пиво» направило в адрес агентств письма следующего содержания:
«Уважаемые коллеги!
Поздравляем вас с выходом на последний этап конкурса на PR-обслуживание ОАО «Афанасий-пиво».
На сегодняшний день требования по PR-освещению деятельности изменились. У нас есть разработанная концепция всех работ в определенных ранее
регионах. От PR-агентства нам нужно обеспечение информационного сопровождения в СМИ. Прошу вас до середины четверга (18.04.2002) представить список средств массовой информации, в том числе электронных, с которыми у вас налажен контакт, и расценки на информационное обслуживание через ваше агентство в них на месяц.
По результатам этой работы будет выбрана одна организация и заключен договор до конца 2002 года...»
Такого рода поведение является причиной негативного отношения к неформальным тендерам со стороны руководителей PR-агентств. Вот некоторые высказывания о таких тендерах, полученные в ходе экспертного опроса:
—это огромная трата времени и иногда средств при негарантированном результате;
—это фарс, который несет некий оттенок нечестности, ангажированности;
—известны случаи, когда компания организовывала тендер, собирала предложения и отдавала их собственному PR-отделу, который их перерабатывал и сам выполнял, а участников тендера объявляли по той или иной причине не подходящими для работы;
—официально к участию в тендере приглашают несколько компаний, но существует сверх этого еще одна компания, которая может не участвовать в конкурсе, но находиться в тех или иных отношениях с потенциальным клиентом, и ей в конце концов после сбора предложений от других компаний передаются и эти предложения, и контракт в целом;
—тендер — это выемка идей, демпинг по цене, отсутствие победителя...
Все эти факты, разумеется, встречались в практике авторов высказываний. В то же время немало случаев, когда имели место и корректно проведенные неформальные тендеры, причем их бюрократическая составляющая оказывалась значительно меньшей по сравнению с рассмотренными выше формальными тендерами.
В принципе вопрос участия или неучастия в тендере решается на основе свободного выбора приглашенного к конкурсу агентства. Что же касается путей оптимизации тендеров, то наряду с четко прогнозируемыми условиями их проведения все чаще предлагается и используется еще один путь, когда гонорар агентству выплачивают за сам факт участия в тендере.
Раздел IV
ТЕХНОЛОГИИ ПРОИЗВОДСТВА
ИНФОРМАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ,
ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СО СРЕДСТВАМИ МАССОВОЙ
ИНФОРМАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНТЕРНЕТА
В ХОДЕ ПРОВЕДЕНИЯ PR-КАМПАНИЙ
Глава 1