Нормативна база діловодства в Україні

Нормативну базу діловодства України можна умовно розділити на декілька груп. Першу групу становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (закони України "Про інформацію" ⁷, "Про державну таємницю" ⁸, "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ⁹, "Про електронні документи та електронний документообіг" ¹⁰, "Про електронний цифровий підпис" ¹¹ тощо).

Другу групу становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 (далі - Примірна інструкція) ¹², та "Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 (далі - Інструкція з діловодства за зверненнями громадян) ¹³. До цієї групи також відносяться державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів (Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення: ДСТУ 2732:94, Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98, Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99, Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99, Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003) ¹⁴.

Третю групу складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.

Окрему групу становлять нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби, Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції ¹⁵. Закон України "Про судоустрій" регламентує організацію роботи щодо здійснення діловодства в судах ¹⁶.

Отже, нормативно-правові акти, що регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування і стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних видів установ, організацій, підприємств. Документи ж створюють всі без винятку юридичні особи. В інтересах як держави і суспільства в цілому, так і окремих громадян організувати управління документацією так, щоб ведення і зберігання службової документації відбувалося належним чином, за єдиними для всіх без винятку правилами. Крім того, економічні методи управління формують нові потреби фахівців та менеджерів у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.

Стандарт ISO 15489:2001 стосується всіх документів, які організація (державна чи приватна) створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. Його можна використовувати як інструмент для оцінки узгодження з вимогами до ведення документів та формування відповідного регуляторного режиму. Це сприяє підвищенню якості роботи, змушуючи установи і людей працювати за певними правилами. Тому цілком доцільним вбачається впровадження норм міжнародному стандарту ISO 15489:2001 в Україні.

6. Досвід впровадження в окремих країнах. Ряд країн вже розробили на основі зазначеного міжнародного стандарту національні аналоги або використали його під час розроблення інших нормативних документів, що регулюють управління документацією.

Так, уповноважений орган з питань стандартизації Великої Британії - British Standard Institution (BSI) уже до кінця 2001 р. видав національний стандарт BSI ISO 15489. Він має таку ж структуру як і міжнародний стандарт, тобто складається з двох частин - власне стандарту та методичних рекомендацій з його реалізації. В національному варіанті друга частина супроводжується додатками (зразки положень, правил управління документацією в організації), які не увійшли до міжнародного стандарту, щоб не збільшувати його обсяг. Також British Standard Institution видає серію посібників з різних питань, пов'язаних із впровадженням стандарту ¹⁷.

Австралія (її національний стандарт був основою для розроблення міжнародного стандарту), у березні 2002 р. скасувала старий і видала новий національний стандарт - AS ISO 15489, в основному ідентичний міжнародному. Він також складається з двох частин - Загальних принципів та Методичних рекомендацій. Щоб не виникало плутанини під час застосування термінології, у передмові до AS ISO 15489 до деяких міжнародних термінів подано австралійські аналоги. Уповноважений орган з питань стандартизації Австралії - Стандарти Австралії - створив технічний комітет відповідності стандарту AS ISO 15489 для розроблення документів, що доповнюють стандарт. Зокрема, планується розробити стандарт, який описує практичні заходи щодо здійснення моніторингу та аудиту організаційної та системної відповідності організацій AS ISO 15489 ¹⁸.

Міжнародний стандарт ISO 15489:2001 став концептуальною основою для Правил Кабінету Міністрів Латвії "Управління документацією". Розроблені правила мають такий же гнучкий характер, як і Стандарт, що дозволяє установам самим обирати систему документування, визначаючи загальні принципи її створення, умови сумісності систем документації, що забезпечує швидкий та зручний обмін інформацією між установами. Для вирішення термінологічних проблем було розроблено спеціальний словник, а визначення найважливіших термінів подано в самому тексті Правил ¹⁹.

7. Шляхи впровадження. Як уже було зазначено вище, в Україні відсутній нормативний документ, який би регламентував організацію роботи з усіма документами. Основний нормативно-правовий акт, що регулює організацію діловодства - Примірна інструкція, стосується організації загального діловодства і сфера її застосування обмежується установами, зазначеними у її назві, та організаціями, що знаходяться в їх підпорядкуванні. Тобто не охоплено недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці та соціальному житті України і частка якого продовжує зростати. Крім того, якщо у державних установах існують традиції діловодства, то для приватного сектору непоодинокими є випадки нерозуміння необхідності належного ведення документації. На нашу думку, стандарт ISO 15489:2001, особливо його перша, концептуальна частина, може сприяти позитивним змінам у ставленні до діловодства, оскільки управління документацією - це, в основному, не технологія, а система керування.

Якщо порівняти зміст діловодних процесів, описаних у Стандарті та Примірній інструкції, принципових відмінностей та суперечностей між ними не побачимо. Розробники стандарту прагнули включити до нього норми, які б не суперечили національному законодавству різних країн. Застосування методики різних процедур, описаних у Стандарті, рекомендовано у разі, якщо це не суперечить чинному законодавству країни, що використовує стандарт.

Слід зауважити, що у Стандарті не вживається термін "експертиза цінності". Розробники не дійшли згоди щодо того, що ж таке експертиза цінності та хто її може проводити. Це результат відмінностей у національних традиціях. Тому у Стандарті описано процес, але не використовується термін: стаття 9.1 "Визначення документів, які мають бути включеними до систем документації" та стаття 9.2 "Визначення строків зберігання документів" ²⁰.

