Текстовый процессор MS WORD и его возможности

Текстовый процессор — компьютерная программа, используемая для написания и модификации документов, компоновки макета текста и предварительного просмотра документов в том виде, в котором они будут напечатаны. Наиболее популярный процессор для работы с текстовыми документами га ПК — MS Word.

Microsoft Word (часто — MS Word, WinWord или просто Word) — текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов.

Основное назначение текстовых процессоров — создание текстовых файлов, редактирование уже готовых текстов с возможностью просматривать их на экране, изменять их формат, а также распечатывать на принтере.

Блокнот и другие аналогичные редакторы предназначены только для обработки несложных текстовых файлов, но никак не для работы с большим текстом.

В MS Word можно:

1. форматировать символы, абзацы;

2. оформлять страницы;

3. "строить" указатели и оглавления;

4. включать в тесты графические объекты: фотографии, диаграммы, рисунки;

5. создавать таблицы, проверять правописание и т. д.

В современном мире существует уже много версий MS Word, наиболее популярными среди них считаются версии 2003, 2007, 2010 и 2013 года выпуска. Современный текстовый процессор Microsoft Word предназначен для просмотра, создания, печати и модификации текстовых документов. Он предусматривает выполнение многих операций, как над текстовой, так и над графической или табличной информацией.

MS Word имеет следующие возможности:

1. Расширенные возможности по созданию документов:

a. самостоятельно пользователем;

b. на основе шаблона;

c. с помощью Мастера.

Шаблон— служебный файл с расширением .dot, который содержит информацию о структуре и оформлении документа конкретного типа: фрагменты стандартного текста, графические объекты, стили, элементы автотекста, состав панелей инструментов и т. д. Шаблон — это предварительно разработанная заготовка, в которую удобно вводить недостающие данные, после чего она сразу превращается в полноценный документ. Основная цель создания и использования шаблонов заключается в том, чтобы пользователь не тратил время на ввод типовой информации и форматирование документа. Кроме этого, использование шаблонов позволяет поддерживать единообразный стиль документов.

Мастер — служебный файл с расширением .wiz, содержащий перечень вопросов, отвечая на которые, пользователь создает документ. Как правило, документ, созданный с помощью Мастера, требует внесения в него дополнительных сведений. Формат и основные элементы текста задаются на этапе работы с Мастером.

2. Расширенные возможности по форматированию текста:

a. пользовательское форматирование;

b. стилевое форматирование.

Стиль — это именованный и сохраненный как единое целое набор форматов, таких, как шрифт, размер, отступ, интервал и т. д. Существуют стили абзаца и стили символов.

Стилевое форматирование наиболее часто применяется при создании больших по объему и сложных по структуре документов.

3. Разнообразный набор возможностей по работе с графическими объектами:

a. включение в документ иллюстраций, созданных в графических редакторах (поддержка технологии OLE);

b. наличие простого встроенного графического редактора (панель инструментов Рисование);

c. вставка рисунков из коллекции ClipArt;

d. создание текстовых эффектов с помощью приложения WordArt.

4. Поддержка новых технологий OLE, DDE, TrueType.

5. Возможность выполнения операций по верстке текста, создание оригинал-макетов.

6. Создание таблиц, проведение вычислений над данными таблицы, построение диаграмм.

7. Наличие фоновой печати документа. Фоновая печать позволяет продолжать работу в процессоре во время вывода документа на печать.

8. Возможность работы в различных режимах. В зависимости от задачи, которую пользователь решает в данный момент времени, можно выбрать один из трех вариантов представления документа в окне MS Word:

a. режим разметки страницы;

b. режим чтения;

c. режим Web-документа.

d. режим структуры документа;

e. режим черновик.

Режим разметки страницы отвечает принципу соответствия экранного изображения печатному, что делает его наиболее приемлемым для большинства работ по созданию документа.

В режиме чтения, документ оптимизируется для изображения на экране. Здесь имеются удобные инструменты для быстрого перехода на нужный фрагмент документа, возможности редактирования и рецензирования документа. Хотя не всегда данный режим удобен для отображения сложных таблиц или графических объектов, так как они не могут быть масштабированы поэкранно.

