Мої папки» - для Вашої аналітичної роботи
Механізм «Мої папки» дозволяє створювати власні бази даних, добірки потрібних документів, і навіть обмінюватися результатами з іншими користувачами систем «Інфодиск». Це абсолютно новий колективний рівень використання інформаційних систем (рисунок 3.3).
Можливі наступні операції:
– створення власних класифікаторів, рубрикаторів, тематичних добірок та архівів документів в рамках системи;
– збереження довільної кількості списків і окремих документів;
– перейменування як списків, так і окремих документів;
– угруповання їх у довільному порядку;
– логічні операції зі списками - об'єднання, перетин, віднімання, а також об'єднання окремо збережених документів до списків;
– збереження в «Мої папках» посилань на зовнішні документи (у форматах
*. Doc, *. Rtf, *. Xls);
– експорт та імпорт власних баз даних, що дозволяє переносити результати
роботи на інший комп'ютер.
Кафедра математичного моделювання та інформатики
Основи прикладної інформатики та сучасні інформаційні технології в юриспруденції
Рисунок 3.3 – Механізм «Мої папки»
Хід роботи:
1. Прочитати та законспектувати основні теоретичні відомості про ІПС «Инфодиск».
2. За допомогою ІПС ІПС «Инфодиск» вирішити задачі відповідно до варіанту завдання з практичної роботи №1.
3. Продемонструвати викладачу виконання завдання та конспект.
4. Написати звіт про виконання практичної роботи. Звіт має містити:
a) Назву, мету, завдання практичної роботи;
b) хід роботи(номер варіанту, завдання, назви нормативно-правових актів, які було знайдено, з вказанням розділів та пунктів, особливості роботи ІПС);
c) висновки.
Контрольні питання
1. Дайте визначення ІПС.
2. Які бувають ІПС за режимом функціонування?
3. Що таке інформаційний запит, пошуковий образ?
4. Назвіть основні функції ІПС «Инфодиск».
5. Дайте визначення інформаційно-пошукової мови.
6. Назвіть основні елементи ІПМ.
7. Що означає термін «ключові слова»?
8. Для чого потрібні тезауруси, що вони містять?
Кафедра математичного моделювання та інформатики
Основи прикладної інформатики та сучасні інформаційні технології в юриспруденції
ПРАКТИЧНА РОБОТА №4
СУБД MS Access
Мета:Ознайомлення с СУБДMS Access.
Завдання:Створення бази даних(БД),створення таблиць,заповненнятаблиць інформацією.
Теоретичні відомості
Компоненти бази даних:
1. Таблиці – об'єкти, в яких зберігається інформація про певну область людської діяльності (наприклад, роботи бібліотеки, складального цеху заводу і так далі). У таблицях інформація представлена таким чином:
– стовпці, які називаються полями.
– рядки, які називаються записами.
2. Запити – вибірки з однієї або декількох таблиць або інших запитів, які задовольняють певним умовам; у запитах можна виконувати обчислення, змінювати значення відразу декількох записів;
3. Звіти – інформація з таблиць, підготовлена для друку;
4. Форми – зображення даних з таблиць на екрані у формі зручної для введення, перегляду і коректування інформації; якщо з формою зв'язати програми на спеціальній мові програмування (VBA), то форма стане засобом обробки даних;
5. Макроси і модулі – програми обробки і перетворення даних, які зберігаються в БД на мові VBA.
Властивості полів таблиці:
1. Ім'я поля може містити як латинські,так і кириличні символи,цифри,
пробіли.
2. Тип даних поля вибирається із списку,що розкривається.
3. Розмір поля містить кількість символів для типу Текстовий,або один
з числових типів для типу Числовий.
4. Опис дозволяє вказати призначення і особливості інформації,щозберігається в полі.
5. Формат поля дозволяє вказувати формат даних,що вводяться.
6. Підпис дозволяє задати заголовок поля при виведенні таблиці наекран, якщо заголовок не заданий, то виводиться ім'я поля.
7. Умову на значення записують за допомогою логічних виразів длязначень, які вводяться в поле (наприклад, для поля Вартість можна поставити <100, якщо вартість книги не повинна перевищувати 100 гривень).
8. Повідомлення про помилку містить повідомлення,що з’явиться наекрані при введенні користувачем помилкових значень.
