Вставте у форму обчислювальний елемент керування

Вставте поле з назвою Сума, значення якого є сумою балів одного студента з усіх предметів. Для цього на панелі елементів натисніть на кнопку аб/. Клацніть на формі там, де має бути значення поля Сума. Перемістіть об'єкти, якщо треба, на вільні місця. Введіть ліворуч назву (підпис) поля Сума, а в рамку праворуч — формулу для обчислення суми оцінок =[Мат] + [Інф] + [Фіз] + [Літ] + [Мова].

25. Розташуйте на формі кнопку для огляду наступного запису і назвіть її Вперед.

Натисніть на кнопку Кнопка на панелі елементів і клацніть на формі, де треба розмістити кнопку. Кнопка Запуск майстра і також має бути натиснутою. Відкриється вікно майстра і створення кнопок. У категорії Переходи по записах виберіть дію Наступний запис => Далі. Введіть текст підпису кнопки «Вперед» і виберіть рисунок кнопки з меню зразків. Робочу назву кнопці можете не давати => ГОТОВО.

26. Розташуйте на формі кнопки з назвами «Назад», «Створити запис», а також кнопку «Закрити форму» з категорії Робота з формою.

27. Перейдіть у режим форм і погортайте записи, користуючись своїми кнопками.

28. Уведіть один новий запис у режимі форм.

29. Вставте в основну форму Оцінки підпорядковану форму, що міститиме номери телефонів певного студента.Перейдіть у режим конструктора. Клацніть на кнопці Підпорядкована форма/ЗВІТ на панелі елементів керування і в основній формі обведіть контур для підпорядкованої форми, Виконуючи вказівки майстра, налагодьте зв'язок з таблицею Телефони і відберіть для підпорядкованої форми лише поля

Прізвище, Телефон і Типтел. Задайте зв'язок між даними з двох таблиць по полю Прізвище (перетягніть це поле з першої таблиці на відповідне поле в другій), натисніть на кнопку ГОТОВО. Поверніться в режим форм і погортайте форми. Стежте за змінами в підпорядкованій формі.

30. Перейдіть у режим конструктора. Розташуйте всі об'єкти на формі якнайкраще.

Перейдіть у режим форми і продемонструйте результат.

31. Закрийте базу даних, зберігаючи форму. Здайте звіти.

Контрольні запитання

1. Що таке форма?

2. Яке призначення форм?

3. Які є способи відображення даних з БД для візуального огляду?

4. З чого складається форма?

5. Що таке обчислювальний елемент керування?

6. Які є способи створення форми?

7. Форма — це файл з даними чи спосіб відображення даних?

8. Яке призначення конструктора форм?

9. Що таке елемент керування? Які є елементи керування?

10. Які дані наводять у вигляді форми?

11. Які переваги таблиць над формами?

12. Які дані можна розмістити у формі?

13. Які переваги використання майстра форм над конструктором?

14. Як вставити заголовок у форму?

15. Як виконати обчислення в формах?

16. Як нарисувати у формі прямокутник?

17. Як ввести у форму деякий текст?

18. Які є стилі форм?

19. Що таке комбінований спосіб створення форми?

20. Які переваги форм над таблицями?

21. Як переміщати об'єкти по полю даних конструктора форми?

22. Як вставити кнопку в форму?

23. Як створити підпорядковану форму?

24. Як змінити розміри складових форми?

25. Як можна гортати форми?

26. Для чого у форму вставляють елементи керування?

27. Як ввести будь-який текст у форму?

28. Як вилучити запис у формі? Чи буде він вилучений з бази даних?

29. Як приписати створюваній кнопці конкретну дію?

30. Як створити форму із закладками?

31. Як у форму вставити свою фотографію?

32. Що спільного між таблицями і формами?

33. Як видрукувати форму? Як вставити новий запис у форму?

34. Як вставити у форму картинку?

35. Як редагувати дані у формі?

 

 


Практична робота №3-4. MS Access. Реляційні зв'язки між таблицями

Мета

Уміти створювати реляційні зв'язки між таблицями.

План

1. Поняття ключового поля.

2. Зв'язки між таблицями.

Задача «Склад».

Створити базу даних з такими чотирма таблицями: Склад — для обліку товарів на складі з полями Номер (числовий), Назва Товару (текстовий), Ціна (числовий), Кількість (числовий), Імпорт (логічний); Клієнти — для обліку клієнтів з полями Код Клієнта-(числовий), Назва Клієнта (текстовий), Телефон (текстовий); Замовлення — для обліку замовлень клієнтів з полями Код Клієнта (числовий), Назва Товару, Куплено шт. (числовий), Дата (дата); Менеджери (які працюють з певними товарами і клієнтами) з полями: Менеджер, Код Товару, Назва Клієнта. Створити форму Склад. Створити форму Клієнти з підпорядкованою формою про їхні замовлення. Найменування товарів, назви клієнтів та інші дані задайте на свій розсуд. Кількість записів у таблицях не менша п'яти. Обдумайте, опишіть і задайте можливі зв'язки між таблицями.

Теоретичні відомості

1. Поняття ключового поля. У таблиці має бути хоча би одне поле, жодне значення в якому не повторюється. За допомогою цього поля ідентифікуються записи у цілій таблиці. Таке поле називають ключовим. Якщо створюють декілька таблиць, які об'єднані спільною тематикою, як, наприклад, у задачі про успішність студентів, то таке поле повторюють в інших таблицях, де його значення можуть повторюватися. В іншій таблиці це поле називають полем зовнішнього ключа. Ключове поле служить для налагодження зв'язків між таблицями. Якщо деяке поле в конструкторі оголошене як лічильник, то воно за замо-вчуванням стає ключовим, наприклад, поле НОМЕР у таблиці Оцінки.

