Вимоги до електронних контрольно-касових апаратів
Державний реєстр РРО
На території України діє Державний реєстр РРО, метою якого є забезпечення реалізації та використання лише тих реєстраторів вітчизняного та іноземного виробництва, які відповідають вимогам нормативних актів України, сертифіковані в державній системі сертифікації на відповідність вимогам чинних державних стандартів і дозволені до застосування. Положення про Державний реєстр РРО, а також Положення про порядок технічного обслуговування та ремонту РРО затверджуються Кабінетом Міністрів України за поданням Міністерства економіки України та Державної податкової адміністрації України.
Державний реєстр дає змогу за допомогою технічних засобів електронної касової техніки впровадити дійовий державний контроль за фінансово-господарською діяльністю СПД всіх форм власності. Реалізація та реєстрація ЕККА, не включених до Державного реєстру, заборонена. В Україні забороняється також експлуатування моделі ЕККА, термін використання якої, встановлений Державним реєстром, закінчився.
Технічні вимоги до ЕККА, які затверджені рішенням Державної міжвідомчої експертної комісії з ЕККА (Протокол №2 від 6.07.95), передбачають:
п. 2.1 — ЕККА повинен мати корпус, конструкція якого не дає змоги безконтрольного доступу до функціональних блоків ЕККА і зокрема до блоку фіскальної пам'яті;
п. 2.2 — ЕККА повинен пломбуватись; пломба має бути на поверхні корпусу і бути доступною для швидкого візуального визначення її цілісності. Фіскальна пам'ять повинна пломбуватись окремо;
п. 2.3 — ЕККА повинен мати годинник-календар реального часу, який працює незалежно від підключення» ЕККА до електроживлення і виключає необхідність занесення дати та часу перед початком роботи;
п. 2.5 — ЕККА повинен забезпечувати збереження інформації в оперативній пам'яті та в годиннику-календарі при виключенні електроживлення не менш як на 1440 годин;
п. 2.6 — ЕККА повинен забезпечувати неможливість занесення звітної інформації до блоку фіскальної пам'яті, якщо в годинику-календарі встановлена дата, яка передує даті останнього денного звіту;
п. 2.7 — ЕККА повинен забезпечувати неможливість зміни або знищення алгоритмів роботи, інформації в оперативній і фіскальній пам'яті та зміни дати у годиннику-календарі без пошкодження пломб або корпусу ЕККА;
п. 2.8 — ЕККА повинен забезпечувати друк паперової контрольної стрічки в єдиному робочому циклі з касовими чеками, на якій відображаються в копії реквізити і показники виданих покупцям касових чеків;
п. 2.10 — ЕККА повинен автоматично блокуватись у випадках: зниження напруги електроживлення нижче значення, що вказано в технічних умовах на конкретний ЕККА; відсутності чекової і контрольної стрічки; відімкнення механізму друку; порушення послідовності виконання операцій, яка передбачена алгоритмом роботи; перевершення розрядності чисел, які обробляються; переповнення, несправності або відокремлення фіскальної пам'яті;
п. 3.1 — ЕККА повинен забезпечувати друк та видачу касового чека, всі назви і літерні скорочення якого виконані державною мовою і який містить: назву та місцезнаходження підприємства; ідентифікаційний (заводський) номер; фіскальний (реєстраційний) номер, що надається податковою інспекцією; послідовний номер касового чека; дату і час видачі касового чека; найменування кожного товару; вартість та код ставки ПДВ кожного товару; кількість та ціну товару; загальну вартість усіх придбаних товарів (рис. 15.2);
п. 3.2 — ЕККА повинен забезпечувати щоденний друк та видачу фіскального звітного чека, який містить: ідентифікаційний та реєстраційний номери ЕККА; коди та ставки ПДВ у відсотках; суми денних оборотів з реалізації товарів по кожній ставці ПДВ окремо; суми ПДВ по кожній ставці ПДВ окремо; суму денного обороту з реалізації товарів, яка не підлягає оподаткуванню; загальну суму денного обороту з реалізації товарів; кількість касових чеків виданих за день; дату і час видачі фіскального звіту;
п. 3.4 — ЕККА повинен виконувати періодичні звіти з фіскальної пам'яті за будь-який відрізок часу з початку його експлуатації;
п. 5.1 — залежно від конструкції і функціональних можливостей ЕККА поділяються на портативні, автономні стаціонарні і системні;
п. 5.2 — кількість товарів, що програмується, повинна бути не менше: 100 — для портативних, 200 — для стаціонарних і 2000 — для системних ЕККА;
п. 5.7 — знаки, які друкуються ЕККА на паперових носіях, повинні бути чіткими, легко читатися та не допускати розбіжного тлумачення.
