Організація взаємодії, поняття та види повноважень
Організація як вид управлінської діяльності є найдавнішою функцією. Необхідність появи функції "організація" визначилася в результаті поділу праці між людьми. Проте менеджери, які постійно беруть участь в процесі організації спільної діяльності людей, на практиці не завжди мають чітке уявлення, що таке функція організація і, головне, якою вона повинна бути.
Потреба в організаторській діяльності менеджера настільки очевидна і настільки велика, що навряд чи хто-небудь буде заперечувати цей факт. Менеджерам сьогодні ясно, що результати спільної роботи колективу фахівців не можуть бути досягнуті самі собою.
Щоб результат зробити корисним, необхідно, аби спільні зусилля були чітко скоординовані, тобто правильно підібрані учасники спільної роботи, кожний з яких уявляв би чітко коло своєї роботи і свій внесок у кінцевий результат. У розв'язанні саме цих проблем і виявляється основне призначення функції "організація".
На перший погляд, організація уявляється простою, природньою і зрозумілою сферою роботи керівника. Ясно, що організація — це процес управління, пов'язаний з об'єднанням здібностей індивідуумів для колективної праці. Однак менш ясні ті особливості, що виділяють організацію серед інших загальних функцій у процесі управління. Організації підлягає як індивідуальна праця людини, так і, особливо, колективна праця.
Організація взаємодії – це процес створення структури управління підприємством, яка дає можливість персоналу об’єднати свої зусилля для досягнення поставлених цілей.
Організація як функція менеджменту передбачає розподіл завдань між керівництвом підприємства, окремими підрозділами або працівниками і встановлення взаємодії між ними.
Взаємодію і координацію дій між елементами структури управління забезпечують зв’язки.
Згідно характеру відносин між елементами структури, зв’язки поділяються на вертикальні і горизонтальні.
Вертикальні зв’язки забезпечують процес управління і підпорядкування (зв’язок між генеральним директором і менеджером певної служби). Ці зв’язки виникають при ієрархічній побудові системи управління, наявності чіткої організації рівнів управління, кожен з яких характеризується власними функціями і цілями.
Горизонтальні зв’язки відображають стосунки з кооперації і узгодження дій між рівноправними елементами одного рівня управління (між керівниками підрозділів, відділів: менеджером з питань харчування, менеджером з розміщення, менеджером фінансового відділу, комерційного відділу, технічного відділу).
Важливим завданням при формуванні підрозділів організаційної структури є вибір ефективного способу розподілу повноважень і відповідальності в межах однорідної функціональної діяльності.
Повноваження — це обмежене право використовувати ресурси організації і спрямовувати зусилля працівників на виконання певних завдань.
В менеджменті розрізняють лінійні та функціональні повноваження.
Лінійні повноваження передаються безпосередньо від керівника до підлеглого і далі до інших підлеглих. Вони надають узаконену владу. Керівник у межах лінійних повноважень може розв'язувати проблеми без погодження з вищими керівниками, виходячи при цьому з постанов, законів і звичаїв.
Ефективність лінійних повноважень залежить від:
Ø одновладдя (єдиноначальства), коли свої повноваження керівник отримує тільки від одного начальника;
Ø обмеження норми керованості, тобто застосування регламентарів – кількості працівників, які безпосередньо підпорядковані даному керівникові.
Функціональні (штабні) повноваження – делегуються менеджером вищого рівня управління, який керує певною функцією менеджменту, менеджеру нижчого рівня управління, який керує аналогічною функцією.
Види функціональних повноважень:
Ø рекомендаційні – спрямовані на вироблення конкретних рекомендацій;
Ø обов'язкові погоджування – коли функціональний керівник погоджує свої рішення з лінійними керівниками різного рівня;
Ø паралельні – за яких рішення функціонального керівника діють незалежно і одночасно з рішеннями лінійних керівників.
У підпорядкуванні керівника можуть перебувати 3 типи апарату управління:
1. обслуговуючий – готує керівнику інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень;
2. консультативний – для консультування керівника фахівцями, які запрошені на постійну або тимчасову роботу;
3. особистий – працівники, які безпосередньо співпрацюють з керівником (секретар, помічник).