У цій же таблиці поле Прізвище чи поля з оцінками не можуть бути ключовими, оскільки значення в них можуть повторюватися. У задачі про склад ключовими можуть бути поля Код Товару, Код Клієнта у відповідних таблицях.

У конструкторі таблиці ключове поле позначається піктограмою із зображенням ключа у полі ліворуч від назви. Задати чи скасувати ключове поле можна за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів чи контекстного меню цього поля.

2. Зв'язки між таблицями. Між декількома таблицями можуть бути налагоджені зв'язки. Власне зв'язані таблиці і бази даних, що їх містять, називають реляційними. Є три типи і в'язків: один до одного, один до багатьох і багато до багатьох.

Розглянемо таблиці Оцінки, Телефони і Адреси.4 Між таблицями Оцінки і Адреси можна налагодити зв'язок по полю НОМЕР типу один до одного (одному запису в першій таблиці відповідатиме один запис у другій). Завдяки такому зв'язку програма однозначно розпізнає, яка адреса в деякого студента, хоча прізвище студента в таблиці Адреси вже не повторюється. Між таблицями Оцінки і Телефони можна налагодити зв'язок по полю НОМЕР типу один до багатьох (один студент може мати багато телефонів). Тоді програма зможе автоматично визначити для конкретного студента всі його номери телефонів.

Для налагодження зв'язків між таблицями призначена команда Сервіс => Схема даних. У конструктор схеми даних потрібно долучити таблиці, наприклад, Оцінки, Адреси, Теле-фони, і закрити вікно зі списком таблиць. Щоб налагодити перший зв'язок, слід перетягнути ключове поле НОМЕР з таблиці Оцінки на поле НОМЕР в таблиці Адреси і в діалоговому вікні Зв'язки задати тип зв'язку і режими, пов'язані з цілісністю даних і каскадним обновленням полів, чи вилучення записів => ОК.

Зв'язок один до багатьох налагоджують перетягуванням поля НОМЕР з таблиці Оцінки на поле НОМЕР в таблиці Телефони і т.д. За допомогою контекстних меню ліній зв'язку можна задавати чи змінювати тип зв'язку, а також вилучати зв'язки.

Зв'язки між таблицями дають змогу ефективно відшукувати потрібні записи і маніпулювати даними. Наприклад, якщо таблиці зв'язані по деякому полю, то у разі виконання запиту на вилучення з таблиці Оцінки запису про невстигаючого студента будуть автоматично вилучені записи про цього студента з таблиць Телефони й Адреси.


Хід роботи

1. Налагодьте зв'язки між таблицями БД про студентів.

2. Розв'яжіть задачу про склад.

Побудуйте самостійно таблиці і форми. Налагодьте зв'язки між таблицями.

Практичні роботи № 29-30 Тема

MS Access. Робота з фільтрами і запитами.

Мета

Уміти конструювати фільтри і запити для відшукання інформації у базі даних. Знати призначення таких запитів: на вибірку, параметричних, на внесення змін у БД, на до-повнення, вилучення, копіювання, створення, обчислення,

План роботи № 29

1. Команда Знайти.

2. Робота з фільтрами.

3. Запит на вибірку з простою числовою умовою.

4. Запит на вибірку з умовою по текстовому полю.

5. Запит з параметром.

План роботи № ЗО

1. Запит на створення нової таблиці з копіюванням у неї даних.

2. Запит на доповнення таблиці.

3. Запити на створення таблиць з обчислювальним полем.

4. Запити на відшукання повторень і вилучення записів.

5. Запит на копіювання частини таблиці.

6. Створення таблиці «Адреси».

Завдання

Для таблиці Оцінки, створеної раніше, чи таблиці, заданої викладачем, сконструювати різні фільтри і запити згідно з планом роботи. Після виконання кожного фільтра чи запиту занотовувати у звіт номери записів, які задовольняють критерій пошуку.

Теоретичні відомості

1. Команда Знайти.Бази даних можуть містити тисячі і десятки тисяч записів.

Типову задачу опрацювання даних формулюють так: серед записів відшукати в БД ті, які задовольняють деякий критерій (умову), і вивести їх на екран, папір чи створити з них іншу таблицю.

Для відшукання потрібних даних використовують команду Знайти, а також фільтри і запити.

Команда Редагувати => Знайти дає змогу відшукати записи у великій таблиці за деякою нескладною умовою пошуку у всій базі чи в конкретному полі.

2. Фільтри.Фільтри застосовують у випадку нескладних умов пошуку і виведення даних на екран чи папір. На відміну від команди Знайти тут зайві записи не висвітлюються. Є три типи фільтрів: фільтр за вибраним, фільтр за формою і розши­рений фільтр. Доступ до команд роботи з фільтрами можна отри­мати одним із трьох способів:

1) виконати команду головного меню Запис =>Фільтр;

2) виконати команду з контекстного меню;

3) скористатися кнопками команд на панелі інструментів:

♦ Фільтр за вибраним ;

♦ Змінити фільтр (фільтр за формою);

♦ Розширений фільтр;

♦ Застосувати/Скасувати фільтр v .

Як користуватися кнопками — це ви дізнаєтеся, виконуючи роботу. Під час експериментів застосовуйте команду-кнопку Скасуватифільтр, щоб повернути початкове відображення таблиці.

3. Побудова виразів для пошуку даних.Для відшукання даних згідно з деяким критерієм відбору (умови відбору) користувач будує логічні вирази, які бувають простими або складеними.

