Подготовительный этап аудиторской проверки
Аудит представляет собой форму научно-практического исследования, поэтому важно, чтобы его результаты были основаны на объективных, сравнимых и достоверных данных. При проверках допускается использование любых видов документации по труду и трудовым отношениям. В дополнение к анализу документации обычно проводятся опросы менеджеров, управляющих трудовыми ресурсами, работников отделов кадров и службы управления персоналом в целом, выборочного числа лиц руководящего персонала и подчиненных. Эта проверка должна включать по крайней мере три целевые функции:
– оценку взаимосвязи и непротиворечивости общегосударственных законов, отраслевых инструкций и внутрифирменных правил и установок;
– оценку соответствия программы организационным целям предприятия, ее обоснованности и напряженности;
– оценку хода выполнения программы.
Чисто технологически процесс аудита трудовых ресурсов, как считают специалисты, должен состоять из шести ступеней.
Первая – формализация идеи проведения аудиторской проверки, определение ее целей и гипотетических выгод для предприятия от ее проведения.
На второй ступени подбирается персонал для организации проверки, и в случае необходимости проводится его учеба.
Третья – сбор отчетных данных по работе с кадрами на различных уровнях управления трудовыми ресурсами.
Четвертая – предварительная подготовка отчетов по проверке и обсуждение их с линейными руководителями.
Пятая – предоставление отчета управляющему персоналом и выработка совместно с ним основных рекомендаций по совершенствованию управления кадрами.
Шестая – внедрение корректирующих мер в процесс жизнедеятельности предприятия.
Для проведения проверки можно привлекать сотрудников данного предприятия или представителей других организаций. В каждом из этих подхо-дов есть свои достоинства и недостатки. Наиболее эффективным можно счи-тать привлечение к проведению аудита внешних проверяющих, имеющих опыт как в организации труда и управлении трудовыми ресурсами на пред-приятии, так и в вопросах трудового права. Это целесообразно, поскольку организация труда тесно связана с трудовым законодательством, а оценка легитимности деятельности фирмы является одной из целей аудита.
Сбор информации
Основные источники информации, используемой при проведении аудита в трудовой сфере: законы и инструкции, трудовые показатели, анкетирования и интервью работников.
Специфическая цель аудиторской проверки заключается в том, что она не только определяет, насколько соблюдаются в организации законы, правила и инструкции, но и одновременно в ходе индивидуальных и групповых бесед и встреч с сотрудниками, анализа материалов анкет и опросных листов дает возможность выявить устаревшие инструкции и требования, которые не были своевременно обновлены или отменены. Выход с законотворческой инициативой в вышестоящие органы и последующее устранение таких ограничений может само по себе стать источником роста производительности труда или по крайней мере облегчить и упростить работу менеджеров и персонала.
Рассматривая анализ трудовых показателей предприятия как элемент аудиторской проверки, следует осуществить научно обоснованную выборку из общего массива показателей наиболее репрезентативных с точки зрения воздействия на эффективность и прибыльность предприятия. Анализ показателей может быть технически упрощен и содержательно обогащен, если изначально структурировать их по крупным блокам типа: рабочая сила, рабочее время, качество труда, производительность труда, заработная плата и т. д. Внутри каждого блока целесообразно акцентировать внимание на двух типах составляющих результативности работы: количественной (экстенсивной) и качественной (интенсивной). Так, если говорить о показателях рабочей силы, то к экстенсивным относятся такие, как изменение общей численности промьпшленно-производственного персонала, изменение численности по отдельным функциональным группам, изменение квалификационного состава кадров и т. п., а к интенсивным – коэффициент сменности, коэффициент выполнения норм, коэффициент занятости на непрестижных работах, коэффициент занятости активной работой и т. п.
Источником внутренней информации служат документация и отчеты, в том числе баланс трудовых ресурсов предприятия, описания видов работ и спецификаций, данные об издержках на найм и увольнение, обучение и переподготовку кадров, анкеты и тесты для претендентов на работу, уровень профессиональной заболеваемости и производственного травматизма и т. д. Статистические показатели становятся более доступными, если для их сбора, хранения и обработки используется электронно-вычислительная техника. Компьютерные программы позволяют технически упростить и сделать более содержательным анализ данных.
Работа по проведению опросов состоит из нескольких определенных этапов, включающих планирование опроса, разработку вопросника, непосредственное его использование, анализ данных и формулировку рекомендаций по совершенствованию организации труда, социально-трудовых отношений на предприятии, планирование и разработку мер по реализации рекомендаций.
К разработке вопросников целесообразно привлечь психологов и социологов: первые помогут сформулировать вопросы так, чтобы ответы на них по возможности раскрывали и подсознательные оценки работников, вторые –включить взаимодополняющие и взаимоконтролирующие тезисы, чтобы косвенным образом верифицировать достоверность информации.
Чтобы извлечь максимум информации из ответов на вопросники, необходимо тщательно проанализировать результаты, причем следует иметь в виду, что данные по общему составу занятых, вероятно, раскроют те области управления трудовыми ресурсами, которые нуждаются в улучшении, однако, проблемы мелких критических групп занятых могут быть потеряны в общей массе, когда оценки всех занятых обобщаются и усредняются. Оценки тех, кто крайне неудовлетворен, будут нейтрализованы оценками тех, кто чрезвычайно удовлетворен. Чтобы получить более четкую и объемную картину, нужен групповой анализ, причем принципом выделения групп могут быть социально-демографические характеристики работников, их стаж, профессии, должности или квалификация. Такая дифференциация усилит адресность вырабатываемых рекомендаций.
Другой способ узнать мнение служащих – это интервью. Интервьюеры должны понимать, что задача интервью заключается в выяснении того, как сделать фирму, предприятие более эффективным и привлекательным местом работы. Необходимо внимательно выслушать собеседника и побуждать его говорить свободно. Чрезвычайно важно вести запись проблем, требующих вмешательства, и давать конкретную и незамедлительную информацию занятым но предпринимаемым действиям.