Создавайте системы, чтобы ограничить Вашу доступность через электронную почту и звонки, а также, чтобы исключить бесполезные контакты

Установите автоответчик и голосовую почту прямо сейчас, а также овладейте многими другими способами уклонения от ненужных контактов. Замените привычку «Как дела?» на «Чем я могу тебе помочь?» Станьте конкретным и помните - никаких истории и рассказов. Сосредоточьтесь на конкретных действиях и попрактикуйтесь в соблюдении политики уничтожения отвлекающих моментов.

Насколько это возможно – избегайте личных встреч.

Используйте электронную почту, вместо встреч с глазу на глаз, для решения проблем.
Отпрашивайтесь с работы (этого можно достичь с помощью «Сделки с маленьким щенком»).

Если встреча неизбежна, помните о следующем:

Идите на встречу с ясным списком целей.
Установите время окончания встречи или уйдите раньше.

2. Объединяйте действия в группы для того, чтобы выполнять их быстрее, и чтобы выделить больше времени для важных шагов к достижению Ваших «мечтаний во времени».

Что я могу стандартизировать и упростить с помощью группирования? Таким образом, выполнение каких задач (прачечная ли, бакалея, почта, платежи, или коммерческое сообщение, например) я могу привязать к определенному времени каждый день, неделю, месяц, квартал, или год так, чтобы я не тратил время, выполняя их чаще, чем необходимо?

3. Установите или требуйте выполнения правил и руководств к действию по автономной работе, и в произвольные моменты времени – проверяйте результаты работы.

Устраните узкое место в решении всех вещей, не выполнение которых не является критичным. Если Вы служащий, поверьте в себя настолько, чтобы Вам хватило смелости попросить больше независимости на некоторый испытательный срок. Подготовьте практические "правила" и спросите у босса разрешения после того, как удивите его/её импровизированной презентацией. Помните о «Сделке с маленьким щенком» – сделайте это временным одноразовым испытанием, при этом полностью обратимым.

Для предпринимателя или менеджера, дайте другим шанс проявить себя. Вероятность необратимых или дорогих проблем минимальна, а экономия времени гарантируется. Помните, прибыль выгодна только до тех пор, пока Вы можете её использовать. А для этого Вам нужно время.

Ø Вызов комфорту

И ещё 2 ужасных дня (2 Дня)

В течение следующих двух дней следуйте этому упражнению так, как если бы это было обещание, которое Вы уже 2 года строго выполняете – Говорите «нет» в ответ на любые просьбы. Не будьте избирательным. Отказывайте в выполнение или помощи во всех делах, за которые Вы не будете уволены. Будьте эгоистичны. Как и в предыдущем упражнении, цель упражнения – не в результате --- в этом случае, мы устраняем только те вещи, которые тратят наше время впустую ---, а в процессе: начать чувствовать себя комфортно, произнося «НЕТ». Потенциальные вопросы, на которые нужно отвечать «нет» включают следующие:

У Вас есть минута?

Хотите видеть кино сегодня вечером/завтра?

Вы можете помочь мне с …?

«Нет» – должно стать Вашим стандартным ответом на все запросы и вопросы. Не надо врать, придумывать отговорки или обещать перезвонить по этому поводу. Здесь важно просто сказать: «Я действительно не могу, извини; у меня слишком много дел, которые мне нужно сделать прямо сейчас», - и это будет вашим ответом на все вопросы.

Шаг 3:

А – Автоматизация.

СКОТТИ: Она целиком Ваша, Сэр. Все системы готовы и работают в автоматическом режиме. Даже шимпанзе и два стажёра смогут управлять ей!

Капитан КИРК: Спасибо, мистер Скот. Я постараюсь лично этого не делать.

– из сериала «Star Trek»

Аутсорсинг жизни

Ø Разгружая отдых и вкус геоарбитража[13]

Богатство человека прямо пропорционально количеству вещей, которые он может оставить.

—Генри Дэвид Торо, натуралист

Если бы я рассказывал Вам эту историю, то Вы не поверили бы мне. Поэтому я позволю AJ рассказать об этом. Это подготовит почву для ещё более невероятных вещей в будущем, все из которых Вы сделаете сами.