Хід роботи:
1. Створення бази даних.
Запустіть програму Microsoft Access: ПУСК – Програми - Microsoft
Access
У вікні Microsoft Access виберіть Нова база даних і клацніть на кнопці OK.
Кафедра математичного моделювання та інформатики
Основи прикладної інформатики та сучасні інформаційні технології в юриспруденції
У вікні Файл нової бази виберіть власну папку, в якій буде міститися БД, а в нижній частині вікна дайте ім'я файлу Бібліотека. mdb (розширення mdb система додасть автоматично). Клацніть на кнопці Створити. Після цього відкриється вікно бази даних, де відображені всі її компоненти.
2. Створення таблиць Створимо три таблиці, які містять інформацію про роботу бібліотеки:
Книги –містить інформацію про книги,які зберігаються в бібліотеці;Читкниги –містить інформацію про книги,які отримані читачами;Читачі –містить інформацію про читачів бібліотеки.
Для створення таблиці клацніть на кнопці Створення таблиці в режимі конструктора. У вікні конструктора таблиць введіть інформацію,представленуна рисунку 4.1.
Одне з полів таблиці призначається ключовим. Значення в цьому полі однозначно визначає запис. Це поле повинне бути призначене Обов'язковим і необхідно вказати, що це поле є Індексованим (без повторень). Таким полем в таблиці Книги є поле Інв№.
Щоб призначити це поле ключовим, відзначте поле і клацніть на інструменті Ключ (він виділений на рисунку 4.1). Закрийте вікно Конструктора таблиць для збереження структури таблиці і дайте їй ім'я у діалоговому вікні, що з’явиться на екрані.
Рисунок 4.1 – Режим конструктора Тепер потрібно ввести дані в таблицю. Це можна зробити різними
способами. Приведемо один з них - перегляд і введення даних в режимі таблиці: для цього у вікні бази даних необхідно виділити таблицю і натиснути на кнопку
Кафедра математичного моделювання та інформатики
Основи прикладної інформатики та сучасні інформаційні технології в юриспруденції
Відкрити. Ви побачите порожню таблицю.Введіть в неї декілька записів прокниги вашої бібліотеки як вказано в таблиці 4.1.
Введіть не менше 10 записів в таблицю Книги.
Можна використати як власні назви книжок так і дані з таблиці 4.1.
Таблиця 4.1– Список книг з таблиці Книги.
| Інв№ | Шифр | Вида | Рік | Варті | |||||||
| Автор | Назва | вниц | Місто | Анотація | |||||||
| тво | сть | ||||||||||
| 681.3 | Пінчук | Об'єктно- | ЗНТУ | Запоріжж | 10,00 | Конспект | |||||
| В.П. | орієнтоване | я | 2002 | грн. | лекцій. | ||||||
| програмува | |||||||||||
| ння | |||||||||||
| 681.3 | Белая Н.І. | Програмув | ЗНТУ | Запоріжж | 2000 | 10,00 | Конспект | ||||
| ання | на | я | грн. | лекцій. | |||||||
| VBA. | |||||||||||
| 681.3 | Гарнаєв А. | Використа | БХВ | Санкт- | 23,00 | ||||||
| ння Excel в | Петербур | 1997 | грн. | ||||||||
| економіці | і | г | |||||||||
| фінансах. | |||||||||||
| Вейськас | Ефективна | Пітер | Санкт- | 35,00 | Нова | ||||||
| Дж. | робота | з | Петербур | грн. | версія | ||||||
| Microsoft | г | популярн | |||||||||
| 681.3 | Access 2000 | 2000 | ої | ||||||||
| системи | |||||||||||
| управлін | |||||||||||
| ня | |||||||||||
| базами | |||||||||||
| даних. | |||||||||||
| 681.3 | Керрі | Біблія | Діале | Київ | 43,00 | ||||||
| Н.Праг | користувач | ктика | 2001 | грн. | |||||||
| а Microsoft | |||||||||||
| Office 2000 | |||||||||||
| Ефімов | Збірка | Наука | Москва | 12,00 | Для | ||||||
| 517 | Д.В. | завдань | по | 1994 | грн. | студентів | |||||
| вищій | технічни | ||||||||||
