Передумови та принципи створення КСБО
Перед впровадженням комп'ютерної системи бухгалтерського обліку на підприємстві необхідно провести решжиніринг бізнес-процесів, тобто переосмислення та перепроектування діяльності підприємства для досягнення суттєвих покращань в таких ключових для сучасного бізнесу показниках, як прибуток, якість, рівень обслуговування та оперативність.
Після прийняття рішення про реорганізацію підприємства проводиться комплексне обстеження схеми його фінансово-господарської діяльності та складається проект реорганізаційних заходів. Підприємство повинно налаштовуватись на систему, а система, яка несе в собі технологію управління та досвід попередніх впроваджень, адаптується до конкретного бізнесу.
Застосування комп'ютерних технологій в бухгалтерському обліку значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Але при організації бухгалтерського обліку на конкретному підприємстві постає питання про доцільність створення на підприємстві КСБО. Це питання дуже важливе, оскільки вибір способу обробки облікової інформації є ключовим в організації бухгалтерського обліку, яка повинна відповідати особливостям конкретного підприємства, його цілям та інтересам, а також сприяти планомірному та раціональному веденню господарства. В принципі на підприємствах можна організувати облік і без застосування комп'ютерів, але за умови належної організації управління підприємством в цілому. Бухгалтерія великого підприємства може бути організована порівняно задовільно навіть у тому випадку, якщо вона ведеться з використанням застарілих технічних прийомів, але обов'язковою при цьому є наявність раціональної організації управління підприємством в цілому. Створення та використання комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку здатне не тільки прискорити процес обробки інформації на підприємствах, де облік організований добре, але й суттєво покращити його організацію на підприємствах, де у веденні бухгалтерського обліку панує безлад. Така можливість зумовлена тим, що комп'ютерний спосіб обробки облікової інформації вимагає формального та чіткого опису облікових процедур у вигляді алгоритмів, що впорядковує порядок виконання обов'язків працівниками обліку.
Організація бухгалтерського обліку потребує певних передумов. Серед них можна виділити наступні: 1) детальне вивчення технології виробництва; 2) висока кваліфікація головного бухгалтера.
При комп'ютеризації бухгалтерського обліку підприємств можна виділити дві передумови, характерні для організації комп'ютерного обліку: 1) наявність грошових коштів для інвестицій в створення та експлуатацію інформаційної системи; 2) зацікавленість керівника та головного бухгалтера підприємства.
Бухгалтерська інформаційна система великого підприємства створюється на основі комплексу автоматизованих робочих місць (АРМ) облікових працівників, які працюють в мережі з централізованим управлінням.
Основним при проектуванні бухгалтерських інформаційних систем є принцип .системного підходу. Його сутність полягає в тому, що КСБО розглядається як система, в якій всі її складові елементи й процеси, що відбуваються, взаємопов'язані з урахуванням як внутрішніх, так і зовнішніх факторів. Згідно з системним підходом об'єкт розглядається як єдине ціле, а не як сукупність складових його частин. Запроваджуючи і далі цей принцип, специфічні властивості об'єкта можна оцінити тільки з позицій усієї системи. Тобто, спочатку треба обумовити цілі і критерії системи, а потім структурувати систему для виявлення комплексу технічних, економічних та організаційних питань, розв'язання яких необхідне для того, щоб проектовані системи відповідали певним цілям і критеріям. Без комплексного і всебічного вирішення цих питань ефект від впровадження КСБО значно знижується.
Принцип системного підходу передбачає в процесі проектування бухгалтерських інформаційних систем проведення аналізу об'єкта управління в цілому і системи управління ним, а також визначення загальних цілей і критеріїв функціонування об'єкта в умовах його автоматизації. Даний принцип передбачає однократне введення інформації в систему і багаторазове її використання, наявність єдиної інформаційної бази, комплексне програмне забезпечення.
Принцип системного підходу є не тільки основним при створенні КСБО, а й значною мірою впливає на інші принципи, визначаючи їх успішну реалізацію.
Крім цього, створення КСБО повинно базуватись на наступних принципах: економічної доцільності, гнучкості, контролю, захисту та безпеки даних, сумісності та універсальності, безперервності розвитку.
Економічна доцільність. Переваги, що очікуються від використання системи, повинні перевищувати витрати на проектування, впровадження, вивчення, супровід.
Гнучкість. Система, що створюється, повинна мати достатній запас гнучкості, щоб забезпечити можливість реагування на зміну зовнішніх факторів. Основними вимогами до гнучкості бухгалтерської системи є такі можливості: 1) зміна (налагодження) Плану рахунків; 2) ведення аналітичного обліку за довільними рахунками та ознаками; 3) зміна (налагодження) шаблонів типових бухгалтерських операцій; 4) зміна (налагодження) форм типових звітів і доповнення новими звітами, що створюються користувачем.