Моя делегированная жизнь

Правдивый отчет А.Я. Якобса, главного редактора журнала Esquire

(кружочки изображают течение времени между частями текста)

ЭТО НАЧАЛОСЬ месяц назад. Я дочитал до середины книгу «The World Is Flat»,бестселлер Тома Фридмана. Мне нравится Фридман, несмотря на его озадачивающее решение носить усы. Его книга - все о том, как делегировать работу в Индию и Китай, но она не сконцентрирована только для компаний технической поддержки и автомобилестроителей, а сбалансирована для того, чтобы преобразовать каждую промышленность в Америку, от юридических компаний до банковского дела и бухгалтерского учета.

У меня нет корпорации; у меня даже нет современной визитной карточки. Я - автор и редактор, работающий из дома, обычно в своих боксерских трусах или, если я чувствую себя формальным, в моей пижаме с пингвинами. С другой стороны, я думаю, почему компании из списка Fortune 500 должны получать все радости ? Почему я не могу присоединиться к самой большой деловой тенденции нового столетия? Почему я не могу делегировать свои самые простые задачи? Почему я не могу делегировать свою жизнь?

На следующий день я посылаю электронное письмо в «Brickwork», одну из компаний, которую упоминал Фрилман в своей книге. Эта компания, основанная в Бангалоре, Индия, предлагает «удаленных исполнительных помощников», главным образом финансовым фирмам и компаниям, работающим в области здравоохранения, которые хотят обработать данные. Я объяснил, что хотел бы нанять кого-то, кто помог бы мне с делами связанными с журналом – сделать исследование, форматировать записки и что-то подобное. Президент компании, Вивек Кулкарни, ответил: «Это было бы большим удовольствием говорить с человеком Вашего статуса». Мне это уже нравится. У меня никогда не было статусу прежде. В Америке. Я внушал уважение только метрдотелям в гостинице «Бенинган», поэтому было приятно знать, что в Индии у меня есть статус.

Несколько дней спустя, я получил письмо от своего нового "удаленного исполнительного помощника!"

Дорогой Якобс.

Меня зовут Хани К. Балани. Я помогла бы Вам В Вашей редакторской и личной работе... Я попыталась бы приспособиться к Вашим требованиям, которые приведут к желаемому удовлетворению.

Желаемое удовлетворение. Здорово. Раньше, когда я работал в офисе, у меня были помощники, но никогда не было никаких разговоров о желательном удовлетворении. Фактически, если бы кто-либо когда-либо использовал фразу, «желаемое удовлетворение», мы все закончили бы работу на торжественной встрече с отделом рекрутинга.

• • •

Я ИДУ на обед с моим другом Мишей, который вырос в Индии, основал фирму программного обеспечения, и впоследствии стал противно богатым. Я говорю ему об Операции «Делегирование». «Вы должны позвонить в «Your Man In India»,- сказал он. Миша объяснил, что это компания для индийских бизнесменов, которые переехали за границу, но у кого все еще остались родители в Нью-Дели или Мумбаи. «YMII» - их заграничный консьерж-сервис. «YMII» покупает билеты в кино, сотовые телефоны и другую всячину для брошенных матерей.

Прекрасно. Это могло хорошенько подтолкнуть мой аутсорсинг до нового уровня. У меня может быть хорошее, чистое подразделение рабочей силы: Хани будет заботиться о моих деловых делах, и «YMII» может проявить внимание к моей личной жизни – платить по счетам, делать резервирование билетов для отдыха, покупать материалы онлайн. К счастью, «YMII» понравилась эта идея, и, таким образом, команда поддержки в «Якобс и компания» удвоилась.

• • •

Хани закончила ее первый проект для меня: исследование относительно персоны, которую «Esquire»выбрал как «Самая Сексуальная Женщина Всех Времен». Мне поручили написать профиль этой женщины, и я действительно не хотел пробираться через все «тяжело дышащие» вебсайты её поклонников. Когда я открыл файл Хани, у меня была такая реакция: «Америка сосёт. Здесь есть диаграммы. Есть заголовки секций. Есть хорошо организованный анализ ее домашних животных, измерений, и любимых продуктов (например, рыба-меч). Если все бангалорцы такие же как Хани, то мне жаль американцев, собирающихся в колледж. Им придётся противостоять голодной, вежливой, умеющей работать в «Excel»’e индийской армии.