В режиме Web-документа разрабатываются электронные публикации. Для него характерно абстрагирование от параметров печатной страницы. А отображение зависит от свойств средства просмотра (браузера).

Режим структуры документа используется при форматировании заголовков структурных частей документа

В режиме черновик процессор работает значительно быстрее, однако невозможно производить форматирование.

9. Работа с несколькими документами одновременно (многооконный режим).

10. Наличие режима Предварительного просмотра, который позволяет увидеть документ таким, каким он будет выведен на печать.

11. Возможность набора математических, химических и других формул (редактор формул MS Equation).

12. Поддержка технологии IntelliSense — функций искусственного интеллекта. Этим термином обозначается способность программы анализировать действия пользователя и при необходимости корректировать их или даже брать на себя выполнение некоторых рутинных операций.

Наиболее важные инструменты технологии: автоматическое корректирование текста в процессе ввода — исправление типовых опечаток, замена введенных символов на специальные и т. п. (Автозамена); автоматическая проверка орфографии; автоматическое форматирование документа (Автоформат); автоматизация набора текста (АвтоТекст).

11. Создание гипертекстовых документов, разработка Web-страниц.

12. Наличие справочной системы.

Недостатки:

a. высокая трудоемкость при вводе сложных математических выражений и химических формул,

b. не предназначен для изготовления полиграфической продукции особо сложной структуры (атласов, альбомов, журнальных обложек), а также для редактирования высококачественных иллюстраций.

Работа с таблицами и вычисление в MS Word

Таблица документа MS Word состоит из строк и столбцов ячеек, которые могут содержать цифры, текст, рисунки и используются для упорядочения и представления данных, позволяют выстроить числа в столбцы, а затем отсортировать их, а также выполнить различные вычисления.

Создание новой таблицы в MS Word можно осуществить тремя способами: вставить; нарисовать; создать на основе существующих данных (текста, чисел).

Созданную таблицу можно редактировать, форматировать, а так же производить вычисления в таблице. Для этого выделяют ячейку, в которой должен быть помещен результат. В меню Таблица (Макет) выбирают команду Формула. В списке Вставить функцию необходимо выбрать функцию (для выполнения операции сложения — SUM. Для ссылки на ячейки таблицы вводят в формулу адреса этих ячеек в скобках (для суммирования содержимого ячеек A1 и B4 формула выглядит =SUM(a1;b4)). В поле Формат числа можно выбрать формат отображения результата (например, в виде процентов выберите 0,00%). Если в процессе редактирования таблицы изменились значения в ячейках, которые участвовали в вычислении, обновить результат можно выделив таблицу и нажав клавишу F9. Чтобы запретить обновление результата в ячейке, необходимо заблокировать формулу, выделить формулу и нажать Ctrl+F11.

Существует несколько способов создания формул в текстовом документе.

Первый способ применяется для несложных математических выражений, в которых используется возведение в степень или перечисление. Выражение оформляется с использованием параметров оформления символов (верхний и нижний индекс).

Второй способ позволяет записывать математические выражения, используя символы стандартных шрифтов ОС Windows. Таким образом можно записать выражение в любом текстовом редакторе с различными возможностями. В MS Word 2007 для этого используется вкладка Вставка\Символ.

Третий способ создания математических выражений связан с использованием дополнительных возможностей пакета MS Office – Редактора формул (Microsoft Equation 3.0 или Math Type). Этот модуль позволяет набирать в тексте выражения любой сложности и использовать любые математические операторы и конструкции.

Добавление формулы происходит с помощью вкладки Вставка\Формула. Можно выбрать готовую формулу из списка предложенных или создать новую. При создании новой формулы открывается дополнительная вкладка Работа с формулами, которая и позволяет создавать нужные математические выражения.

Таким образом, используя редактор формул можно создать математический текст любой сложности, однако процессор MS Word не производит вычислений.