Комп'ютерні системи адміністративно-управлінської зв'язку

Як випливає з вищесказаного, комп'ютер з потужного обчислювача перетворюється на потужний засіб управління електронними документами і потужне комунікаційне засіб. Дійсно, по різноманітним інформаційно-обчислювальним мереж можна відправляти (і отримувати) повідомлення в самі віддалені пункти усього світу, обмінюватися даними і програмами з сотнями і тисячами абонентів, отримувати будь-яку довідкову інформацію з систем оперативних послуг.

Комп'ютер може бути підключений до абонентської телефонної мережі і отримати доступ до інших абонентам цієї мережі, до електронної пошти, до Телетайпи і телефаксу, що працюють з цією мережею (подібні сервісні мережі вже є: мережі "Роснет", RJEX 400 та ін).

Для підключення до всіх цих мереж необхідний модем. Модем встановлюється в слот (роз'єм) материнської плати ПК чи автономно підключається до її послідовному) порту. Комп'ютерний модем часто має дві зовнішніх розняття: один використовується для включення в телефонну мережу, другий - для підключення паралельно модему телефонного апарату. Для комп'ютерів слід використовувати високошвидкісні модеми (14400, 28800 і 33600 бод), бо вони, крім усього іншого, істотно заощадять витрати на оренду каналів зв'язку: передача 1 Мбайта даних зі швидкістю 300 бод займає близько 3 год, а зі швидкістю 28800 бод - менше 2 хв.

Комп'ютер з факс-модемом працює набагато надійніше (не "зажовує" папір) і стійкіше телефаксу, забезпечує багато додаткових сервісних послуг: істотно більш зручна і ефективна автоматизація підготовки текстів факсу з використанням усього арсеналу комп'ютерних засобів, інтеграція з електронною поштою, телексом і базою даних комп'ютера, наявність більше об'ємної електронної довідкової книги, яка містить найрізноманітнішу корисну інформацію, розмежування права доступу співробітників і зовнішніх абонентів до факсу, контроль проходження кореспонденції, докладна статистика роботи з факсом і т. п. (так чому ж не замінити факсимільний апарат на персональний комп'ютер з модемом, сканером і принтером, тим більше що ПК н так мається на столі у секретаря будь-якої поважаючої себе фірми?).

Вже випускаються клавіатури комп'ютерів, з яких можна безпосередньо набирати номер телефону абонента (клавіатура Compu Phone 2000), вже з'явилися комп'ютери, обладнані відеокамерою і мікрофоном (фірми AT & T), що дозволяють не тільки обмінюватися факсами з партнером, але й бачити його, і розмовляти з ним .

Очікується поява багатофункціональної консолі, яка у собі мініатюрний комп'ютер, телефон, факс і відеофон і виконаної у вигляді наручного годинника (зараз є подібна конструкція у вигляді нарукавної пов'язки). Воістину вже не можна буде розраховувати на необізнаного бізнесмена: всі рішення будуть прийматися на основі електронної інформації.

Розділ 3. Охорона праці

Охорона праці - це система законодавчих актів, соціально-економічних, організаційних, технічних, гігієнічних і лікувально-профілактичних заходів і засобів, що забезпечують безпеку, збереження здоров'я і працездатності людини в процесі праці. Повністю безпечних і нешкідливих виробничих процесів не існує. Завдання охорони праці - звести до мінімальної вірогідність поразки або захворювання працюючого з одночасним забезпеченням комфорту при максимальній продуктивності праці.

В даний час персональні комп'ютери широко використовуються у всіх організаціях. Впровадження комп'ютерних технологій принципово змінило характер праці і вимоги до організації і охорони праці.

Недотримання вимог безпеки призводить до того, що через деякий час роботи за комп'ютером секретар починає відчувати певний дискомфорт: у нього виникають головні болі і різь в очах, з'являються втома і дратівливість. У деяких людей порушується сон, погіршується зір, починають хворіти руки, шия, поперек і т.д.

До найбільш поширених помилок, пов'язаних із забезпеченням умов праці тих, що працюють на комп'ютерах відносяться:

- недостатні площа і об'єм виробничого приміщення (за нормами 6 м³ площа одного робочого місця);

- недотримання вимог, що пред'являються до температури і вологості робочих приміщень;

- низький рівень освітленості в приміщеннях і на робочих поверхнях апаратури;

- підвищений рівень низькочастотних магнітних полів від моніторів;

- довільна розстановка техніки і порушення вимог організації робочих місць;

- недотримання вимог до режимів праці і відпочинку;

- надмірне виробниче навантаження працівників;

- відсутність навиків по зниженню впливу психоемоційної напруги.

На працедавця покладається обов'язок забезпечити:

- безпеку працівників при експлуатації устаткування;

- застосування засобів індивідуального захисту працівників;

- відповідні вимоги охорони праці, умови праці на кожному робочому місці;

- дотримання режиму праці і відпочинку працівників;

- навчання безпечним методам і прийомам виконання робіт;

- інструктаж по охороні праці;

- організацію контролю за станом умов праці на робочих місцях;

- проведення атестації робочих місць за умовами праці;

- інформування працівників про умови і охорону праці на робочих місцях, існуючому ризику пошкодження здоров'я і компенсаціях, що вважаються їм, і засобах індивідуального захисту.