Прості вирази (умови) — це числа, тексти, вирази з необов'язковою операцією порівняння. Вони описують критерій шукання даних за зразком у заданому полі. Значенням виразу може бути «так» або «ні». Розглянемо приклади простих умов:

а) =5 або 5, >3, <=5, <>3 або !3 (не 3) — для числових полів;

б) 4/21/85 або 4.21.85 — для полів з датами в американському стандарті; 21/4/85 або 21.4.85 — у європейському стандарті; < date() — усі дати до вчора, оскільки функція date() має значення сьогоднішньої дати;

в) "Артист" або Артист — для текстових полів з прізвищами; Like[A-T] — для пошуку слів, які починаються на А, Б, В, Г; Like[!A-F] — слів, які починаються на Д, Е, ...Я;

Like uAp*" або Ар* — слів, які починаються на «Ар»;

Like *ко —слів, які закінчуються на «ко»;

Like 69#### — шестизначних номерів телефонів, які починаються на 69.

У шаблонах операції порівняння Like символ * означає деяку кількість будь-яких символів, символ ? — один будь-який символ, # — одну цифру, ! — заперечення.

Складені вирази — це вирази, побудовані з простих за допомогою логічних операцій not(не), and(і), or (або).Наприклад, not 2; between 3 and 5 (між 3 і 5); 3 or 4 or 5; Таня or Ipa; between

date()-30 and date() - дати за минулі ЗО днів від сьогоднішньої, between 4/21/99 and 5/21/99 - між двома датами.

У конструкторах фільтрів і запитів умови вводять у рядок

умов. Умови, які стосуються різних полів і мають сполучник

(логічну операцію) "і", записують в одному рядку конструктора

умов. Умови, які стосуються одного поля і мають сполучник

або , розташовують одну під одною.

4. Запити. Запит - це засіб відшукання записів, різних маніпуляцій з даними, зокрема, перетворення таблиць і створення на їхній основі нових таблиць. На відміну від фільтра запит є структурним елементом бази даних, що має назву, яка поміщається на закладку Запити головного вікна БД.

Розрізняють декілька типів запитів. Найпростішим є звичайний запит (інша назва запит на вибірку), який відображає на екрані вибрані з БД записи. Ці запити не змінюють таблиці БД Для створення нової таблиці, що міститиме вибрані з деякої таблиці записи, внесення змін у таблиці (доповнення, оновлення, вилучення чи архівування записів, створення обчислювального поля тощо) використовують запити на перетворення (на внесення змін, на виконання дії з таблицею, action queries)

Запит створюють вручну в режимі конструктора або за допомогою майстра запиту на базі деякої таблиці чи декількох таблиць, яку/які додають до запиту.

Щоб створити запит вручну, треба виконати таку послідовність команд, стартуючи з головного вікна бази даних:

Вікно БД => Запити => Створити => Конструктор => ОК =>додають таблицю, наприклад, Оцінка =>Закривають вікно Додати таблицю.

Отримують вікно (бланк) конструктора запитів, яке потрібно заповнити (рис. 58).

Конструювання запиту складається з декількох етапів.

1. Рядок Поле міститиме назви полів, які користувач хоче

виразити у запиті. Щоб заповнити цей рядок, у вікні таблиці

Оцінки вибирають усі чи потрібні поля і перетягують їх у рядок Поле

на бланку Інший спосіб: рядок Поле заповнюють, клацнувши в

ньому і вибравши назву кожного поля із запропонованого списку.

2. Задають, якщо потрібно, режим упорядкування записів (методом вибору режиму зі списку) і режим відображення полів на екрані.

3. Вводять умови пошуку в рядок умов

4. Щоб запустити запит на виконання, виконують команди Запит =>Запуск

чи натискають на кнопку запуску, на якій нарисовано знак оклику(!)

Рис. 58. Вікно конструктора запиту.

5. Для редагування запиту треба повернутися до конструктора.

6. У разі потреби змінюють тип запиту командою з меню Запит => Вибирають потрібний тип із запропонованого списку.

7. Коли запит готовий, закривають конструктор зі збереженням запиту з деякою назвою у файлі БД.

Загальна схема роботи із запитами на внесення змін така:

1) виконують звичайний запит на вибірку записів;

2) змінюють тип запиту, наприклад, на створення нової таблиці тощо;

3) запускають запит на виконання — буде створена нова таблиця з відібраними записами.

Окрім вищезазначених, є й інші типи запитів: перехресний, результат роботи якого нагадує зведену електронну таблицю; на виявлення записів, що повторюються; на виявлення записів, що не мають підпорядкованих записів у деякій іншій таблиці (наприклад, такий запит, застосований до таблиць Оцінки і Телефони, дає змогу виявити студентів, які не мають телефонів).

Створення запитів за допомогою конструктора називають технологією QBE (Query By Example). Створивши QBE-запит, можна ознайомитися з його SQL-кодом, натиснувши на кнопку з написом SQL. Мову SQL розглянемо в наступній роботі.

Словник

Редагувати Правка Edit

Знайти/Поміняти Найти/Заменить Find/Replace

Зразок Образец Find What

Фільтр за вибраним Фильтр по выделенному Filter by Selection

Застосувати/Скасувати Применить/Удалить Apply/Remove

Змінити фільтр Изменить фильтр Filter by Form

Розширений фільтр Расширенный фильтр Advanced Filter

Запит на вибірку Запрос на выборку Select Query

Додавання таблиці Добавление таблицы Show Table

Додати/Закрити Добавить/Закрыть Add/Close

Умова, критерій Условие отбора Criteria

Вивести на екран Вывод на экран Show

Створення таблиці Создание таблицы Make New Table

Доповнення Добавление Append

Записи, що повторюються Повторяющиеся записи Dublicate Records

Хід роботи №29

1. Запустіть програму MS Access і відкрийте БД, що містить таблицю Оцінки, чи створіть подібну таблицю.

