Место и роль документов в управлении на современном этапе
Предмет, содержания и задачи ДОУ.
| Решения |
| Служебные записки, отчетности |
| Акты, протоколы, заключения |
| Отчеты |
| Законы, указания, рекомендации, нормы |
| Вышестоящие органы |
| Служба контроля |
| Исполнители |
| Администрация |
| Служба управления |
| Служба делопроизводства |
| Приказы, задания |
Часть дело производства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием.
Вопросы движения и учетов документов связано с понятием документооборот.
Деятельно по организации хранения документов относиться к архивному делу.
| Создание документов |
| Организация хранения документов |
| Делопроизводство |
| Документирование |
| Документооборот |
| Архивное дело |
| Движение и учет документов |
Документооборот на предприятии:
1. Курьер;
2. Секретарь;
3. Архив;
4. Исполнители;
5. Директор.
Целью и изучением дисциплины является овладении основами правильного оформления документов и надлежащий организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документов.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота.
Основные задачи ДОУ:
1. Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
2. Обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия;
3. Хранение документов.
Место и роль документов в управлении на современном этапе.
Проблему ДОУ:
1. Существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации;
2. Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжение сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг; по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Требования к информации:
1. Достоверность;
2. Точность;
3. Своевременность;
4. Достаточность для принятие наилучшего решения.
У нас в стране 27.07.2006г. принят ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». в законе отражены определения «информация» и «документ».
Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах не зависимо от формы их представления.
Документированная информация (документ) – материальный объект с информацией закрепленной созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве.
Документ имеет два свойства – информативное и эксплуатационное:
1. Информационное свойство документа – это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и т.д.
2. К эксплуатационным свойствам документа относят долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
Основные функции документа:
1. Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления);
2. Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности);
3. Коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
4. Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов);
5. Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повешенного уровня образовательной подготовки);
6. Учебная (для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).
Классификация документов.
Все документы классифицируются по отраженным в ним видам деятельности:
1. Документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью. Такие документы могут составлять работники всех подразделений).
2. Документы по функциям управления (эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта).
По способу документирования:
1. Рукописные;
2. Электронные;
3. Графические;
4. Кинодокументы, фотодокументы.
По сфере исполнения:
1. Организационно распорядительные;
2. Финансовые;
3. Научно-технические;
4. Отчетно – статистически.
По содержанию:
1. Простые;
2. Сложные.
По месту составления:
1. Внутренние;
2. Внешние;
По степени гласности:
1. Открытые;
2. С грифом ограничения доступа («для служебного доступа» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение, которой может нанести ущерб её обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).
По происхождению:
1. Официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятий);
2. Личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
По юридической силе:
1. Оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
2. Копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все го внешние признаки, не имеющие юридической силы);
3. Отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформление подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило подписью не заверяется);
4. Заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
5. Выписки (части документа с указаниями, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
6. Дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
По форме изложения (степени унификации):
1. Индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);
2. Трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
3. Типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления-типовые инструкции);
4. Примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);
5. Унифицированные (входящие в какую либо унифицированную систему документации).
По срокам исполнения:
1. Строчные (с указанием срока исполнения);
2. Несрочные.
По строкам хранения:
1. Временного хранения (до 10 лет);
2. Долгово хранения (свыше 10 лет);
3. Постоянного хранения.
Тема №2 «История развития системы
государственного документирования»
Вопросы для обсуждения:
1. Делопроизводство в Древней Руси;
2. Приказное делопроизводство XV-XVIIвв.;
3. Коллежское делопроизводство;
4. Министерское делопроизводство XIX – начало XXвв.;
5. История управления и делопроизводства в XX веке.