Принципи будови ЕККА
У торговельних підприємствах України експлуатуються як вітчизняні ЕККА, [ так і зарубіжні апарати, а також ті, які зібрані з певною доробкою з імпортних комплектуючих матеріалів.
ЕККА ЕРА-101 є повністю вітчизняною розробкою. ЕРА-101.04 — 101.08 (крім 101.05) забезпечує введення, обробку і збереження інформації торговельних операцій (рис. 15.3). Результати введення і обробки інформації виводяться на індикатори касира та покупця і друкувальний пристрій.
Апарат забезпечує виконання таких функцій: нагромадження; множення ціни на введену кількість товарів; корекцію помилкового введення; корекцію помилкового нагромаджння (до закриття чека); обчислення процентної надбавки та знижки; програмування обчислення податку з обороту чи податку на додану вартість; чотири форми розрахунків за придбані товари; запис грошового обороту у фіскальну пам'ять при обнуленні накопичувальних лічильників; відлік астрономічного часу з виведенням на чекову стрічку; програмування чотирьох ставок податкових відрахувань в % виразі; службове внесення і видачу грошових сум; програмування цін товарів прямого доступу; програмування % знижки чи надбавки, № ЕККА, дати, ідентифікаційного №. ЕККА забезпечує такі види звітів: звіти службової пам'яті; звіти фіскальної пам'яті; звіт касира; загальний звіт. Асортимент — 200 найменувань товарів (з кодом від 00 до 199), розподіл асортименту по чотирьох товарних групах і 14 відділах (для ЕР А-101.10 асортимент — 700 найменувань товарів).
Касовий апарат забезпечує збереженість інформації при відімкненні електроживлення не менше 1440 годин; дозволяє виконувати щоденні записи у фіскальну пам'ять і забезпечує зберігання записаної інформації протягом 7 років. Тривалість безперервної роботи — не більше 16 годин на добу. Габаритні розміри ЕРА-101: 430 х 375 х 420 мм, маса — 12 кг.
Основні вузли ЕККА
ЕККА ЕРА-101 випускається у двох варіантах: з англомовними й україномовними позначеннями й складається з таких основних вузлів і механізмів: 1) блок керування; 2) блок клавіатури; 3) індикатор; 4) друкувальний пристрій (принтер™ 5) блок оперативної пам'яті; 6) блок фіскальної пам'яті; 7) замок електромеханічний; 8) блок живлення; 9) грошовий ящик; 10) корпус.
Блок керування призначений для розміщення мікропроцесора, елементів оперативна і постійної пам'яті, елементів інтерфейсу і комутуючих елементів. Мікропроцесор працює під керуванням програми, що міститься в постійній пам'яті. Оперативна пам'ять забезпечує збереження інформації до 1440 год після вимкнення електроживлення.
Блок клавіатури складається з 38 клавіш (11 цифрових та 27 логічних, або функціональних) для введення різноманітної інформації при роботі в режимах програмування, продажу товарів, отримання звітів (рис. 15.4).