2. Розгляньте таблицю і відкорегуйте її.

Якщо в таблиці немає відмінників, змініть дані так, щоб вони були, а також щоб були учні/студенти, які вчаться лише на "4" і "5", і щоб були такі, котрі мають "2" з математики. У таблиці повинно бути не менше десяти записів.

3. Поекспериментуйте з командою Знайти, щоб відшукати записи, де прізвища студентів починаються на букву М. Клацніть у полі Прізвище і виконайте команду Редагувати => Знайти =>У поле Зразок введіть М* і увімкніть перемикач Шукати тільки в поточному полі => Знайти => Знайти далі.

4. Знайдіть записи студентів, які мають "5" з математики.

5. Усі студенти виправили "2" з математики на "З". Внесіть зміни в БД, використовуючи команду Редагувати => По­міняти.

6. Виведіть на екран (відфільтруйте) записи про студентів, які мають з математики оцінку "5".

Виберіть потрібне поле (клацніть мишею у будь-якій клітинці з оцінкою "5" з математики будь-якого студента) і натисніть на кнопку Фільтр за вибраним V. Перепишіть номери записів у звіт. Відновіть вигляд таблиці кнопкою Вилучити фільтр і.

7. Відфільтруйте записи про студентів, котрі не мають "З" з математики.

Виберіть поле з оцінкою "З" з математики і виконайте команду з меню Записи => Фільтр => Заперечити вибране. Вилучіть фільтр.

8. Виведіть записи про студентів, які мають "4" з матема-тики і фізики.

Тут умова складніша, тому виконайте команду Записи =>Фільтр ^ ЗМІНИТИ фільтр. Задайте оцінки ("4" і "4") в полях умов для математики і фізики. Застосуйте фільтр: Записи => Застосувати фільтр. Перепишіть номери записів у звіт. Вилучіть фільтр.

9. Застосуйте розширений фільтр, щоб вивести записи про студентів, які вчаться на "4" або "5" з математики або інформатики.

Записи =>Фільтр =>Розширений фільтр =>у поля фільтру-

вання Мат і Інф введіть умову 4 or 5 або введіть 4 та 5 у двох рядках => Застосувати фільтр => Перепишіть номери шуканих записів => Вилучити фільтр. 10. Виведіть записи про відмінників.

11. Створіть і виконайте Запиті на вибірку записів про студентів, які мають "5" з інформатики.Вікно БД => Запити=> Створити => Конструктор => ОК => До-дайте таблицю Оцінки => Закрийте вікно Додати таблицю. Запо-вніть бланк запиту, виконайте його і перепишіть номери знай-дених записів. Закрийте вікно запиту зі збереженням структури запиту з назвою Запиті.

112. Модифікуйте Запиті, щоб вибрати записи про студентів, які вчаться на "4" або "5" з математики і мови.Вікно бази даних => Запити =>Виберіть Запиті => Конструктор. Оцінки "4" і "5" введіть одну під одною (у двох рядках) в умовах для полів математики і мови. Запустіть запит. Пере­пишіть номери записів. Закрийте запит без збереження. І 13. Створіть і виконайте новий Запит2 на вибірку лише но­мерів і прізвищ студентів, у яких сьогодні день іменин.Запиті за основу не брати. Створіть новий запит. Виберіть якесь ім'я і введіть його у поле Ім'я бланка запиту як умову пошуку (наприклад, Юрій, якщо сьогодні 6 травня, чи інше). Вимкніть режим виведення на екран оцінок, якщо їхні поля занесені в бланк запиту. Виконайте і збережіть Запит2.

14. Створіть ЗапитЗ з параметром для відшука'ння записів про студентів, які мають деяку, задану параметром, оцінку з математики.

Значення параметра користувач вводитиме в окремому діалого-вому вікні після запуску запиту. Виконайте цей пункт методом модифікації Запитуї. У полі Мат задайте у квадратних дужках такий текст: [Введіть оцінку]. Ліквідуйте числову умову в іншому полі (Інф).

15. Запустіть ЗапитЗ двічі, щоб визначити, хто має з матема-тики "5", а хто-"2".Прізвища й оцінки занотуйте у звіт.

16. Модифікуйте ЗапитЗ на випадок двох параметрів, наприклад, для полів Мат та Інф, та поекспериментуйте з ним.

17.Закрийте ЗапитЗ, зберігаючи його.

18. Доповніть структуру таблиці Оцінки полем Дата і введіть дати народження студентів, наприклад 25.1.83 тощо.

I9. Сконструюйте запит, щоб з'ясувати, хто* зі студентів може бути скерований на стажування за кордоном, якщо умова стажування така: оцінки "4" і "5" з усіх предметів і дата народження від 1.1.87 до 31.12.89.

20. Закінчіть роботу. Здайте звіти.

Хід роботи №30

1. Запустіть програму MS Access і відкрийте БД з оцінками.

2. Сконструюйте і виконайте Запит4 на створення нової таблиці Відмінники, куди треба з таблиці Оцінки ско­піювати записи про всіх відмінників за алфавітом.