| математиці | х вузів | ||||||||||
| 681.3.06 | БухваловА. | Фінансові | БХВ | Санкт- | 23,00 | ||||||
| В., | обчислення | Петербур | 2001 | грн. | |||||||
| Ідельсон | для | г | |||||||||
| А.В. | професіона | ||||||||||
| лів. |
Кафедра математичного моделювання та інформатики
Основи прикладної інформатики та сучасні інформаційні технології в юриспруденції
Продовження таблиці 4.1
| 681.3 | Додж | М., | Ефективна | Пітер | Санкт- | 28,00 | |||||
| Стінсон Д. | робота | з | Петербур | 1998 | грн. | ||||||
| Microsoft | г | ||||||||||
| Excel 2000. | |||||||||||
| 681.3 | Гарнаєв А. | Самовчите | БХВ | Санкт- | 1999 | 14,00 | |||||
| ль VBA. | Петербур | грн. | |||||||||
| г | |||||||||||
| 657.1 | Овчаренко | Фінансово- | Філін | Москва | 8,00 | ||||||
| Е.К. | економічні | 1997 | грн. | ||||||||
| розрахунки | |||||||||||
| в Excel | |||||||||||
| Праг, | Каррі | Секрети | Діале | Київ | 24,00 | Особливо | |||||
| 681.3 | Н. і ін. | Access 97 | ктика | 1997 | грн. | сті | |||||
| використ | |||||||||||
| ання | |||||||||||
| Access |
Створіть нову таблицю Читкниги з такими полями (рисунок 4.2): Інв№-інвентарний номер книги,виданої читачеві;
NB–номер читацького квитка читача;Дата видачі-дата видачі книги читачеві;
Дата повернення–дата,коли читач повинен повернути книгу в
бібліотеку.
Виберіть відповідні змісту типи полів і їх розміри. Поле Інв№ повинне бути типу Текстовий і мати розмір 6 байтів як і в таблиці Книги.
Поле NB теж зробіть текстовим. Поля Інв№ і NB повинні бути індексованими і обов'язковими. У цій таблиці можна не призначати ключового поля.
Заповніть таблицю даними про видані книги (Таблиця 4.2). Стежте за тим, щоб дані у всіх трьох таблицях були узгоджені, тобто не «видавайте» книг, яких немає в бібліотеці.
Рисунок 4.2 – Структура таблиці
Кафедра математичного моделювання та інформатики
Основи прикладної інформатики та сучасні інформаційні технології в юриспруденції
Таблиця 4.2 – Список книг, які видані, до таблиці Читкниги.
| Інв№ | NB | Дата | Дата | Примітка |
| видачі | повернен | |||
| ня | ||||
| 3.01.09 | 14.02.09 | |||
| 20.01.08 | 13.02.09 | |||
| 2.12.08 | 6.01.09 | |||
| 21.12.08 | 23.01.09 | |||
| 3.12.08 | 4.01.09 | |||
| 10.12.08 | 11.01.09 | |||
| 2.12.08 | 3.01.09 | |||
Створіть нову таблицю Читачі (рисунок 4.3) з полями: NB–номер читацького квитка читача;
Прізвище–прізвище читача;Кафедра–кафедра,на якій працює читач,або група,в якій вчитьсячитач; 
Телефон–робочий телефон читача.
Рисунок 4.3 – Таблиця читачі
Ключовим полем в таблиці буде поле NB тому, що воно однозначно визначає кожен запис, тобто дані в ньому ніколи не повторюються.
Заповніть і цю таблицю даними (Таблиця 4.3). Стежте за тим, щоб не видавати книги неіснуючим читачам, оскільки в цьому випадку ви не зможете встановити необхідні зв'язки між таблицями.
Таблиця 4.3 – Список читачів до таблиці Читачі
| NB | Прізвище | Кафедра | Телефон |
| Корніч В.Г. | Фізика | 2-92 | |
| Нечай І.С. | Фізика | 2-91 | |
| Цокотун П.В. | ВМ | 4-14 | |
| Романіченко Г.В. | ВМ | 4-14 | |
| Белая Н.І. | ВМ | 4-14 | |
Кафедра математичного моделювання та інформатики
Основи прикладної інформатики та сучасні інформаційні технології в юриспруденції
Створення зв'язків між таблицями Проектування нашої бази даних можна вважати завершеним. Залишилося
тільки встановити постійні зв'язки між таблицями для того, щоб можна було вибирати дані з декількох таблиць у відповідності із значеннями співпадаючих полів.