Цифрові клавіші (цифрове поле) розташовані на клавіатурі ліворуч і включають клавіші 1—9, 0, 00. Праворуч на клавіатурі розташоване поле відділів, яке включає функціональні клавіші 1—9.
Індикатор (два: для касира та покупця) — для відображення введеної інформації і додаткових повідомлень. Індикатор касира розміщений на передній панелі апарата і має дев'ять цифрових розрядів та один знаковий, а також п'ять світлодіодних індикаторів режимів роботи. Індикатор покупця виконаний у вигляді табло, що обертається, розміщеного у верхній правій частині апарату. Він має вісім цифрових розрядів та три світлодіодних індикатори.
Друкувальний пристрій (принтер) — для друкування всієї необхідної інформації на чековій та контрольній стрічці. Швидкість друку — не менше 4 рядків середньої довжини на секунду, довжина рядка — до 18 розрядів.
Блок оперативної пам'яті складається з двох модулів: робочого, який призначений для зберігання інформації про продані товари, і програмного, що призначений для зберігання інформації, занесеної в пам'ять під час роботи в режимі програмування.
Блок фіскальної пам’яті — енергонезалежний; раніше записана в ньому інформація не може змінюватися. Робочий модуль фіскальної пам'яті містить інформацію, нагромаджену в апараті з метою звіту ДПІ. Ця інформація доповнюється при кожному звіті апарата, який супроводжує його обнуления.
Замок електромеханічний призначений для переведення касового апарата в такі режими роботи: «БР» («OFF») — тестовий, «Р» («R») — продажу товарів, «X» — отримання службових (нефіскальних, без обнуления оперативної пам'яті) звітів, «Z» — для отримання фіскальних (з обнулениям оперативної пам'яті ) звітів, «П» («Р») — для роботи в режимі програмування.
Замок комплектується ключами: «Р» («R») — для переведення ЕККА з режиму: «БР» в режим «Р»; «X» — для переведення касового апарата з режиму: «БР» в режим: «X»; «Z» — для переведення ЕККА з режиму: «БР» в режими: «X» і «Z»; «П» («Р») для переведення в режим програмування та в інші режими роботи.
Програмування інформації виконується в таблицях, кожна з яких містить рядки та поля для програмування окремих параметрів. Для програмування товарів використовується таблиця 0 і 1; 2 — параметри відділів; 3 — параметри касирів; 4 — оформлення чека; 5 — контроль касирів; 6 — параметри клавіш: + %, - %, +, -; 7 — для програмування часу. Фіскальна інформація програмується у фіскальній пам'яті також у таблицях, а саме: в таблиці 0 програмується фіскальний і заводський номери касового апарата, в таблиці 1 програмуються податкові ставки.
Блок живлення призначений для видачі напруги на всі функціональні вузли апарата.
ЕККА ЕРА-101 може бути оснащений грошовим ящиком, який містить 5 секцій для банкнот і 5 секцій для монет. Відкривається за допомогою ключа, при відкритому замку ключ не може бути витягнутий із замка і дозволяє спрацювання грошового ящика при розрахунку з покупцем.
Корпус призначений для розміщення вузлів і механізмів апарата і захисту їх від безконтрольного доступу.
Порядок реєстрації ЕККА
Згідно з вимогами Закону України від 21.12.2000 № 2156-ІП і Порядку реестрації, опломбування та застосування реєстраторів розрахункових операцій за товари (послуги) (затвердженому наказом ДПАУ від 1.12.2000 № 614 і зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 5.02.2001 за № 107/5298) СПД, які застосовують для розрахунків з покупцями ЕККА, забов'язані їх зареєструвати в місцевій ДПІ.
У випадках, коли підприємницька діяльність здійснюється не за місцезнаходженням суб'єкта господарювання, то після реєстрації ЕККА його слід поставити на облік в ДПІ за місцем фактичного провадження господарської діяльності.