Відкрийте конструктор звичайних запитів (можна на базі За­питу 1) і задайте умову вибірки відмінників. Змініть тип запи­ту на запит Створення таблиці. Введіть назву нової таблиці Відмінники і запустіть запит. Закрийте конструктор запиту, зберігаючи його, і переконайтеся, що на закладці Таблиці є нова таблиця. Відкрийте цю таблицю і переконайтеся, що в ній є записи про відмінників.

3. Доповніть таблицю Відмінники записами про студентів, які вчаться на "4" або "5" з усіх предметів.Відкрийте конструктор Запиту4, змініть умови вибірки, змініть тип запиту на Доповнення і запустіть його на виконання. Пере­гляньте таблицю Відмінники. Скільки в ній є записів? Чи є записи, що повторюються? Закрийте запит без збереження.

4. Створіть на базі таблиці Оцінки нову таблицю з назвою Рейтинг і з обчислювальним полем Сума — сумою оцінок студентів з усіх предметів.

Відкрийте Запиті у режимі конструктора або створіть новий запит. Зліквідуйте старі умови. У рядку Поля після поля Мов» чи Дата у порожню клітинку введіть вираз для створення нового поля так: Сума: [Мат]+[Інф]+ [Фіз]+ [Літ]+[Мова].

Виконайте запит.

6. Упорядкуйте список студентів за рейтингом.Поверніться в конструктор запиту. Увімкніть режим упорядку­вання за спаданням для поля Сума. Виконайте запит. Перепишіть номери студентів за спаданням рейтингу в звіт.

7. Збережіть одержані результати в таблиці Рейтинг.Конструктор запиту => Змініть тип запиту на тип Створення таблиці => Дайте таблиці назву "Рейтинг" => ОК => Запуск Запиту => Закрийте запит зі збереженням як Запит 5.

8. Відкрийте і перегляньте таблицю Рейтинг.

9. Виконайте запит на відшукання в таблиці Відмінники записів, що повторюються.

Вікно бази даних => Закладка Запити (але нічого не вибирати) => Створити (кнопка) •=> Виберіть режим Записи, що повторюються =>ОК => Виберіть таблицю Відмінники => Далі => Задайте» поля, де можна виявити небажані повторення, наприклад, Номер, перевівши цю назву в поле пошуку повторень => Готово Перепишіть номери записів, що повторюються, у звіт Закрийте запит як Запит 6.

10. Вилучіть з таблиці Відмінники записи, що повторюють­ся, за допомогою запиту на вилучення і доповнення.

Розв'язування задачі потребує виконання такого алгоритму 1) скопіюйте таблицю Відмінники у буфер обміну і вставте ї: (лише структуру) як таблицю Відмінники2; 2) зробіть j структурі поле Номер ключовим; 3) на базі старої таблиц: створіть запит на доповнення нової таблиці всіма записами; 4)виконайте цей запит, незважаючи на конфліктну ситуацію — одержете записи без повторень. Розглянемо ще один спосіб, Відкрийте Запиті у режимі конструктора. Доповніть запит таб­лицею Відмінники. Вилучіть з конструктора таблицю Оцінки, клацнувши в ній і застосувавши команду Вилучити. В умові по­шуку по полю Номер зазначте один під одним номери записів, які треба вилучити. Запустіть на виконання запит на вилучення. Увага! Будуть вилучені всі копії записів, що повторюються. Тепер потрібно доповнити цю таблицю втраченими записами. Відшукайте їх за допомогою простого запиту в іншій таблиці, де вони не повторюються, за записаними у звіт номерами.

11. Збережіть таблицю Відмінники чи Відмінники2 як новостворену без записів, що повторюються.

12. Створіть нову таблицю Оцінки2, відобразивши у ній три перші поля з таблиці Оцінки тих студентів, які мають хоча би одну двійку (чи трійку, якщо двійок немає) з будь-якого предмета.

Створіть новий Запит7, у якому скасуйте режим виведення на екран усіх полів, окрім перших трьох, а умову (=2) зазначте в різних рядках у полях оцінок. Змініть тип запиту на Створення нової таблиці. Таблицю назвіть 0цінки2. Запустіть запит.

13. Відкрийте таблицю Оцінки2 і перегляньте її.

14. Сконструюйте Запит8 для виявлення записів у таблиці Оцінки, які не мають підпорядкованих записів у таблиці Оцінки2, тобто з'ясуйте, хто зі студентів не має заборго­ваностей.

На закладці Запити натисніть на кнопку Створити і виберіть останній тип запиту "Записи без підпорядкованих" => ОК. Вико­найте вказівки майстра. Виберіть таблицю Оцінки як основну => Далі, а Оцінки2 — як підпорядковану => Далі. У наступному вікні налагодьте зв'язок між полями НОМЕР в обох таблицях. Між таблицями буде налагоджено зв'язок у цьому випадку один до одного => Далі. Занесіть усі поля таблиці Оцінки для відображення в запиті Ф Далі. Змініть назву запиту на Запит8 =>Готово.

15. Сформулюйте і реалізуйте три будь-які запити до бази даних "Склад".

16. Закрийте базу даних. Закінчіть роботу. Здайте звіти.

Контрольні запитання

1. Яке призначення баз даних?

2. Як у базі даних відшукати потрібні записи?

3. Яке призначення фільтрів?

4. Для чого призначена команда Застосувати фільтр?

5. Які є типи запитів?

6. Як створити запит?

7. Як виконати пошук по текстовому полю?

8. Чи можна з відфільтрованих записів створити нову таблицю?

9. Що таке запит?

10. Яка відмінність між використанням фільтра і запиту?

11. Яке призначення команди Скасувати (Відмінити) фільтр?