Для цього клацніть на кнопці Схема даних і додайте у вікно схеми даних три створені таблиці. На екрані з'явилося схематичне зображення трьох таблиць.
Зв'язки між ними встановлюються за допомогою миші по методу «зачепити і перетягнути». «Зачепіть» поле Інв№ в таблиці Книги та перетягніть до такого ж поля в таблиці Читкниги.
Увікні діалогу поставте прапорець для цілісності даних(рисунок4.4).
На схемі з'явиться лінія, яка сполучає ці поля. Аналогічно встановіть зв'язок для інших таблиць по полю NB (рисунок 4.5).
Рисунок 4.4 – Вікно діалогу при встановленні зв'язків.
Рисунок 4.5 – Вікно схеми даних
Робота з даними в режимі таблиці.
1) Пошук і заміна даних у всіх записах.Для заміни даних в декількохзаписах однаковим значенням необхідно виділити першу клітку в стовпці, який підлягає редагуванню. Виберіть команду Правка/Заменить. У вікні діалогу наберіть значення, яке потрібно змінити, і вірне значення (на яке потрібно замінити). Натисніть кнопку Заменить або Заменить все.
2) Копіювання даних,копіювання окремих записів в резервну копію.Для
Кафедра математичного моделювання та інформатики
Основи прикладної інформатики та сучасні інформаційні технології в юриспруденції
копіювання даних, їх необхідно виділити. Далі вибрати команду Правка/Копировать. Вибрати місцеположення даних(наприклад,іншу таблицю)і
команду Правка/Вставить.
Резервну копію роблять так: перейдіть у вікно бази даних, виберіть необхідну таблицю і виконайте команду Правка/Копировать. Далі виберіть команду Правка/Вставить і у вікні діалогу дайте копії таблиці нове ім'я.
3) Видалення рядків.Для видалення записів необхідно їх виділити інатиснути клавішу Delete. У вікні діалогу підтвердити своє рішення.
4) Сортування даних.Сортування даних виконується декількома засобами.Перший: виберіть стовпець, який необхідно відсортувати, і натисніть
кнопку на панелі інструментів Сортировка по возрастанию або по убыванию.
Другий спосіб: виконати сортування за допомогою Розширеного фільтру. Цей спосіб допомагає при сортуванні по двох і більше стовпцях. Відкрийте Фильтр/Расширенный фильтр. Виберіть необхідні поля в порядку сортування ідля кожного вкажіть порядок сортування. Далі виберіть команду
Фильтр/Применить фильтр.
Контрольні питання
1. Визначити основні поняття: база даних, таблиця, поле, запис.
2. Типи полів і обмеження на значення і використання.
3. Перерахуйте властивості полів і їх застосування.
4. Ключові поля: їх призначення і застосування. Створення ключових полів.
5. Поняття фільтру. Створення і застосування фільтрів.
6. Пошук і заміна даних в таблицях.
7. Що таке зв'язки між таблицями? Типи зв'язків.
Кафедра математичного моделювання та інформатики
Основи прикладної інформатики та сучасні інформаційні технології в юриспруденції
ПРАКТИЧНА РОБОТА №5
Запити в Ms Access
Мета:Створення запитів до бази даних за допомогою СУБДMs Access.Завдання:Створити запити до створеної бази даних,відповідно до варіанту
завдання.
Теоретичні відомості Запит–це об'єкт бази даних,який дозволяє відбирати дані з однієї або
декількох таблиць за умовами. Крім того, використовуючи запит можна створювати обчислювані поля для кожного запису або для групи записів. Це робиться в запитах “на вибірку”. Запити на оновлення даних дозволяють вносити зміни відразу в декілька записів, які задовольняють вказаним умовам. Запит – найважливіший об'єкт роботи з даними. Розглянемо послідовно всі типи запитів.
Групові операції для підсумкових запитів:
SUM- обчислення суми значень для групи;
AVG - середнє значення поля для даних з групи записів; MIN - мінімальне значення для даних з групи записів; MAX - максимальне значення для даних з групи записів; COUNT- кількість записів, в яких є значення;