Реєстрація ЕККА
Для проведення реєстрації СПД подає у відділ контролю реєстрації та застосування ЕККА ДПІ такі документи: письмову заяву на реєстрацію ЕККА із зазначенням сфери застосування та реквізитів РРО; копію свідоцтва про державну реєстрацію СПД (якщо СПД має зареєстровані в даному органі податкової служби РРО чи книги обліку реєстраційних операцій, то копію свідоцтва подавати не треба); завірену копію документа, що підтверджує право власності на ЕККА; завірену копію дозволу місцевого органу виконавчої влади на розміщення об'єкта торгівлі (сфери послуг); завірену копію договору з організацією сервісного обслуговування про зарахування ЕККА на сервісне обслуговування; акт про виведення ЕККА з експлуатації, у випадку коли проводиться реєстрація ЕККА, який уже був у експлуатації; для СПД, що надають послуги з перевезень пасажирів і багажу,— ліцензії на право здійснення зазначеного виду діяльності.
Копії документів звіряються з оригіналом і зберігаються разом з заявою в ДПІ, а оригінали повертаються СПД. На підставі розгляду поданих документів відповідальна особа ДІЛ проводить реєстрацію апарата, про що робиться відповідний запис у Книзі реєстраторів розрахункових операцій. Апарату присвоюється реєстраційний (фіскальний) номер, який вказується на титульній сторінці книги обліку розрахункових операцій (далі — книга ОРО) та буде занесений у фіскальну пам'ять касового апарата при опломбуванні та фіскалізації. При реєстрації ЕККА складається реєстраційна посвідка у двох примірниках. Один примірник залишається в ДПІ, а другий видається СПД з дальшим зберіганням його за місцем експлуатації ЕККА.
Реєстраційній посвідці присвоюється реєстраційний номер, який складається з коду області (дві цифри), коду района або міста (дві цифри) та порядкового номера запису в журналі реєстрації ЕККА.
Одночасно з реєстрацією ЕККА здійснюється і реєстрація книги ОРО, що містить щоденні звіти, які складаються на підставі відповідних розрахункових доку-
ментів щодо руху готівкових коштів, товарів (послуг). Пронумерована, прошнурована книга ОРО скріплюється гербовою печаткою ДШ та завіряється підписом її керівника.
Реєстрація розрахункових книжок (РК) здійснюється в органі податкової служби, де СПД зареєстрував відповідну книгу ОРО, не пізніше двох робочих днів з моменту подання СПД необхідних документів (письмової заяви довільної форми та довідки про реєстрацію книги ОРО). До реєстраціїї приймаються зброшуровані РК, які складаються з блоків послідовно пронумерованих розрахункових квитанцій установленої форми та реєстраційної сторінки. РК повинна бути скріплена виготівником з використанням машинного способу, який унеможливлює вилучення корінців розрахункових квитанцій без порушення засобів кріплення.
Посадова особа органу податкової служби здійснює запис у Книзі облікових форм, додаткові записи в обох примірниках довідки про реєстрацію книги ОРО та заповнює рядки реєстраційної сторінки РК: номер книжки, дата реєстрації, назва органу ДПС, дані про посадову особу ДПС, серія та номер першого бланка, кількість бланків. Кількість РК, що реєструються одночасно, не обмежується.
Опломбування РРО здійснюється центром сервісного обслуговування перед реєстрацією РРО, після ремонту чи технічного обслуговування РРО або за рішенням органу податкової служби. Перед опломбуванням РРО здійснюється перевірка його конструкції та програмного забезпечення на відповідність модифікації, включеній до Державного реєстру РРО, та перевірка переведення РРО у фіскальний режим роботи. При позитивних результатах перевірки здійснюється опломбування РРО, про що складається довідка про опломбування РРО, яка надається СПД.
Опломбування корпусу РРО здійснюється установленням двох засобів контролю в місцях стику корпусу РРО з верхньою кришкою на її передньому та задньому боці таким чином, щоб унеможливити доступ до фіскального блоку РРО без пошкодження засобу контролю.
