Форми колективного обговорення проблем
Важливу роль у діловому житті людини відіграє колективне обговорення проблем. До форм колективного обговорення проблем відносяться:
нарада;
дискусія;
мозковий штурм;
переговори.
Ділова нарада – найефективніша форма колективного обговорення питань і прийняття рішень. В цьому виді спілкування поєднуються різні жанри: ораторський монолог (слово ведучого, виступи учасників, доповіді); діалог (обмін інформацією), мозковий штурм, дискусія.
Залежно від задач, які мають бути вирішені на нараді, можна виділити такі типи: інформаційна нарада (обмінятися інформацією, скоординувати дії); нарада-інструктаж; проблемна нарада або “мозковий штурм” (колективний пошук ідей, вирішення проблем); нарада – конференція (навчання, підвищення кваліфікації співробітників).
Підготовку до наради фахівці рекомендують почати з визначення її необхідності. Цей складний вид спілкування слід використовувати, якщо немає альтернативи (наприклад, бесіда чи одноосібне вирішення питання).
Далі слід чітко сформулювати тему і мету наради, розробити порядок денний (коло проблем, питань). Має значення послідовність питань порядку денного. Психологи рекомендують найбільш складні, такі, що вимагають ґрунтовного обговорення, опрацьовування, питання розглядати у другій третині наради, коли фізична і розумова працездатність колективу найвища. Термінові, поточні питання – на початку, найбільш “прості” або цікаві – в кінці наради.
Слід визначити і якісний характер аудиторії. Як правило, на нараду запрошуються ті співробітники, посадові особи, які компетентні в питаннях, що будуть обговорюватися.
Найкращий час для наради, згідно з ергономічними дослідженнями, – 11 годин середи чи четверга. Оптимальна тривалість спільної розумової діяльності великої кількості людей – 40-45 хвилин. Слід встановити регламент наради (до 7 хвилин на виступ).
Наради слід починати точно у встановлений час. Головуючий повинен зайняти своє місце за 3-4 хвилини до початку. На початку головуючий повинен запитати, чи немає у присутніх пропозицій, зауважень щодо змісту, регламенту, складу учасників наради. Керівник повинен сприяти, щоб виступили всі бажаючі. Особливу увагу слід приділити висловлюванням опонентів. Керівник повинен стимулювати викладення нових поглядів, підходів до вирішення проблем, висловлювання критичних зауважень. Найважливіше завдання голови – організувати і підтримувати полеміку, відвертий і доброзичливий обмін думками учасників наради.
Затверджуючи нараду голова може закликати всіх до виконання тих програм, завдань, які були прийняті в процесі обговорення; відмітити найбільш вдалі ідеї, виступи; подякувати всім за продуктивну роботу.
Телефонна розмова — це один із видів усного ділового мовлення. Розмовляючи по телефону, людина має пам'ятати про культуру спілкування, делікатність (це виявляється у вибаченні за те, що відірвали від справ, у подяці за послугу, у тоні розмови, у вмінні добирати слова, щоб передати своє шанобливе ставлення до співрозмовника тощо).
Оскільки комуніканти не бачать один одного, то жести, міміка, вираз очей не відіграють ролі в діловому спілкуванні.
Службова телефонна розмова складається з таких компонентів:
— момент установлення зв'язку;
— виклад справи;
— заключні слова, знак, що розмову закінчено.
Правил культури спілкування по телефону.
• Найбільш оптимальний час для телефонних розмовз 9.30 до 21.30. У виняткових і екстремальних випадках можна телефонувати в будь-який час.
• Якщо вам потрібно зателефонувати партнерам за кордон, уточніть різницю в часі (щоб ваш дзвінок не пролунав пізно вночі чи вранці).
• Необхідно пам'ятати, що телефонна розмова, як і ділове спілкування, залежить від емоційного забарвлення, в якому вона відбувається. Не випадково у підручниках для підготовки секретарів є така фраза: "При відповіді на телефонний дзвінок тон вашого голосу повинен бути таким, ніби ви хочете сказати: "Який я щасливий, що можу надати вам послугу".
• Чим коротша і насичені і на телефонна бесіда, тим більше від неї користі.
• Пам'ятайте про тс, що ваше мовлення — це ваша візитівка і візитівка фірми чи господарства, у якому ви працюєте. Тому, піднявши слухавку, скажіть: "Алло" або інформативніше: "Фірма "Злагода", "Відділ маркетингу".
• "Так" кажуть як ствердження на питання, що вам поставлять. Казати "слухаю" теж не рекомендують, адже і так зрозуміло, що ви не закрили вуха. Оголошення – це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види:
- оголошення про майбутню подію;
- оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.
За формою оголошення можуть бути: писані, мальовані, друковані в газетах, журналах,, на окремих аркушах. До них належать афіші, що рекламують кінофільми, концерти, вистави тощо.
Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:
- Назва виду документа.
- Текст, що містить: - дату; - місце; - організатора; - зміст (порядок денний) події; - коло осіб, які запрошуються на подію; - умови входу (платний чи вільний).
- Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) — якщо потрібно.
Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:
Назва виду документа.
Заголовок.
Текст.
Адреса автора оголошення.
Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа („Оголошення”) розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: „Найму”, „Продам”, „Потрібні”, „Робота за кордоном” тощо. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду).
Текст оголошень обох видів може бути різним за обсягом: від максимально стислого до розгорнутого, який наближається до проспекту. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближаються до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертання та запитання, оцінні, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення тощо.
Запрошення (рос. приглашение) -документ, який адресується конкретній особі й містить пропозиції взяти участь у події або заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа й оголошення про майбутню подію. Оформлюється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону.
Запрошення бувають іменні (вони потребують пред'явлення документа, який засвідчує особу) та неіменні - офіційна листівка (запрошення) є вхідною перепусткою на урочисті збори, засідання з певного приводу, наукову конференцію, святкову подію, на концерт або вечір відпочинку.
Реквізити запрошеннях
1. Назва виду документа.
2. Звертання до адресата.
8. Текст, у якому зазначаються:
а) дата й час події;
б) місце події;
в) порядок денний, тематика події;
г) прізвища доповідачів з кожного питання;
д) прізвище й телефон відповідальної особи;
е) маршрут проїзду.
4. Підпис.
5, Печатка (за потреби).
Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним. Якщо запрошуються шановні, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживають формули ввічливості та подяки за увагу.
Тема: Найтиповіші наукові тексти. Анотування і реферування наукового тексту. План, тези, конспект, відгук, рецензія, анотація як важливий засіб організації розумової праці. Оформлення наукових робіт. Модульний контроль.
Контрольні питання
1. Які вимоги ставляться до оформлення наукового тексту?
2. Що таке анотація? Де розміщують анотацію? Яку роль виконують анотації?
3. Реферат – один із видів наукової роботи. Вимоги до оформлення реферату.
4. Які реквізити конспекту? Які вимоги ставляться до оформлення конспекту? Які є види конспектування?
5. Що таке тези? Чим тези відрізняються від конспекту і плану?
6. Як записується план? Наведіть приклади різних планів.
7. Як оформлюються курсові та дипломні роботи?
Література
5. Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед, спец. навч. закладів / С.В. Глущик, О.B. Дияк, С.В. Шевчук. - 3-тє вид., переробл. і допов. - К.: А.С.К., 2001. - 400 с.
6. Загнітко А., Данилюк П. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування . --Донецьк, ТОВ ВКФ "БАО", 2004.
7. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К. : Вища школа, 2006.