• • •

ФАКТИЧЕСКИ, в следующие несколько дней, я делегировал беспорядочную кучу онлайн поручений Аше (из личного обслуживания «YMII»): платежи по моим счетам, получение всяких вещей от drugstore.com, поиск для моего сына «Tickle Me Elmo». (На самом деле, в магазин не было «Tickle Me Elmo», поэтому Аша купила «Chicken Dance Elmo» – хорошее решение). Я обязал её позвонить Сингулару, чтобы узнать о моем тарифном плане моего мобильного. Я только догадываюсь, но готов поспорить, что ее звонок был переадресован от Бангалора до Нью-Джерси, а затем назад служащему Сингулару в Бангалоре, что делает меня счастливым по некоторым причинам.

• • •

Четвертое утро моей новой передоверенной жизни, и когда я щелкаю на своем компьютере, мой почтовый ящик уже заполнен обновлениями от моих заграничных помощников. Странное чувство – иметь людей, которые работают на тебя, пока ты спишь. Странное, но великолепное. Я не трачу время понапрасну, в то время как я пускаю слюни на своей подушке; вещи становятся сделанными.

Хани - мой защитник. Взгляните на это: По некоторым причинам, Колорадское Правление Туризма всё время посылает мне письма по электронной почте. (Последний раз, они сообщали мне о фестивале в Колорадо-Спрингсе, представляя самого известного шута в мире). Я попросил, чтобы Хани мягко попросила их, чтобы они перестали присылать пресс-релизы. Вот то, что она послала:

Привет всем,

Якобс часто получает почту от Колорадских новостей, слишком часто. Они – определенно интересны. Однако, эти темы не являются подходящими для «Esquire».

Кроме того, мы действительно понимаем, что Вы проявили много инициативы, работая над этими статьями и посылая их нам. Мы понимаем. К сожалению, эти статьи и письма слишком много отнимают времени на их прочтение.

В настоящее время, эти письма не удовлетворяют правильным целям для нас обоих. Поэтому, мы просим прекратить посылать эти письма.

Мы не хотим унижать Вашу исследовательскую работу этим.

Мы надеемся, что Вы тоже всё поймете.

С благодарностью,

Хани К. Б.

Это - лучшее уведомление об отказе в истории журналистики. Это чрезвычайно вежливо, но в этом есть небольшое затаенное чувство негодования. Хани кажется возмущенной, что Колорадо мог бы потратить впустую ценное время Якобса.

• • •

Я решаю проверить следующие логические отношения: мой брак. Эти споры с моей женой убивают меня, частично потому, что Джули - намного лучший спорщик, чем я. Возможно Аша сможет добиться большего успеха:

Привет Аша.

Моя жена была раздражена мной, потому что я забыл получить наличные деньги в банкомате... Интересно, можешь ли ты сказать ей, что я люблю ее, но мягко напомнить ей, что она также забывает вещи - она потеряла свой бумажник дважды в прошлом месяце. И она забыла купить маникюрные ножницы для Джаспер.

А.Я.

Я не могу сказать Вам насколько острые ощущения я испытал от посылки того письма. Довольно трудно стать намного более пассивно-агрессивным чем препираться с женой через электронную почту от субконтинента на той стороне планеты.

Следующим утром Аша переадресовала мне письмо, которое она послала Джули.

Джули.

Я действительно понимаю твой гнев по поводу того, что я забыл снять деньги в банкомате. Я был забывчив, и я сожалею об этом.

Но я предполагаю, что это не изменит того факта, что я очень тебя люблю...

С любовью, А.Я.

P. S. Это Аша, пишущая от имени г. Якобса.

Как будто этого не было достаточно, она также послала Джули электронную открытку. Я открыл её: два обнимающихся игрушечных мишки, со словами: «В любое время, когда ты захочешь обняться, у меня будет одно объятие для тебя... Я сожалею».

