Короткі теоретичні відомості. Мета: розтлумачити поняття «експертиза цінності документів», указати її завдання, розглянути основні принципи та критерії експертизи цінності документів
Семінарське заняття 7
Тема: ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ
Мета: розтлумачити поняття «експертиза цінності документів», указати її завдання, розглянути основні принципи та критерії експертизи цінності документів, поетапно визначити проведення експертизи цінності, вивчити переліки документів, що спрощують проведення експертизи цінності, охарактеризувати процес комплектування архівних установ, обґрунтувати роботу архівістів з джерелами комплектування державних архівів.
Ключові слова: експертиза цінності, постійне зберігання, тимчасове зберігання, довготривале зберігання, критерії цінності документів, комплектування.
План
1. Поняття експертизи цінності документів та її завдання
2. Принципи експертизи і критерії цінності документів
3. Організація і методика експертизи цінності документів
4. Перелік документів
5. Комплектування архівів
6. Робота з джерелами комплектування державного архіву
Короткі теоретичні відомості
Під експертизою цінності розуміють визначення експертними комісіями наукового, історико-культурного та практичного значення документів. Її основними завданнями є:
- визначення по кожній установі складу документів, що мають науково-пізнавальну та історико-культурну цінність і підлягають постійному, довготривалому (понад 10 років) і тимчасовому (до 10 років) зберіганню;
- визначення складу документів, що відповідають профілю даного державного архіву;
- забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема й архіву в цілому.
Проведення експертизи цінності документів вимагає дотримання принципів об’єктивності, історизму, всебічності, комплексності. Застосування вказаних принципів експертизи цінності документів дозволяє відтворити історичні умови створення документації, встановити її науково-історичне та суспільне значення.
Критерії цінності документів – це система науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.
Експертизу цінності документів проводять у такій послідовності:
Перша стадія експертизи – відбувається попередня оцінка цінності документів шляхом визначення справ, які будуть формуватися, та встановлення для них строків зберігання.
Друга стадія (відомчого зберігання) експертизи документів – може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічної обробки документів даної організації. Її метою є виявлення дублетної документації та документів з поглинною інформацією.
Третія стадія (державного зберігання – ліквідація у процесі комплексної експертизи цінності міжвідомчої дублетності, зосередження масової дублетної документації (розпорядча, планова, звітна, контрольна) у певних фондах, а також відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять у дану систему установ і організацій.
Для полегшення експертизи цінності документів – складного і відповідального виду архівної діяльності – розроблено систему переліків документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів.
Переліки бувають:
- міжвідомчі;
- відомчі;
- конкретні.
Комплектування архіву – це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його фондів профільними для нього документами державних органів, підприємств, установ і організацій усіх форм власності, а також громадян та їхніх об'єднань на всіх можливих носіях, що мають наукову, історико-культурну цінність. Метою комплектування є створення повноцінної джерельної бази з історії країни, регіону, а відомчого архіву –організацій його системи. Воно охоплює такі питання:
- визначення конкретних джерел комплектування та їхній розподіл між відповідними архівами;
- визначення складу документів, що підлягають передаванню на зберігання;
- науково-технічне опрацювання документів з метою підготовки їх для подальшого зберігання;
- безпосередній прийом-передавання документів до архіву.
Як відомо, є дві категорії державних архівів України – з постійним та змінним складом документів. Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. Безпосереднє приймання-передавання документів здійснює завідувач відомчим архівом чи відповідальна за архів особа та представник державного архіву.
Важливою передумовою оптимізації комплектування державних архівів є методична робота з джерелами їх комплектування. Як уже зазначалось, у кожній установі (організації, підприємстві) існує архівний підрозділ.
Формування повноцінного складу документів такого архіву починається на стадії діловодства. Наукова організація діловодства передбачає укладання конкретної номенклатури справ для кожної установи. Під номенклатурою розуміють систематизований перелік заголовків справ, що заводять у поточному діловодстві організацій. Вона складається за структурними підрозділами, передбаченими штатним розкладом, і друкується на бланку установи з виділенням таких граф: індекси справ, їх заголовки, кількість, термін зберігання документів з посиланням на відповідну статтю відомчого переліку.
І. Аудиторна робота
1. Назвіть основні завдання експертизи наукової, культурної та практичної цінності документів.
2. Висвітліть основні принципи експертизи цінності документів і порядок їх практичного застосування.
3. Охарактеризуйте основні критерії експертизи цінності документів.
4. Які завдання експертних комісії, їх функції та організація діяльності?
5. В чому полягає комплектування державного архіву?
6. З якою метою укладають переліки архівних документів, охарактеризуйте типи переліків.
7. Що розуміють під державною реєстрацією документів НАФ?
ІІ. Самостійна робота
Розкрийте питання письмово:
1. Чим зумовлені різні строки зберігання архівних документів?
2. Які граничні терміни зберігання документів у архівних підрозділах організацій, установ?
Знайти та опрацювати (усно)
- Постанову КМУ «Про проведення експертизи цінності документів»;
- Положення про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду”
ІІІ. Індивідуальна робота
Знайти в глобальній мережі декілька (2-3) індивідуальних номенклатур справ архівних установ. Ознайомитися з ними, проаналізувати їх зміст. Подати електронні варіанти НС як підтвердження.