Этапы создания организаций
К созданию организаций относят как создание новых организаций, так и внесение изменений в уже имеющиеся (формирование новых подразделений, филиалов или полная модернизация).
К этапам проектирования организаций относятся:
1. Диагностический.
2. Проектировочный.
3. Внедренческий.
4. Анализ эффективности.
Диагностический этап
Цели и задачи проекта формулируются высшим руководством. Цели описывают предполагаемый результат, который планируется достичь в конце реализации проекта. Затем цели разбиваются на задачи, которые представляют собой конкретные действия по достижению цели. Для разработки проекта формируется рабочая группа, во главе которой стоит один из руководителей организации. Все результаты формализуются (вносятся в документы) и утверждаются приказом первого лица.
Затем начинается исследование текущей ситуации и стратегии компании. Для этого для рабочей группы составляется техническое задание к исследованию, где определяются основные параметры исследования (цели, задачи исследования, зоны исследования, сроки и формат отчета). Для вновь создаваемых организаций рассматриваются имеющиеся ресурсы, требования, условия проектирования. Исследование может проводиться силами сотрудников организации или внешних исполнителей.
Полученная информация обобщается, систематизируется и впоследствии анализируется. На основе полученных результатов и их анализа разрабатываются концепции улучшений или концепции новой организации. В их подготовке участвуют работники группы проводившей исследование, руководители структурных подразделений, руководители организации. Разработанные концепции улучшений утверждаются руководством организации. На основе задания разрабатывается документ, описывающий все решения, в дальнейшем он используется для составления технического задания на проектирование, которое является результатом первого этапа. Техническое задание должно содержать точные цели, задачи, подходы и критерии успешности изменений совершенствования системы управления и организации в целом, а также формализованные требования к будущей системе. Техническое задание оформляется в виде документа и подписывается всеми заинтересованными сторонами.
Проектировочный этап
Рабочей группой подготавливается подробный план действий по разработке системы со сроками и с ответственными за исполнение сотрудниками, список сопутствующих документов и прогнозируемый результат. План утверждается руководителем рабочей группы.
Дальше разрабатывается рабочий проект, цель которого разработка рабочей документации, необходимой для внедрения системы управления, осуществления контрольных мероприятий, обеспечения нормального функционирования системы управления организацией и самой организации. В рабочем проекте должны быть раскрыты следующие тематические блоки:
– стратегия управления;
– функции, процессы и методы управления;
– организационная структура;
– механизм обеспечения системы управления;
– методика измерения эффективности систем;
– механизм постоянных улучшений системы.
Каждый пункт должен иметь детальное описание теории и практических аспектов использования. По объему документации и сложности работы этот этап является ключевым и составляет содержательное ядро проекта. Рабочий проект должен быть официально согласован с ключевыми подразделениями организации, а по основным параметрам – с первым руководителем организации и утвержден руководителем проекта.
Далее проводятся экономические расчеты и обоснование экономической целесообразности предполагаемых изменений, а также подготавливается сопроводительная документация. Результатом этапа является составление бизнес-плана. Бизнес–план является базовым документом для внедрения проекта в организации. Он утверждается руководством организации и описывает все основные параметры проекта. Финансирование проекта начинается только после подписания бизнес–плана.
В ходе подготовки бизнес–плана изучаются имеющиеся и необходимые ресурсы (человеческие, материальные, информационные и т.д.).
Внедренческий этап
При внедрении изменений в организацию или при создании новой организации нужно вносить изменения в проект, в случае изменения в ситуации или выявления ошибок в проекте или несоответствия проекта с результатами внедрения.
В начале, необходимо сформировать мотивацию у персонала, так как нежелание персонала участвовать в проекте может привести к невыполнению планируемых решений. В качестве мотивации можно использовать как материальные так и моральные стимулы. С той частью работников, которым не хватает знаний или умений для эффективной работы необходимо организовать систему переобучения или дообучения. Перед этим должна быть сформирована команда. При этом внутри нее должны быть выделены лидеры в каждом структурном подразделении. Для того, чтобы внедрение изменений было эффективным необходимо организовать коммуникации между людьми, разъяснять предполагаемые изменения, информировать и дальнейших действиях, убеждать в их необходимости. В этом процессе обязательно участие высшего руководства.