Зміст та послідовність виконання роботи. 1 Методичні вказівки до виконання роботи
1 Методичні вказівки до виконання роботи
За допомогою текстового редактора Microsoft Word 2007 створити бланк, у якому автоматично формуватимуться запрошення учасникам конференції для їх подальшого розсилання за робочими адресами
Формування великої кількості однотипних документів (навіть простого змісту) без
використання інструментів автоматизації є доволі трудомістким процесом.
У середовищі Microsoft Word 2007 для автоматичного генерування однотипних документів з можливістю їх роз-силання різним адресатам передбачений механізм злиття.
Змінна інформація для документів береться з джерела у вигляді таблиці (яка може знаходитися у текстовому файлі, файлі електронних таблиць або файлі бази даних) і розставляється у чітко визначені позиції. Також існує можливість безпосередньо під час злиття вводити конк-ретну інформацію стосовно адресатів розсилання чи інших критеріїв формування документів.
Документ стандартного змісту називається основним документом, а файл, у якому міститься змінна інформа-ція – джерелом даних. Основний документ містить постій-ний текст (тіло документа) і змінний (поля злиття). Джерело даних містить записи, кожен з яких відповідає одному об’єктові розсилання. Кожен стовпець у джерелі даних називається полем і повинен мати рядок заголовку для однозначної ідентифікації цього поля (ім’я поля).
Процес злиття здійснюється, зазвичай, у три етапи:
1. Створення джерела даних.
2. Створення основного документа.
3. Виконання злиття з критеріями відбору або без них.
Хід роботи
 |
Створити та заповнити (щонайменше 10 записів) у
редакторі електронних таблиць Microsoft Excel 2007 таблицю такої структури:
Закрийте і збережіть цю таблицю у свою папку під назвою Data.xlsх.
2. Відкрийте файл Blank.dotх, створений під час виконання лабораторної роботи № 3.
3. Перейдіть на закладку Розсилки.
4. Для підключення джерела даних (файлу Data.xlsx) на панелі Розпочати злиттянатисніть на кнопку Вибрати одержувачіві виберіть команду Використовувати наявний список…. У вікні вибору відшукайте файл Data.xlsx, натисніть на кнопку Відкритита виберіть аркуш, у якому містяться дані.
5. Для автоматичного заповнення адрес учасників конференції помістіть курсор у потрібне місце документа (зазвичай у правому верхньому куті) і натисніть на кнопку Блок адресиу групі Поля для записування і встав-лення.
6. У вікні “Додавання блока адреси” за допомогою опцій зліва і кнопки Добір полів… сформуйте структуру адреси:
8. Заповніть тіло основного документа, залишивши незаповненим закінчення у звертанні (воно генерувати-меться автоматично з урахуванням статі учасника конфе-ренції), а у місцях, де повинна бути інформація з джерела даних (родовий відмінок, дата виступу, секція), натисніть на кнопку Додати поле злиттяі вставте поле з відповідною назвою. Після цього основний документ має виглядати приблизно так:
«Бдокадреси»
Шановн «Родовий_відмінок»
Нагадуємо Вам про те, що конференція "Сучасні досягнення в галузі інформаційних технологій" проходитиме з 28 жовтня по 2 листопада 2010 року. Орієнтовна дата Вашої доповіді на засіданні секції "«Секція»"- «Дата_виступу».Просимо підтвердитн Вашу участь у конференції до 1 вересня 2010 року.
Оргкомітет конференції
9. Для заповнення закінчення у слові “Шановн” помістіть курсор у кінець слова і, натиснувши на кнопку Правилавиберіть команду IF…THEN…ELSEта вкажіть параметри умови: закінчення “ий”, якщо стать чоловіча (літера “ч” у полі “Стать” джерела даних) та “а” у протилежному випадку:
10. Виконайте команду Змінити окремі документиз меню кнопки Завершити й об’єднатиу групі Завершення.
Якщо листи мають розсилатись не всім адресатам, то перед виконанням пункту 20 потрібно натиснути на кнопку Редагувати список одержувачіву групі Розпочати злиттяі у вікні “Одержувачі злиття” відзначити галочками або з допомогою фільтрування записи, для яких мають бути згенеровані листи. Для формування складніших критеріів відбору потрібно натиснути на гіперпосилання Фільтрв області Уточнити список одержувачіві заповнити умови відбору, використовуючи логічні оператори “і”, “або” та операції порівняння, наприклад:
11. Покажіть результати роботи викладачу та дайте відповіді на задані запитання.
Висновок: ______________________________________________________
____________________________________________________________________
Дата________________Оцінка________________Підпис________________