Контроль. Створення паралельних інформаційних потоків, які контролюють один одного та забезпечують достовірність облікових даних. Таке ведення облікових записів забезпечує своєчасне виявлення відхилень, після чого бухгалтер працює не з усім інформаційним масивом, а тільки з даними відхиленнями. Тому електронний обліковий регістр (журнал операцій) не виправляється, а зберігається в невиправленому вигляді. Всі помилки, які виникають при подальшій роботі з регістром, виправляються бухгалтером від руки прямо в самому регістрі, або фіксуються ним в окремому журналі виправлення помилок. В цьому випадку протягом всього облікового циклу (як правило, місяця) дані, зафіксовані в запам'ятовуючому пристрої комп'ютера, не виправляються. По закінченні місяця бухгалтер отримує два регістри - безперервний, суцільний основний регістр, що містить помилкові записи, і скоригований, який містить виправлення. В цьому випадку залишається "слід", що чітко показує всі виправлення, які вносить бухгалтер. Останній точно знає підсумок і при цьому, що дуже важливо, втрачає можливість безпосередньо виправляти початковий запис. Але, якщо вимоги до контролю облікової інформації не дуже суворі, то слід поєднувати окремі ділянки обліку таким чином, щоб факти надходження по одній ділянці (наприклад, по складу) і вибуття по другій (наприклад, за договором постачання) реєструвалися як одна операція, що проходить по двох ділянках, і тим самим виключалась можливість розбіжності.
Захист і безпека даних. Система, що проектується, повинна сприяти захисту активів підприємства від нераціонального їх використання і забезпечувати надійність та безпеку інформації в системі. Якісна комп'ютерна система бухгалтерського обліку повинна виконувати наступні функції щодо безпеки даних: 1) поділ доступу до функцій і даних системи шляхом авторизації користувачів за паролем; 2) шифрування даних; 3) наявність контролю за входом до системи і ведення журналу робочого часу; 4) контроль за періодичністю створення резервних (архівних) копій інформації.
Сумісність. Принцип сумісності означає, що система повинна проектуватися з урахуванням людського фактору та організаційних особливостей підприємства, вже наявних комп'ютерів і програм. Під організаційними особливостями підприємства найчастіше розуміють способи взаємодії окремих працівників та підрозділів. Необхідно також перевірити сумісність нової комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку з вже наявним обладнанням і програмним забезпеченням.
Універсальність. Програмна система повинна вирішувати не окрему задачу, а виконувати стандартні процедури і обробляти конкретну задачу як окремий випадок більш загальної. Тому при складанні алгоритму слід звертати увагу на масові операції і процедури. Розробник повинен зібрати статистичні дані про типи господарських операцій та їх частоту на конкретному підприємстві. Після цього слід поділити інформаційний масив на стандартні і нестандартні операції. Алгоритм повинен бути орієнтований на масові операції, але передбачати обробку й немасових. Останнє досягається двома способами: або операціями, що рідко виконуються (нестандартні) і передбачаються в алгоритмі, або такими операціями, що зовсім виключаються із загального циклу комп'ютеризованої обробки даних, а в процесі роботи підлягають індивідуальному коригуванню.
Визначення типу процедур обробки інформації може здійснюватися наступним чином: реєстрація господарських об'єктів здійснюється шляхом процедур, які поєднують масові (а) і немасові (б) операції:
Р = абі + абг + ... + абі + ... +абл/ (1)
В результаті виділення масових процедур виникає положення:
Р = а(б, + б2+...+6І+...б„), (2)
де а - господарські операції та розрахунки, що носять масовий характер;
б - операції, що не підлягають стандартизації і реалізуються на практиці ручним введенням.
Безперервність розвитку передбачає постійне вдосконалення всіх видів його забезпечення (технічного, програмного, інформаційного та ін.). Це зумовлено тим, що з розвитком підприємств виникають нові завдання управління, удосконалюються та змінюються старі. З цією метою необхідно передбачити можливість заміни застарілих технічних та програмних засобів новими, більш продуктивними. На принцип безперервного розвитку впливає принцип гнучкості, який зумовлює пристосованість системи до можливих перебудов, що забезпечується модульністю побудови всіх підсистем і стандартністю їх взаємозв'язку.
Виділяють різні підходи до створення КСБО, що підходів до побудови відрізняються за ступенем впливу на організаційну структуру та за комплексністю вирішення облікових
За ступенем впливу на організаційну структуру підприємства та бухгалтерії виділяють два підходи.
