Способи визначення винуватців відхилень
1. На підставі аналізу виконання контрольного завдання. Наприклад, у разі поломки інструменту винуватцем може бути робочий, той хто налагоджує устаткування, працівник суміжного підрозділу. В цьому випадку для доказу вини необхідно повторно виконати операцію у присутності фахівців. Винуватцем може бути і не один працівник, і не один підрозділ. Тоді необхідно з'ясувати ступінь вини кожного з учасників, питання може розв'язуватися і на арбітражній комісії.
2. Вину необхідно, в міру можливості, визначати за допомогою первинного контролю, за фактом відхилення. Хоча винуватців також може бути декілька.
3. Не можна, щоб підрозділ, що визначає винуватця, шукав його там, де саме може бути винуватий. При цьому порушується принцип контролю, оскільки винуватець виявляється зацікавленим в тому, щоб не визнати свою вину.
4. При визначенні винуватця треба застосовувати принципи контролю, інакше як причина відхилення в первинному документі роблять запис "інші причини". У результаті ці причини складають на деяких підприємствах до 40 % загального їх кількості. Так часто буває, коли хочуть приховати причину і винуватця.
5. За наявності наказів і розпоряджень керівників підприємства позапланові витрати відносять на виробництво, при їх відсутності — на підрозділи, формуючи витрати.
6. Додаткові роботи викликають відхилення і зростання витрат, проте їх можна виключити, якщо включити в планові роботи.
Наприклад, чищення устаткування повинне входити в цикли планово-запобіжного обслуговування із збільшенням витрат на трудові витрати, тобто переклад постійно вироблюваних додаткових робіт в основні без фіксації відхилень і винності, необхідні для зниження витрат на виконання контрольних операцій та інформаційного перевантаження управління.
7. Вина виявляється при розборі претензій, аварій, простоїв, перевищенні витрат.
8. Розподіл втрат по винуватцях може здійснюватися двома методами: прямим, коли вина однозначно доведена і є прямий зв'язок між результатами дії або бездіяльності підрозділу або працівника і втратами; непрямим: пропорційний розподіл втрат по винуватцях.
9. Непрямий доказ вини з повним віднесенням втрат на винну особу. Іноді в літературі відзначають, що необхідно розрізняти відповідального за виробничий збій і винного в збої. Тут розподіл, мабуть, не зовсім точний, оскільки не можна визначати відповідального за збій. Відповідальним можна бути за якийсь вид діяльності. Відповідальність обмежується правами і обов'язками, посадовими інструкціями, функціями і повноваженнями працівника. Необхідно враховувати, що відповідальний за певний вид діяльності (підрозділ або працівник) може бути винен навіть у тому випадку, коли причина збою (відхилення) від нього не залежить, — у разі неправильної дії або бездіяльності по усуненню виниклого відхилення (приклад бездіяльності: непред'явлена вчасно претензія, неприйняття своєчасних заходів по зниженню втрат). Крім того, він може бути визнаний винним в невчасній дії. В цих випадках відповідальний стає винуватцем або співучасником. Таким чином, відповідальність завжди припускає і вживання заходів по зменшенню втрат.
10. Для визначення доказу вини або невинності в різних відхиленнях крім стандартних первинних документів можуть використовуватися службові записки довільної форми.
В даний час в практиці роботи підприємств використовуються дві форми доказу вини і збору даних про вину:
• попередній акцепт;
• подальший акцепт.
Форма попереднього акцепту в доказі вини припускає обов'язкове підтвердження винуватцем відхилення наявності його вини в первинному документі у момент виникнення відхилення (первинний документ про втрати або простій).
Форма подальшого акцепту не припускає такої оперативності, а первинний документ, який складає бригадир виробничої бригади і підписує майстер, є основою для пред'явлення претензій винуватцям або безпосередньо впливає на оцінку праці винуватців.
Важливе значення має відробіток процедури взаємостосунків учасників виробництва в ході виявлення причин і винуватців відхилень для подальшої оцінки підсумків господарської діяльності працівників і колективів, а також своєчасного вживання заходів по усуненню відхилень.
В місці виникнення відхилення (цех, ділянка) відповідний лінійний керівник (майстер) заповнює первинний документ-сповіщення про відхилення з коротким викладом його суті. Це сповіщення передається у відповідний функціональний відділ, в якому проводиться аналіз відхилення, визначаються його фізичний об'єм і передбачувана причина, робиться припущення про винний підрозділ. Таким відділом може бути або спеціально створений відділ, або ця робота доручається одному з "стандартних відділів", наприклад, виробничо-диспетчерському.
Потім інформація і документ передаються в планово-економічний відділ для розрахунку суми збитку і знову повертаються у функціональний відділ для реєстрації суми збитку і передачі винному підрозділу.
Підрозділ — передбачуваний винуватець відхилення — аналізує причину відхилення, робить відмітку про визнання або невизнання суми збитку. При оцінці причини як зовнішньої по відношенню до даного підрозділу оформляють і передають госпрозрахункову претензію іншому підрозділу (лінійному або функціональному).
Після цього інформація знов поступає у функціональний відділ, спочатку про визначення причини і винуватця відхилення. Тут реєструється
відповідь винного підрозділу. При відмові від вини матеріали передаються в арбітражну (претензійну) комісію. В одному з функціональних відділів (планово-економічному або відділі організації праці і заробітної платні) ведеться зведений облік сум відхилень по винуватцях (а також причинах) для передачі матеріалів на балансову (госпрозрахункову) комісію для розрахунку величини премій працівників і фонди преміювання колективів підрозділів.
Таким чином, інформація про відхилення, їх причини і винуватців, перш ніж знайти віддзеркалення в первинних документах, перевіряється і контролюється. Достовірність цієї інформації забезпечується співпрацею зацікавлених і відповідальних осіб і підтверджується ними.