Возможности Access по администрированию БД
Просм. Просмотр сведений о БД осущ. по команде Файл/Свойства базы данных Для просмотра общих свойств воспользуйтесь вкладкой Общие этого окна. Для просмотра статистики используйте вкладку Статистика. Для просмотра состава объектов БД обратитесь к вкладке Состав. Затем нажмите кнопку [ОК].
Работа с объектами. Изменять отображение объектов БД и информации о них в окне БД можно с помощью команд меню Вид – Крупные значки, Мелкие значки, Список, Таблица,– или соответствующих кнопок панели инструментов окна БД. Команды для работы с объектами БД полно представлены в их контекстных меню.
Печать. Печать описания БД и ее объектов, произведенного системой Access в процессе их создания пользователем, осуществляется по команде
Сервис/Анализ/Архивариус.
Возможности Access по администрированию БД: экспорт объектов БД; импорт и связывание данных.
Export. Экспорт представляет собой вывод объектов БД:
• в другую БД – БД Microsoft Access, dBASE, Paradox, Microsoft SQL Server (пример рассмотрен в [1] в разделе 11), Microsoft Visual FoxPro и другие БД, поддерживающие протокол ODBC;
• в электронную таблицу Microsoft Excel, Lotus 1-2-3;
• в формат файла, позволяющий программе использовать объекты БД (например, в формат RTF, в Microsoft Word);
• в текстовые файлы с разделителями или с фиксированной длиной записи;
• на Web-страницу (пример рассмотрен в [1] в разделе 6);
• как вложений в сообщения электронной почты.
Exp into Excel. Существуют три способа экспорта в Microsoft Excel:
1) таблицы экспортировать в Excel в виде неформатированных данных, используя буфер обмена;
2) таблицы, формы, отчеты сохранить в виде файла .xls с помощью команды
Файл/Экспорт
3) таблицы, формы, отчеты автоматически загрузить в Excel при помощи команды
Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel
В последних двух случаях сохраняется большая часть атрибутов форматирования, например, шрифты и цвета.
Exp into Word. Существуют четыре способа экспорта в Microsoft Word:
1) таблицы экспортировать в Word в виде неформатированных данных, используя буфер обмена;
2) таблицы, формы, отчеты сохранить в виде файла .rtf с помощью команды
Файл/Экспорт
3) таблицы, формы, отчеты автоматически загрузить в Word при помощи команды
Сервис/Связи с Office/ Публикация в MS Word
4) таблицы использовать в качестве источника данных для слияния с документом Word с помощью команды
Сервис/Связи с Office/Слияние с MS Word
Во втором и третьем случаях атрибуты форматирования сохраняются частично
Пересылка по эл. Почте.
Можно отправлять содержимое объектов БД в виде вложений в сообщения электронной почты в различных форматах файлов, например, Microsoft Excel (.xls), RTF (.rtf), текст MS-DOS (.txt), HTML (.html) с помощью команды
Файл/Отправить/Сообщение (как вложение) …
Возможно отправление страниц доступа к данным в виде основного текста сообщений.
Import. СУБД Access поддерживает два способа использования данных из внешних источников:
1) импорт данных в новую таблицу Access. При этом данные преобразуются из другого формата и копируются в Access. Также можно импортировать объекты в текущую базу данных Microsoft Access;
2) связывание данных. При этом устанавливается подключение к данным другого приложения без их импорта, что позволяет просматривать и редактировать данные как в исходном приложении, так и в БД Access.
Импорт и связывание данных возможны из:
• другой БД – БД Microsoft Access, dBASE, Paradox, Microsoft SQL Server, Microsoft Visual FoxPro и других БД, поддерживающих протокол ODBC;
• электронной таблицы Microsoft Excel, Lotus 1-2-3;
• текстовых файлов с разделителями или с фиксированной длиной записи;
• Web-страницы;
• сообщений электронной почты.
Существует два способа выполнения импорта или связывания данных:
1) с помощью команды
Файл/Внешние данные
2) путем ввода из окна открытой БД Access внешней БД. Access автоматически создаст новую БД Access в той же папке, где находится внешняя БД и добавит ссылки на каждую таблицу внешней БД.