Метою стандартизації в Україні згідно статті 5 Закону України "Про стандартизацію" є створення умов для раціонального використання всіх видів національних ресурсів та відповідності об'єктів стандартизації своєму призначенню, сприяння усуненню технічних бар'єрів у торгівлі тощо ²¹. Стандарт ISO 15489 допомагає у досягненні цієї мети стандартизації.

Беручи до уваги міжнародний досвід впровадження Стандарту, слід звернути особливу увагу на термінологію. Можливо, застосування міжнародних термінів доцільно пов'язати з підготовкою нового видання Державного стандарту "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення понять".

Доцільно доповнити національний аналог Стандарту додатками із зразками різної документації згідно з нормами вітчизняної практики.

Положення Стандарту потребують узгодження з існуючою в Україні нормативно-правовою базою в галузі інформаційної політики. Мають бути нормативні посилання на акти, що регулюють ті чи інші процедури (наприклад, доступ, конфіденційність інформації, відповідальність за порушення цих норм тощо).

Значна кількість вітчизняних підприємств атестується згідно системи управління якістю, що базується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001. На базі стандартів ІSО серії 9000 розроблено і набули чинності національні стандарти системи якості. Сфера застосування стандарту ISO 15489 поширюється на управління документацією у межах орієнтації на впровадження систем управління якістю ²². Отже, одним із шляхів застосування його норм може стати нормативне визначення ролі управління документацією у заходах щодо підвищення якості функціонування організації.

Стандарт ISO 15489 містить загальні вимоги, які адресовані всім організаціям, незалежно від галузі діяльності, розміру та форми власності. Тому дуже важливо під час впровадження норм стандарту надавати організаціям фахові консультації. Це завдання уповноважених органів у галузі діловодства. Доцільно організувати для працівників діловодних та архівних служб організацій різного рівня інформаційно-консультативні семінари з питань застосування норм, викладених у стандарті.

 

1. ISO 15489-1 - Information and Documentation - Records management - Part 1: General // ISO - Printed in Switzerland. - 2001. - 19 р.

2. Про затвердження Стратегії інтеграції України до Європейського Союзу: Указ Президента України від 11 червня 1998 р. // Офіц. вісн. України. - 1998. - № 24. - Ст. 870.

3. ISO TR 15489-2 - Information and Documentation - Records management - Part 2: Guidelines // ISO - Printed in Switzerland. - 2001 - 39 р.

4. Резолюція 8-х делегатських зборів Міжнародної ради архівів, 13 жовтня 2001 р. // АУ. - 2001. - № 6. - С. 70-71.

5. ISO 5127 - Information and documentation - Vocabulary // ISO - Printed in Switzerland. - 2001. - 152 р.

6. ISO 15489-1 - Information and Documentation - Records management - Part 1: General // ISO - Printed in Switzerland. - 2001. - S. 2-3.

7. Про інформацію: Закон України від 2 жовтня 1992 р. // Відомості Верх. Ради України. - 1992. - № 48. - Ст. 650.

8. Про державну таємницю: Закон України від 21 січня 1994 р. // Відомості Верх. Ради України. - 1994. - № 16. - Ст. 93.

9. Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи": Закон України від 13 грудня 2001 р. // Відомості Верх. Ради України. - 2002. - № 11. - Ст. 81.

10. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22 травня 2003 р. // Відомості Верх. Ради України. - 2003. - № 36. - Ст. 275.

11. Про електронний цифровий підпис: Закон України від 22 травня 2003 р. // Відомості Верх. Ради України. - 2003. - № 36. - Ст. 276.

12. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" // Офіц. вісн. України. - 1997. - № 43. - Ст. 150.

13. Постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" // Офіц. вісн. України. - 1997. - № 4. - Ст. 202.

14. ДСТУ 2732:94. Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення. - К.: Держстандарт України, 1994. - 33 с.; ДК 010-98. Державний класифікатор управлінської документації. - К.: Держстандарт України, 1999. - 50 с.; ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Основні положення. - К.: Держстандарт України, 2000. - 7 с.; ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. - К.: Держстандарт України, 2000. - 8 с.; ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. - К.: Держспоживстандарт України, 2003. - 22 с.

15. Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерство юстиції України від 3 лютого 1994 р. № 6/5; Інструкція з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби, затверджена наказом Міністерства юстиції України від 5 липня 1999 р. № 470/7; Інструкція з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, затверджена наказом Міністерства юстиції України від 26 листопада 2003 р. № 143/5. -http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi.

16. Про судоустрій України: Закон України від 7 лютого 2002 р. // Відомості Верх. Ради України. - 2002. - № 27-28. - Ст. 180.

17. Healy, Susan. ISO 15489 Records management - its development and significance // Records Management Journal. - December 2001. - Vol. 11. - № 3. - Р. 133-142.

18. Australian Standard for Records Management - AS ISO 15489 // Archives Advices 58. - Issued July 2002. http://www.archives.sa.gov.au/files/management_ARM_ISO15489.pdf

19. Клявине Д. Архивы и информационное общество. Архивы и управление документацией // Archives in Information Society. Papers of the International Conference. - Popowo (Poland). - 2002. - P. 54-57.

20. ISO 15489-1 - Information and Documentation - Records management - Part 1: General // ISO - Printed in Switzerland. - 2001. - S. 11-12.

21. Про стандартизацію: Закон України від 17 травня 2001 р. // Відомості Верх. Ради України. - 2001. - № 31. - Cт. 145.

22. ISO 15489-1 - Information and Documentation - Records management - Part 1: General // ISO - Printed in Switzerland. - 2001. - S. 1.