Проклятье! Мои аутсорсеры слишком чертовски милы! Они извинились, но потревожили мои маленькие заморочки. Они пытаются спасти меня от меня самого. Они добрались до суперэго в моём подсознании. Я чувствую себя кастрированным.

Хотя Джули, с другой стороны, кажется весьма рада: «Это мило, сладкий мой. Я прощаю тебя».

• • •

НЕСМОТРЯ НА ТРИ недели с моей командой поддержки, я все еще встревожен. Возможно это вина «Chicken Dance Elmo», которого любит мой сын из-за простых и быстрых движений, но который медленно сводит меня с ума. Неважно какая причина, я полагаю, что пришло время завоевывать другую границу: делегировать мою внутреннюю жизнь.

Во-первых, я попытался делегировать мою терапию. Мой план состоит в том, чтобы дать Аше список моих неврозов и детскую историю или две, чтобы она с моим психиатром минут 50, а затем передала мне его советы. Умно, не так ли? Мой психиатр отказался. Этика или что-то типа того. Прекрасно. Вместо этого, я сделал так, чтобы Аша послала мне дотошно исследованную запись о снятии стресса. У этого решения был хороший индийский аромат с несколькими положениями из йоги и некоторой визуализацией.

Это было хорошо, но казалось недостаточным. Я решил, что я должен делегировать свое беспокойство. В течение прошлых нескольких недель я рвал на себе волосы, потому что коммерческая сделка отнимала слишком много времени для своего завершения. Я спросил Хани, не хочет ли она порвать на себе волосы вместо меня. Всего несколько минут в день. Она подумала, что это замечательная идея. «Я буду волноваться об этом каждый день», - написала она. «Не волнуйтесь».

Аутсорсинг моих неврозов был одним из самых успешных экспериментов месяца. Каждый раз, когда я начинал размышлять, я напоминал себе, что Хани уже был наготове, и я расслаблялся. Без шуток – это стоило начать хотя бы ради этого.

Сразу: Где Вы будете

Будущее уже здесь. Просто оно пока не так сильно распространено.

—Вильям Гибсон, автор Neuromancer, придумал термин «киберпространство» в 1984

Вот предварительный просмотр полной автоматизации.

Я проснулся этим утром, и, так как это был понедельник, проверял свою электронную почту в течение одного часа после изящного завтрака по Буэнос-Айресски.

Совмя из Индии нашел моего давно потерянного одноклассника из средней школы, и Анакуй из «YMII» скомпоновал отчет о научно-исследовательской работе по счастливой пенсии, и отчёт о средних ежегодных часах работы в различных областях деятельности. Интервью на это неделе были запланированы третьим индийским помощником, который также нашел контактную информацию лучших школ Кендо в Японии и лучших учителей сальсы на Кубе. В следующей папке электронной почты, я был рад увидеть, что мой менеджер в Теннесси, Бет, решил почти две дюжины проблем за последнюю неделю (поддерживая в хорошем настроении наших наибольших клиентов из Китая и Южной Африки) - и также скоординировал мои калифорнийские налоги, чтобы они регистрировались моими бухгалтерами в Мичигане. Налоги были заплачены через мою кредитную карту, и быстрый взгляд на мои счета в банке подтвердил, что Шэйн и остальная часть команды процессинга кредитных карт вносили больше наличных денег, чем прошлый месяц. Все было правильно в мире автоматизации.

Это был красивый солнечный день, и я закрыл свой ноутбук с улыбкой. За завтрак в буфете, работающем по системе "ешьте сколько влезет" с кофе и апельсиновым соком, я заплатил 4 доллара. Индийские аутсорсеры стоят примерно 4-10 долларов в час. Мои отечественные аутсорсеры оплачиваются только за выполнение конкретной работы или за доставку продукта. Это создает любопытное деловое явление: отрицательный поток наличности невозможен.

Забавные вещи случаются, когда Вы зарабатываете доллары, живете на песо, и расплачиваетесь в рупиях, но это - только начало.