Правила експлуатації ЕККА
Установлення ЕККА на робочому місці, первинне підготування його до роботи й опломбування проводять спеціалісти сервісної організації. На робочому місці касира повинні бути книга ОРО, РК, реєстраційна посвідка та акти опломбування, розпломбування ЕККА, монетниця, інвентар для догляду за касовим апаратом.
До початку роботи в режимі «Продаж товарів» касир повинен отримати запас розмінних монет, чисту чекову стрічку, ключі від касового апарата, перевірити справність ЕККА, роздрукувати кілька нульових чеків і виконати операцію «Службове внесення готівки». Всі нульові чеки наприкінці робочого дня разом з денним звітом наклеюють у книгу ОРО, а чек службового внесення готівки зберігається на робочому місці до кінця дня.
Виконання загальних підготовчих операцій ЕРА-101 відбувається в такій послідовності: вмикають ЕККА до заземленої розетки; вимикач втеплюють у корпус; ключ «P»(«R») установлюють у замок і переводять з режиму «БР» («OFF») у режим «P»(«R»); якщо конкретний пароль касира попередньо не був запрограмований для даного ЕККА, натискають на цифрових клавішах ліворуч вісім раз цифру 1; в разі потреби заправки чекової стрічки використовують клавішу «ПЧС» («PF»); для отримання нульового чека натискають на клавішу «ОПЛ» («TL»); службове внесення залишку готівки виконується натисканням клавіші «ВН/Ш» («F1»).
При реєстрації операцій продажу через ЕККА касир зобов'язаний: забезпечив введення відповідних грошових сум в ЕККА; за показниками індикатора ЕККА мі значити загальну суму продажу; отримати від покупця гроші за товар; провести операцію закриття чека в ЕККА і роздрукувати його; видати покупцю чек, суму здачі разом з товаром. Забороняється проводити реєстрацію продажу товару через ЕККА після видачі покупцю товару і здачі.
Операції з реєстрації продажу товарів виконуються таким способом.
При продажу однієї одиниці товару з запрограмованими параметрами необхідно:
а) на цифрових клавішах на клавіатурі ліворуч набрати числове значення коду товару (від 00 до 199);
б) натиснути клавішу із символом «Код товару»(« PLU»);
в) натиснути клавішу із символом «ОПЛ» («TL»).
У тому разі, коли виконується продаж незапрограмованого товару, необхідно:
а) на цифрових клавішах на клавіатурі ліворуч набрати ціну товару;
б) натиснути клавішу відповідного відділу на клавіатурі праворуч;
в) натиснути клавішу «ОПЛ» («TL»).
При продажу з уведенням кількості товару та з підрахуванням суми здачі необхідно:
а) на цифрових клавішах на клавіатурі ліворуч набрати кількість товару;
б) натиснути клавішу із символом «х» («QTY») — множення;
в) на цифрових клавішах на клавіатурі ліворуч набрати числове значення коду товару (від 00 до 199).
У тому разі, коли виконується продаж незапрограмованого товару, то на цифрових клавішах зліва необхідно набрати ціну товару;
г) натиснути клавішу з символом «Код TOB.»(«PLU») — при продажу запрограмованого товару. У разі продажу незапрограмованого товару — використати клавіші відділу (1-9), розташовані на клавіатурі праворуч;
д) після реєстрації останнього товару — натиснути клавішу із символом «ПСМ»(«8ТЬ»), на індикаторі з'явиться загальна вартість купівлі;
е) на цифрових клавішах ліворуч набрати суму грошей, отриманих від покупця; є) для завершення оформлення чека з підрахунком суми здачі натиснути на клавішу з символом «ОПЛ»(«ТЬ»).