12. Що таке простий запит на вибірку?

13. Яке призначення конструктора запитів?

14. Як створити нову таблицю за допомогою запитів?

15. Як побудувати умову зі сполучником "або" у запиті?

16. Що таке запит на доповнення?

17. Які є способи створення запитів?

18. Як додати таблицю у вікно конструктора запитів?

19. Як перемістити поля з таблиці у бланк запиту?

20. Як упорядкувати записи, використовуючи запит?

21. Як змінити тип запиту?

22. Як побудувати умову зі сполучником "і" у запиті?

23. Що таке запит з параметром?

24. Як модифікувати запит?

25. Як скопіювати частину структури таблиці в нову таблицю?

26. Як створити таблицю з обчислювальним полем?

27. Як відшукати і вилучити з таблиці записи, що повторюються?

28. Опишіть умову для відшукання записів про студентів, які народилися від 1 квітня до ЗО травня.

29. Опишіть умову відшукання записів про студентів, номери телефонів яких починаються на 69.

30. Опишіть умову вибірки записів про студентів, які живуть на вулиці Науковій.

31. Опишіть умову вибірки записів про студентів, прізвища яких починаються на букви "С" або "П".

32. Опишіть умову вибірки записів про студентів, які живуть на вулиці Науковій або Садовій.

33. Опишіть умову вибірки записів про студентів, які мають з усіх предметів "4" або "5".

34. Як визначити середню оцінку групи з математики?

35. Як визначити середні оцінки групи з усіх предметів?

 


Практична робота №1. MS Office. Електронна таблиця MS Excel

Тема

MS Excel. Структура таблиці. Типи даних. Консолідація да­них. Задача «Товарний чек». Задача «Рахунок у банку».

Мета

Уміти налаштовувати параметри робочого аркуша, вводити текстові, числові дані і формули в таблицю, редагувати дані, форматувати дані і таблиці, копіювати формули і таблиці.

Задача 1 «Товарний чек»

Підготувати товарний чек, де зафіксована купівля декількох найменувань (шести-восьми) товарів. Вхідні дані: тип (авто­мобілі, книги, телевізори, косметика, комп'ютери, касети, одяг, літаки, іграшки, ліки, запчастини, продукти, овочі тощо), назву, ціну, кількість товарів задайте самостійно. На рис. 38 пока­зано зразок розв'язування задачі у випадку купівлі канцто­варів. Покупку здійснити тричі з різною кількістю товарів. Скільки всього одиниць і на яку суму куплено товару з номером 1? Скільки всього затрачено грошей?

Задача 2 «Рахунок у банку»

Клієнт відкрив рахунок у банку на деяку суму під 12% річних. Яка сума буде на його рахунку через 10 років? Відо­бразити щорічні зміни на рахунку у вигляді таблиці (рис. 39).

План

1. Основні поняття.

2. Дії з клітинками.

3. Введення та редагування даних.

4. Форматування даних.

5. Формули.

6. Копіювання формул.

7. Форматування таблиці.

8. Захист даних.

9. Консолідація даних.

 

 

 

Теоретичні відомості

 

1.Основні поняття. Електронна таблиця (ЕТ) — це програ­ма призначена для опрацювання даних, наведених у вигляді таблиці, бухгалтерського, економічного чи статистичного харак­теру, також для автоматизації математичних обчислень.

ЕТ складається з клітинок (комірок, чарунок), що утворю­ють рядки і стовпці. Стовпці таблиці позначені буквами (А, В, С ..., АА, АВ, ..., AZ, ВА, ...), а рядки — цифрами (1, 2, ...). Кожна клітинка має адресу, наприклад, А1— адреса лівої верх­ньої клітинки. Стовпців може бути до 256, а рядків — до 65536. Заповнені клітинки утворюють робочу таблицю. Робоча таблиця міститься на робочому аркуші. Аркуш має назву, наприклад Аркуші, Аркуш2 (рос. термін — Листі), чи приду­ману користувачем. Назва відображена на закладці (бірці, ярлич­ку), що є внизу вікна (див. рис. 38). Аркуші можна вставляти, вилучати, перейменовувати тощо. Декілька робочих аркушів утворюють робочу книжку. Книжки зберігаються у файлах Книга 1, Книга 2 тощо з розширенням xls (у випадку викорис-тання програми MS Excel).

Повна адреса даних з деякої ЕТ, що зберігається на диску, така: <шлях до файлу>[<повна назва книги>]<назва арку-ша>' <адреса клітинки чи діапазону клітинок>, наприклад, 'd:\me- 15\[Книга1 .xls]Apкyш1 '!А1. Зверніть увагу на викорис­тання і правильне розташування в адресі символів ',[,], !.

Програму MS Exel можна запустити багатьма способами. Вікно програми має стандартний для всіх офісних програм вигляд. Новим елементом є рядок формул, призначений для вве­дення формул чи даних у вибрану клітинку. Цей рядок розта­шованій між панелями інструментів і робочою таблицею. На рис. 38 у цьому рядку показано, що клітинка Е2 містить слово Сума. Рядок формул може бути ввімкнутим чи вимкнутим.

Дляпереміщення по таблиці користуються мишею чи клаві­атурою.

2. Дії з клітинками. Щоб виконати якусь дію над клітинкою чи її даними, клітинку потрібно виокремити (вибрати, активізу­вати) задопомогою клавіш зі стрілками або миші. Активна (виокремлена) клітинка має рамку з маркером, який є у правому нижньому куті. З клітинкою можна виконувати дії, визначені в головному чи контекстному меню: ввести чи вилучити дане, скопіюваи чи перемістити дане в буфер обміну, очистити клітинку, відформатувати дане чи клітинку, вставити примітку тощо.