Таким чином, відповідальність за дотримання вимог законодавства до умов праці несе працедавець, що покладає ці функції на службу охорони праці організації або на привернутого на договірних початках фахівця з охорони праці.

Приміщення, де розміщуються робочі місця з ПЕВМ, повинні бути обладнані захисним заземленням (зануленням) відповідно до технічних вимог по експлуатації. Не слід розміщувати робочі місця з ПЕВМ поблизу силових кабелів і введень, високовольтних трансформаторів, технологічного устаткування, що створює перешкоди в роботі ПЕВМ.

Для освітлення приміщень з ПЕВМ слід застосовувати світильники з дзеркальними параболічними гратами, укомплектованими електронними пускорегулюючими апаратами. Допускається використання багатолампових світильників з електромагнітними пускорегулюючими апаратами, що складаються з рівного числа випереджаючих і відстаючих гілок.

При розміщенні робочого місця секретаря відстань між робочими столами з відео монітором (у напрямі тилу поверхні одного відео монітора і екрану іншого відео монітора) повинна бути не менше 2,0 м, а відстань між бічними поверхнями відео моніторів - не менше 1,2 м.

Робочий стіл повинен мати простір для ніг заввишки не менше 600 мм, вширшки - не менше 500 мм, завглибшки на рівні колін - не менше 450 мм і на рівні витягнутих ніг - не менше 650 мм.

Конструкція робочого стільця повинна забезпечувати:

- ширину і глибину поверхні сидіння не менше 400 мм;

- поверхня сидіння із закругленим переднім краєм;

- регулювання висоти поверхні сидіння в межах

400 - 550 мм і кутам нахилу вперед до 15 град. і назад до 5 град.;

- висоту опорної поверхні спинки 300 +/- 20 мм, ширину - не менше 380 мм і радіус кривизни горизонтальної площини - 400 мм;

- кут нахилу спинки у вертикальній площині в межах +/- 30 градусів;

- регулювання відстані спинки від переднього краю сидіння в межах 260 - 400 мм;

- стаціонарні або знімні підлокітники завдовжки не менше 250 мм і вширшки - 50 - 70 мм;

- регулювання підлокітників по висоті над сидінням в межах 230 +/- 30 мм і внутрішньої відстані між підлокітниками в межах 350 - 500 мм.

Конструкція робочого стільця (крісла) повинна забезпечувати підтримку раціональної робочої пози при роботі на ПЕВМ, дозволяти змінювати позу з метою зниження статичної напруги м'язів шийно-плечової області і спини для попередження розвитку стомлення. Тип робочого стільця (крісла) слід вибирати з урахуванням зростання користувача, характеру і тривалості роботи з ПЕВМ.

Екран відео монітора повинен знаходитися від очей секретаря на відстані 600 - 700 мм, але не ближче 500 мм з урахуванням розмірів алфавітно-цифрових знаків і символів.

Секретар , який працює з комп’ютерною технікою більше 50% робочого часу , повинен проходити обов'язкові попередні під час вступу на роботу і періодичні медичні огляди в установленому порядку.

При виникненні зорового дискомфорту і інших несприятливих суб'єктивних відчуттів, не дивлячись на дотримання санітарно-гігієнічних і ергономічних вимог, рекомендується застосовувати індивідуальний підхід з обмеженням часу роботи з комп’ютером .

Під час регламентованих перерв з метою зниження нервово-емоційної напруги, стомлення зорового аналізатора, усунення впливу гіподинамії і гіпокінезії, запобігання стомленню доцільно виконувати комплекси вправ.

Висновок

В даній роботі була розкрита тема «Офісна техніка в роботі секретаря».

З проведеного дослідження можна зробити такі висновки:

Офісна організаційна техніка (оргтехніка) - технічні засоби, що застосовуються для механізації та автоматизації управлінських та інженерно-технічних робіт.

Організаційна техніка становить матеріальну базу прогресивних систем управління. Слабке використання оргтехніки в управлінні призводить до зниження продуктивності праці та ефективності роботи управлінського персоналу, до неприпустимих затримок при вирішенні оперативних питань, а часто і до невірних їх рішенням через відсутність необхідної інформації, і до інших негативних наслідків.

Засоби оргтехніки для офісу включають до свого складу, такі пристрої й устаткування: персональний комп'ютер, організаційний автомат, друкарські машинки, телефонні і радіотелефонні апарати, міні-АТС, директорський комутатор, гучномовний телефонне переговорний пристрій, пейджинговую систему, телетайп, факсимільний апарат, копіювальний апарат, різограф, диктофони, проекційну апаратуру, адресувальні машину, маркувальних машин, ламінатор, штемпелевальний апарат, машину для знищення документів, конвертовскривающую машину, зшивач документів, картотечні обладнання, стелажі і шафи для зберігання документів, сейф, візок, пневмопошти та ін.

Підводячи підсумок, можна сказати знання щодо офісної техніки та комп'ютеру важливі не тільки для секретаря , але для будь-якої сучасної людини, тому що організаційна техніка та комп'ютери увійшли в наше життя, і ми стикаємося з цим повсякденно.