Но я – наёмный рабочий! Как мне это поможет?

Никто не может дать вам свободу. Никто не может дать вам равенство, справедливость или что-то еще. Если ты человек – ты сам это берешь.

—Малкольм Икс, Говорит Малкольм Икс

Обладание удаленным личным помощником является огромным исходным пунктом и является маркером того, что Вы научились отдать приказы и быть командующим, а не тем, кем командуют. Это - небольшие учебные колеса для самого важного из навыков Нового Богача: удаленное управление и коммуникация.

Пришло время узнать, как быть боссом. Это не является занятием отнимающим много времени. Это дешево, и не имеет рисков. Нуждаетесь Вы в ком-то на данном этапе или нет – совершенно несущественно. Это задание.

Это - также лакмусовый тест на предпринимательство: Вы можете управлять (прямо и жестоко) другими людьми? Если вы у вас будут надлежащие инструкции и практика, то думаю, да. Большинство предпринимателей терпит неудачу, потому что они ныряют в неизведанную глубину бассейна, даже не научившись плавать для начала. Используя виртуального помощника (ВА) в качестве простого упражнения, основы управления проходятся в 2-4-недельном тесте, стоящем примерно 100-400 долларов. Это - инвестиции, не расход, и доходы от этой инвестиции поразительны. Они будут возмещены за максимум 10-14 дней, после которых это будет – чистая, экономящая время, прибыль.

Чтобы стать Новым Богачом не достаточно просто работать более интеллектуально. Необходимо построить систему, чтобы заменить ей себя.

Это - первое упражнение.

Даже если у Вас нет никакого намерения стать предпринимателем, это - окончательное продолжение нашего «80/20» и процесса устранения: Подготовка кого-то, кто заменит Вас, (даже если это никогда не случится) произведет ультра-очищенный свод правил, который сократит остающийся жир и избыточность из Вашего списка. Вялые незначительные задачи будут исчезать, как только кто-то получит деньги, чтобы сделать их.

Но что по поводу стоимости?

Это - препятствие, которое является самым сложным для большинства. Если я могу сделать это лучше чем помощник, почему я вообще должен им платить? Потому что цель состоит в том, чтобы освободить Ваше время, чтобы сосредоточиться на больших и лучших вещах.

Эта глава - дешевое упражнение для того, чтобы провести Вас мимо этого ограничителя стиля жизни. Абсолютно необходимо, чтобы Вы поняли, что Вы самостоятельно всегда можете сделать дешевле что угодно. И это не означает, что Вы хотите провести Ваше время, делая это. Если Вы проводите свое время, стоящее 20-25 долларов в час, делая то-то, что кто-то еще сделает за 10 долларов в час, то это - просто плохое использование ресурсов. Важно сделать крошечные шаги к тому, чтобы платить другим людям за то, чтобы они делали работу для Вас. Немногие делают это, что и является одной из причин того, что у так немногих людей есть свой идеальный стиль жизни.

Даже если стоимость иногда больше в час, чем Вы в настоящее время зарабатываете, дело часто всё равно стоит того. Давайте предположим, что Вы делаете 50000 долларов и таким образом 25 долларов в час (работая с 9 до 6, с понедельника до пятницы, в течение 50 недель ежегодно). Если Вы платите первоклассному помощнику 30 долларов в час, и он спасает Вам один полный 8-часовой день в неделю, то Ваша стоимость (вычитая то, что Вам заплатили) 40 долларов за то, что освободился дополнительный день. Вы заплатили бы 40 $ в неделю, чтобы работать с понедельника по четверг? Я бы – да, и я делаю это. Имейте в виду, что это – самый худший по стоимости сценарий.

Но что, если Ваш босс волнуется?

Это - в значительной степени надуманный вопрос, и его предотвращение лучше чем лечение. Нет никакой этической или юридической причины для босса, чтобы знать что Вы делаете, если Вы выбираете несекретные задачи. Первый вариант состоит в том, чтобы переназначить личные задачи. Время - это время, и если Вы проведете время на хозяйственных работах и поручениях, которое могло бы быть потрачено лучше в другом месте, то виртуальный помощник улучшит жизнь и обучение управлению. Во-вторых, Вы можете делегировать деловые задачи, которые не включают финансовую информацию или информацию о Вашей компании.