Перший грунтується на адаптації інформаційної технології до організаційної структури підприємства та бухгалтерії. При даному підході КСБО пристосовується до організаційної структури в її існуючому вигляді і відбувається лише локальна модернізація сформованих методів роботи. При цьому здійснюється розподіл функцій між технічними працівниками (операторами) і спеціалістами (бухгалтерами, адміністраторами), об'єднання функцій збирання і обробки інформації (фізичний обіг документів) з функцією прийняття рішень (інформаційний обіг). Отже, перший спосіб впровадження нової інформаційної технології орієнтований на діючу організаційну структуру управління. При цьому ступінь ризику від впровадження цієї технології зводиться до мінімуму, оскільки відповідні витрати незначні, а організаційна структура залишається без змін.
Другий, значно ефективніший підхід до впровадження КСБО, передбачає раціоналізацію організаційної структури. Організаційна структура оптимізується таким чином, щоб впровадження інформаційної технології дало найбільший ефект. Основою такого підходу є максимальний розвиток технічних комунікацій і розробка нових організаційних взаємозв'язків, які раніше були економічно недоцільні. Продуктивність організаційної структури зростає, оскільки дані розподіляються раціональніше і зменшується обсяг інформації, що циркулює .системними каналами. Цей спосіб спрямований на принципову зміну організаційної структури управління в напряму її удосконалення.
Переваги та недоліки двох підходів до створення КСБО, що відрізняються впливом на організаційну структуру підприємства і бухгалтерії, наведені на рис. (див. рис. 3.2).
За комплексністю вирішення облікових завдань розрізняють два підходи: підхід, який характеризується виділенням найбільш трудомістких задач та їх комп'ютеризацією, і підхід, який передбачає комплексне вирішення облікових завдань. Перший підхід може прискорити ведення обліку на найбільш трудомістких ділянках, але, оскільки послідовність обробки даних не змінюється, суттєвого підвищення ефективності не відбувається. Реалізація цього підходу характеризується локальними змінами методології обліку. Система обліку удосконалюється шляхом задоволення окремих вимог комп'ютеризації. Наприклад, складання і використання кодів, упорядкування первинних документів і документообігу тощо. Такий підхід спостерігається на підприємствах, де відсутній план комплексної комп'ютеризації обліку.
Бухгалтерський облік є системним обліком. Його задачі можуть вирішуватися окремо, але вони пов'язані інформаційними каналами, що забезпечують повноту результатної інформації. Ігнорування цього факту призводить до негативних наслідків. Комп'ютеризація окремих, розрізнених ділянок бухгалтерського обліку є суттєвим недоліком в комп'ютеризації обліку. При такому підході для кожної із задач створюється окрема програма. І хоча при цьому можливе використання певних спільних частин у всіх цих задачах, наприклад, процедур введення-виведення тощо, зберігається індивідуальність підходу до їх вирішення. В підсумку це призводить до різкого збільшення кількості варіантів реалізації облікових задач, що може бути виражено наступною формулою:
К = m*n*r
де m,n,r - відповідно кількість галузей народного господарства, різних ділянок обліку та варіантів їх комп'ютерної реалізації.
Окремі задачі, підзадачі та функціональні модулі мають складну ієрархічну структуру, свої вхідні та вихідні інформаційні канали і алгоритми вирішення. В результаті цього комплекси задач та підсистеми в межах окремого підприємства погано взаємодіють між собою, через що різко знижується ефективність впровадженої системи.
Другий підхід передбачає зміни в методології бухгалтерського обліку, зокрема використання комп'ютерних форм обліку (див. розділ 2), а через неї-реалізацію можливостей комплексної комп'ютеризації облікових функцій. В результаті досягається найбільша ефективність, але для цього необхідна розробка системного, комплексного, гнучкого плану комп'ютеризації. Комплексна, системна комп'ютеризація передбачає розробку попереднього єдиного проекту системної комп'ютеризації обліку як єдиного процесу.
Інформаційна технологія, що має достатньо тривалий період застосування, зазвичай підлягає багаторазовій модифікації, що пов'язано з необхідністю внесення змін і доповнень, викликаних змінами зовнішніх умов і вимог до бізнесу та бухгалтерського обліку. Умови існування бухгалтерського обліку в Україні ставлять специфічні вимоги до можливостей налагодження і до програмування КСБО. Імпортні бухгалтерські програми, на відміну від вітчизняних, розраховані на роботу в умовах стабільного фінансового і податкового законодавства. Саме тому для створення КСБО в Україні доцільно використовувати тільки українські та адаптовані російські програмні продукти.
Найкраще дозволяють налагоджувати КСБО та відповідають принципу гнучкості програми, побудовані за трирівневою структурою (рис. 3.3). При цьому кожен рівень може створюватись і налагоджуватись різними фірмами та групами спеціалістів із застосуванням різних мов програмування.