Виокремлювати можна не лише одну, але й декілька кліти­нок (рдків чи стовпців). Щоб виокремити несуміжні елементи таблиці, слід натиснути і не відпускати клавішу Ctrl .

Дії над елементами ЕТ (виокремленими кліинками, стовп- цями, рядками, діапазонами, усією таблицею) виконують коман- дами контекстного чи головного меню або за допомогою кнопок панелі інструментів.

Наприклад, у разі потреби в таблицю вставляють порожні І рядки чи стовпці або вилучають їх командами: Редагувати => Вставити або Вилучити.

У виокремлену клітинку можна вставити примітку, яка пояснює її призначення, командою Вставити => Прмітка, а вилучити командою Редагувати ґ=> Очистити (або засобами контекстного меню).

Можна вставляти рисунки, автофігури, організаційні діаграми, гіперпосилання, об'єкти WordArt тощо.

3. Введення та редагування даних. У клітинки користувач вводить дані трьох основних типів: числа, тексти дати, а також формули для дій з даними. Щоб увести в клітинку дане, її виок­ремлюють, набирають дане на клавіатурі і натисають на кла- І вішу вводу або Tab. Під час введення дане можна редагувати. Якщо почати вводити нове дане у клітинку, то старе зникає. Вилучити з клітинки дане, примітку, формат даного можна командами з меню: Редагувати => Очистити => Bсe.

Текстові дані використовують, зокрема, для офрмлення назв таблиць і назв рядків та стовпців даних. Уведеній у клітинку текст (до 255 символів) автоматично вирівнюється до лівого краю, а числа — до правого. Щоб число трактувалось як текст, перед ним слід ввести символ апострофа ('2006).

Числа формуються з цифр, розділювачів, а також символів Е або є, за якими зазначається степінь числа (1,2е+6), $ — символ грошової одиниці (120$) , % — символ відотків (80%), / — символ правильного дробу, який відокремлюйся від цілої частини пропуском (2 1/2 — це 2,5).

Розділювачем цілої і дробової частини в десяісових числах залежно від налаштування Windows може бути крапка або ко­ма. Розділювач можна поміняти на закладці Числа у вікні програми Мова і стандарти панелі керування так: Пуск =>Налаштовування => Панель керування => Мова стандарти. Якщо помилитись із вибором крапки чи коми, то програма може зрозуміти введене десяткове число, наприклад (5.4) як дату (5 квітня). У цьому випадку клітинку треба буде очистити ко­мандами Редагувати =>Очистити =>Формат або Все і ввести число правильно — 5,4.

Якщо в клітинці вже є дане і його треба відригувати, то клітинку вибирають і користуються одним із двох пособів:

1) двічі клацають мишею;

2) натискають на клавішу F2.

4. Форматування даних.Числа в клітинку вводять звичайним способом, але на екрані вони можуть бути відображені незвично: число може виглядати як заокруглене, із символом

грошової одиниці ($, грн), з комами чи пропусками, які відокремлюють тріади цифр тощо.

Відображення даного залежить від формату його зобрання. Формати чисел у вибраних клітинках задають командою Формат => Клітинки => Вибирають закладку ЧИСЛО. Для роботи

І числами корисним є формат ЧИСЛОВИЙ, де можна задати кількість десяткових знаків після коми, розмежування тріад, вигляд від'ємних чисел. Є й інші формати: загальний, грошовий, фінан-

совий ,дата, час, процентний, дробовий, експоненціальний, текстовий, додатковий: поштовий індекс, номер телефону, табельний номер; усі формати (дає змогу користувачам вибрати чи створити і ’мя власних потреб спеціальний формат).

Наприклад, число 1230,5 у форматі користувача [Чорний]# #0,00грн;[Червоний]-# ##0,ООгрн буде зображене на екрані у грошовому форматі 1 230,50грн чорним кольором, а від'ємне таке число — червоним кольором. Перша половина формату при-значена для подання додатних чисел і нуля, а друга — від'ємних. Щоб специфічно відобразити число нуль, для нього записують третю частину формату.

Символ 0 у форматі — це вказівка відображати у відповідній позиції конкретну цифру або нуль, символ # — лише значущі цифри, пропуск забезпечує відокремлення груп цифр (зазвичай тріад). Назву грошової одиниці (грн, $ тощо) прийнято описувати у форматі, а не вводити в клітинки разом із числовими значен­нями.

5. Формули.Формули призначені для виконання дій над вмістом клітинок (над даними) згідно з умовою конкретної задачі. Вони мають символ = на початку, наприклад, =В2*С2. Після введення формули у клітинці відображається результат обчислень, а формулу можна побачити лише у рядку формул.

Щоб побачити всі формули у таблиці, треба задати режим відо­браження формул у клітинках. Це роблять у діалоговому вікні Параметри так: Сервіс => Параметри =>Закладка Вигляд => формули =>ОК. Щоб знову побачити результати обчислень, потрібно скасувати режим відображення формул.

Якщо замість результатів отримали ######, то це означає, що велике число в клітинці не поміщається, отже, стовпець треба зробити ширшим, перетягнувши межу в заголовку стовпця.

Рядок формул можна (але не варто) використовувати для введення не лише формул, але й даних у клітинку.У цьому випадку текстові дані слід брати у подвійні лапки, наприклад ="Таблиця 1".

