Этапы формирования информационного обеспечения
| Этап формирования информационного обеспечения | Характеристика |
| Описание состояния объекта | Предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую систему, с соответствующей классификацией этих показателей |
| Формирование частных статических моделей | Моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей |
| Обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве | Отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и процессов. Количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение – ее частичную или полную перестройку |
| Интегрирование информационной модели процесса производства | Отражает взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства |
Таким образом, система информационного обеспечения – это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.
Контрольные вопросы
1. Перечислите основные задачи информационного обеспечения системы.
2. В чем состоят особенности экономической информации?
3. Перечислите требования к экономической информации в системах управления производством.
4. Сформулируйте этапы процесса формирования информационного обеспечения системы.
5. Охарактеризуйте систему информационного обеспечения.
Информационные потоки
Важнейшим направлением является исследование движения информации, то есть анализ информационного потока, обеспечивающего связи, необходимые в производственной системе (между структурными подразделениями аппарата управления), и ее контакты с внешней средой (учреждениями и организациями).
Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов (носителей), необходимых для управления, анализа и контроля выполняемых операций.
Информационные потоки имеют следующие характеристики: неоднородность (информация, используемая в производственных системах, качественно разнородна); множественность подразделений – поставщиков информации; множественность подразделений – потребителей информации; сложность и трудность практической обозримости информационных маршрутов; множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту; многовариантность оптимизации информационных потоков.
Обеспечение рациональных связей между источниками и приемниками информации и путей ее циркуляции является одним из непременных условий эффективного функционирования системы управления. Относительное постоянство взаимозависимостей структурных подразделений позволяет выбирать рациональную структуру путей движения информации и наиболее эффективные технические средства для каждого канала связи.
Информационный поток сам по себе является достаточно сложной системой и делится на ряд составляющих: реквизит, показатель, документ и массив.
Реквизит – элементарная единица сообщения. Реквизит характеризует количественную или качественную составляющую информационной совокупности. Пример реквизита – наименование организации, наименование товара, цена товара, и т.п. Каждый реквизит может быть представлен совокупностью символов: цифровых, буквенных, специальных.
Документы, используемые в процессе управления, могут включать один или несколько показателей с обязательным удостоверением (подписью или печатью) лица, ответственного за содержащуюся в документах информацию. Поскольку получение исходных данных является сферой деятельности человека, то большинство документов создается на стадии сбора и регистрации данных, хотя немалая доля документов поступает в систему от внешних (вышестоящих и др.) организаций. Например, в бухгалтерском учете показатель, его основание является результатом счета, взвешивания и т.п. Он служит основой получения сводных бухгалтерских и статистических данных, которые в свою очередь будут входящей информацией при составлении статистических отчетов в разрезе организации, отрасли, региона и т.д.
Массив представляет собой совокупность однородных данных, имеющих единую технологическую основу и объединенных единым смысловым содержанием. Данные (процессы, явления, факты, и т.п.) представлены в формализованном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи. Записи – это элементы массива, которыми оперируют пользователи при обработке информации. Элементами записей, имеющих единое смысловое значение, являются информационные поля.
Данные, принадлежащие к одному массиву, записываются по общим правилам (в соответствии с технологией накопления, хранения и обработки данных, принятой в организации). Тип массива определяется его содержанием (например, массив материальных нормативов, массив поставщиков материалов), функциями в процессе обработки данных (входной, выходной, промежуточный массивы). Информационный массив, снабженный символическим именем, однозначно определяющим его в информационной системе, называется файлом.
Информационный поток, как правило, выражается в определенном виде документации (накладные, счета-фактуры, приказы и пр.). В соответствии с существующим делением документации по видам деятельности (или по функциям) информационные потоки могут быть классифицированы на распорядительные (приказы, распоряжения); организационные (инструкции, протоколы, положения); аналитические (обзоры, сводки, докладные записки); справочные (справки); научные (статьи, рефераты); технические (документации по технике безопасности).
Передача и прием информационных потоков осуществляется с помощью носителей памяти человека, документа, магнитного носителя, устной речи и т.п. По виду носителя информации информационные потоки могут быть переданы на бумажные, электронные, смешанные. Носитель информации – это любое материальное средство, фиксирующее информацию. В настоящее время для регистрации информации используются бумажные и электронные носители. Информационный поток может состоять из бумажных и электронных носителей, которые дублируют или дополняют друг друга.
Для того чтобы человек мог воспринять любой вид информации, должна быть осуществлена её индикация. В зависимости от индикации информационные потоки делятся на: цифровые (цифровая запись в документе, цифровое изображение на мониторе); алфавитные (словесная запись в документе, на экране монитора); символические (условное изображение на чертежах, организационных схемах); предметно-визуальные (телеизображение, фотография).
Структура информационных потоков определяет их однородность и неоднородность. Однородные информационные потоки характеризуются единым видом носителя, единой функциональной принадлежностью, единым видом документационного сопровождения. Неоднородные информационные потоки, соответственно, не отвечают всем вышеперечисленным требованиям.
Потоки характеризуются количеством информации, находящейся в системе и обрабатываемой в единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться: поточно, по мере возникновения; с регулярной периодичностью, когда информация накапливается, после чего обрабатывается и перемещается через заранее установленные интервалы времени; нерегулярно по мере возникновения отдельных информационных совокупностей. Поэтому по периодичности информационные потоки делятся на регулярные, соответствующие регламентированной во времени передаче данных, и оперативные – обеспечивающие связь в любой необходимый момент времени.
Вид движения информации и сроки ее поступления в управляющую систему должны быть согласованы во времени с циклом производства и обеспечивать возможность своевременного вмешательства в ход производства.
По степени взаимосвязи информационные потоки делятся на взаимосвязанные и невзаимосвязанные. Степень взаимосвязи характеризуется количеством видов информации, взаимосвязанных с данным видом информации.
По объему информационные потоки делятся на малообъемные, среднеобъемные и высокообъемные. Объем информации измеряется количеством символов (алфавитных, цифровых и служебных знаков) или байтов.