Готовы построить армию помощников? Давайте сначала взглянем на темную сторону делегирования. Сделаем обзор для того, чтобы предотвратить злоупотребления властью и расточительное поведение.

Опасности делегирования: Перед тем как начать

Первое правило любой технологии, используемой в бизнесе: автоматизация, примененная к эффективной операции, усиливает эффективность. Второе: автоматизация примененная к неэффективной операции усиливает неэффективность.

—Билл Гейтс

Вам когда-либо давали нелогичные указания, вручали незначительную работу, или приказывали сделать что-либо самым неэффективным возможным способом? Не весело и не производительно.

Теперь Ваша очередь показать, что Вы знаете лучше. Делегирование должно использоваться как дальнейший шаг к сокращению работы, а не как оправдание для создания больших движений и добавления незначительной работы. Помните – пока что-либо не является четко определенным и важным, никто не должен делать этого.

Устраните прежде, чем Вы делегируете.

Никогда не автоматизируйте то, что может быть устранено, и никогда не делегируйте то, что может быть автоматизировано или упрощено. Иначе, Вы тратите впустую чье-то время вместо своего собственного, которое теперь тратит впустую Ваши с трудом заработанные деньги. Как насчёт стимула быть продуктивным и производительным? Теперь Вы играете со своим собственным тестом. Это кое-что, с чем я хочу, чтобы Вам стало комфортно, и этот крошечный шаг - маленькая игра.

Я говорил об устранении прежде, чем Вы делегируете?

Например, это популярно среди руководителей, чтобы их помощники читали электронную почту. В некоторых случаях это ценно. В моем случае я использую фильтры спама, автоответчик с ответами на часто задаваемые вопросы, и автоматическую переадресацию аутсорсерам, чтобы ограничить мои обязательства по ответам на почту до 10-20 электронных писем в неделю. В неделю мне требуются 30 минут, потому что я использовал системы – устранения и автоматизации - чтобы сделать это так.

И при этом я не использую помощника, чтобы установить встречи и конференц-звонки, потому что я устранил встречи. Если я должен договориться о странном 20-минутном звонке в этом месяце, то я пошлю электронное письмо с одним или двумя предложениями и это будет сделано.

Принцип номер один – очистить правила и процессы прежде, чем добавить людей. Используйте людей, чтобы усилить очищенный процесс, умножая продуктивность; используйте людей как решение плохого процесса умножающего проблемы.

Меню: Мир возможностей

Мне не интересно собирать крохи сочувствия со стола того, кто считает себя моим хозяином. Мне необходимо полное меню прав .

—Бишоп Десмонд Туту, южно-африканский духовник и активист

Следующий вопрос тогда будет таким: «Что Вы должны делегировать?» Это - хороший вопрос, но я не хочу отвечать на него. Я хочу посмотреть сериал «Family Guy».

По правде говоря, это адская работа – писать о том, как не работать. Ритика из «Brickwork» и Венки из «YMII»более чем способны написать эту часть, поэтому я только упомяну два руководящих принципа и оставлю умственную грыжу работы над деталями для них.

Золотое правило #l:Каждая делегированная задача должна быть и отнимающей много времени и четкой. Если Вы бегаете вокруг подобно цыпленку с отрубленной головой и поручаете Вашему виртуальному помощнику делать это за Вас, то это не улучшает положение дел во вселенной.

Золотое правило #2: Проще говоря, получайте удовольствие от этого. Пусть у Вас будет кто-нибудь в Бангалоре или Шанхае, кто будет посылать электронные письма Вашим друзьям, как Ваш личный консьерж, чтобы назначить дату совместного обеда или подобных вещей. Беспокойте своего начальника странными звонками по телефону с сильным акцентом с неизвестных номеров. Быть эффективным не означает быть все время серьезным. Это - забавно, контролировать изменения. Вытащите немного волнений из своей головы, чтобы они не превратились со временем в комплексы.

=============================================================================