Обчислення в таблиці виконуються автоматично. Це означає, що зміна будь-якого вхідного даного одразу ж веце до переобчислень усієї таблиці й отримання нових результатів (яким задано режим Автоматично на закладці Обчислення діалогового вікна Параметри). Режим Автоматично можна вимкнути і скористатися ручним переобчисленням за допомогою клавіші F9.

Розглянемо такі два типові повідомлення про помилки:

1) #ЗНАЧ! — користувач намагається виконати недопустиме операцію, наприклад, від текстового даного відняти числове;

2) #ІМ'Я? — неправильна адреса клітинки (в адресіАІ літера «А» українська, а має бути англійська тощо).

6.Копіювання формул. В ЕТ є можливість копіювати однотипні формули (а не вводити їх у кожну клітинку зокрема), що прискорює розв'язування задач.

Під час копіювання формули відбуваються такі дії:

♦ формула вводиться в інші клітинки автоматичво;

♦ формула автоматично модифікується — змінюються відносні адреси, на які є посилання у формулі.

Адреси клітинок вигляду ВЗ чи СЗ називають відносними. Наприклад, під час копіювання формули = ВЗ*СЗ з третього рядка у четвертий формула в четвертому рядку набуде вигляду = В4*С4.

Копіювання виконують методом перетягування маркера клі­тинки у потрібному напрямку. Це інакше називають автозапов-ненням таблиці.

Копіювати можна не тільки формули, а й текст і числа.

Якщо клітинка містить текст з цифрами чи ціле число, то перетягування маркера за допомогою правої клавіші інші і ви­конання команди. Заповнити веде до модифікації числа— збіль­шення на одиницю, якщо перетягування відбувається вниз чи вправо, і зменшення на одиницю, якщо перетягування відбуває­ться вгору чи вліво.

Копіювання формул і автоматичне переобчилення у таблиці це два головні засоби автоматизації обчислень в ЕТ.

7.Форматування таблиці. Надання таблиці бажаного виг­ляду називають форматуванням. Ширину стовпців та висоту рядків можна змінювати шляхом перетягування їхніх меж у
зонах з назвами стовпців і рядків. Вибрані клітинки можна зама­льовувати різними кольорами, обводити рамками, змінювати стиль і колір шрифту засобами головного меню, панелі інстру­ментів чи контекстного меню.

Зазвичай таблиця на екрані має сітку, якщо увімкнуто режим відображення сітки, однак під час друкування на папері вона не відображається. Щоб таблиця була відповідним чином розграфлена на папері, треба задати потрібні параметри на закладці Межі діалогового вікна Формат клітинок: Формат => Клітинки => Межі або, що зручніше, скористатися відповідними кнопками на панелі форматування.

Розглянемо інші закладки вікна Формат клітинок.

На закладці Вирівнювання задають спосіб написання тексту в клітинці (горизонтально, вертикально, під кутом) і режим пере­несення тексту по словах, коли потрібно, щоб великий текст був у вузькій клітинці.

На закладці Вигляд можна задати колір клітинок і узор.

8. Захист даних. Якщо заздалегідь відомо, що деяка частина даних, введених у таблицю, змінюватися не буде, або з метою запобігання внесення несанкціонованих чи випадкових змін у таблицю, на закладці. Захист виконують захист вибраних клі­тинок. Наприклад, для задачі 1 є сенс встановили захист для стовпців А, В, С, Е. Щоб захист функціонував, потрібно додат­ково захистити робочий аркуш командою Сервіс => Захист => Захистити аркуш. Скасування захисту виконують у зворотному порядку. Зауважимо, що на захищеному аркуші більшість дій з даними і клітинками стають недоступними, а натискання на клавішу Tab забезпечує переміщення між незахищеними клітин­ками, що зручно для введення в них даних.

9. Консолідація даних. Консолідація даних -— це один із способів отримання підсумкової інформації. Нахай є декілька таблиць типу «Товарний чек», які відображають типові покупки, які здійснює клієнт на гуртових складах товарів протягом деяко­го періоду, чи є декілька таблиць, де зафіксовано грюшові обороти декількох філій великої фірми. Щоб дати відповіді :на запитання, скільки усього було закуплено товарів чи скільки було заплачено за усі товари, чи який загальний оборот фірми, застосовують операцію консолідації даних, у результаті якої замість декількох отримують одну нову таблицю з шуканими даніши.

Словник

Аркуш Лист Sheet

Клітинка Ячейка Cell

Число Число Number

Грошовий Денежньй Currency

Вирівнювання Выравнивание Alignment

Захист Защита Protection

Редагувати Правка Edit

Межі Границы Borders

Сервіс/Параметри Сервис/Параметры Tools/Options

Обчислення Вычисления Calculation

Загальні Общие General

Збільшити Увеличить IncreaseDecimal

Зменшити Уменьшити Decrease Decimal

Зразок Образец Sample

Заповнити Заполнить Fill

Прогресія арифм. Прогрессия Series linear

Хід роботи

1. Запустіть програму Excel.

Відкриється порожня книжка (в іншому випадку створіть нову книжку).

2.Перевірте, які задано параметри для першого аркуша.

Сервіс => Параметри => Закладка Вигляд.

Задайте відображення рядків формул і стану, приміток з індикаторами, об'єктів, сітки, заголовків, смуг прокручування,бірок,сторінок, скасуйте режим відображення формул (зверніть лишеувагу на ці параметри, оскільки більшість з них уже задана).

Задайте режим Автоматично на закладці Обчислення і скасуйте □ ітерації, якщо вони були задані.

На закладці Загальні задайте стандартний кирилізований шрифт.

3. Закрийте діалогове вікно Параметри (ОК).