Операції з анулювання реєстрації купівель виконуються таким способом. Анулювання реєстрації купівлі може відбуватися в разі відмови покупця від придбання товару або припущення касиром помилки:
• до моменту реєстрації купівлі (ще не натиснута клавіша «Код тов.» («PLU») або клавіша відповідного відділу;
• після реєстрації купівлі (але до натискання клавіші «Оплата»(«ТЬ»);
• після завершення оформлення чека (натиснута клавіша «Оплата») або при поверненні товару в магазин покупцем.
Для анулювання купівлі до моменту її реєстрації касир повинен виконати операцію «Корекція», скориставшись клавішею «C»(«CL»).
Для анулювання купівлі після її реєстрації касир повинен виконати «Анулювання реєстрації». Анулювання може бути повним або частковим.
При повному чи частковому анулюванні продажу товарів з запрограмованими параметрами (після реєстрації товару або натискання клавіші «ПСМ» («STL») потрібно:
• послідовно натиснути на клавіші «С» («CL») і «Ан.пов.» («VD/ST») і ввести ту кількість товару, яку необхідно анулювати;
• послідовно натиснути на клавіші «,» і «х» («QTY») (у тому разі, коли кількість І товару — це число з дрібними одиницями, то перед набором дрібної кількості необхідно натиснути клавішу «,»);
• на цифрових клавішах ліворуч набрати код товару, який потрібно анулювати, і натиснути клавішу «Код тов.» («PLU»).
Для анулювання повністю останнього з зареєстрованих товарів одразу після реєстрації цього товару слід натиснути на клавішу «Ан.пов.»(«УВ/8Т»).
При повному чи частковому анулюванні продажу товарів з незапрограмованими параметрами (після реєстрації товару або натискання клавіші «ПСМ»(«8ТЬ») потрібно:
• послідовно натиснути на клавіші «C»(«CL») і «Ан.пов.»(«УВ/8Т») і ввести ту кількість товару, яку необхідно анулювати;
• послідовно натиснути клавіші «,»і «х» («QTY»);
• на цифрових клавішах ліворуч набрати ціну товару, який потрібно анулювати;
• на цифрових клавішах праворуч натиснути клавішу номера відділу.
Послідовність повернення товарів і грошових коштів у торговельних підприємствах, що застосовують для розрахунків зі споживачами ЕККА, передбачена «Порядком реєстрації, опломбування та застосування реєстраторів розрахункових операцій за товари (послуги)», затвердженим наказом ДПАУ від 1.12.2000 №614 і зареєстрованим у Мін'юсті України 5.02.01 за № 105/5296.
У разі повернення товару або відмови від наданої послуги покупець подає заяву на повернення коштів, до якої обов'язково долучається касовий чек або розрахункова квитанція, що підтверджують купівлю товару в данному магазині. На підставі цього складається акт про повернення товару і коштів, в якому вказуються: дані, що підтверджують особу споживача, який повертає товар; відомості про повернутий товар; сума, яку необхідно повернути покупцеві.
Матеріально відповідальна особа магазину разом з представником адміністрації підприємства підписує акт і за допомогою операції «Службова видача готівки» проводить через ЕККА реєстрацію повернення готівки та видає її покупцеві безпосередньо зі скриньки ЕККА, а чек службової видачі додає до акта. Чек на повернутий товар також додається до акта, але якщо в чеку є інші товари (які покупець не повертає), то чек запишається споживачеві (повернуті товари в такому чеку закреслюються), а в акті вказується номер, дата і час видачі чеку.
Якщо покупець повертає товар, придбаний в день звернення, то написання заяви не є обов'язковою вимогою, проте покупець у цьому разі повинен підписати акт про повернення коштів у зв'язку з відмовою від купівлі.
У купівлі, коли при проведенні реєстрації операції продажу товару через ЕККА касир помилково визначив загальну суму продажу і натиснув на клавішу оплати, він уже не може виконати анулювання купівлі. В такій ситуації касир разом із представником адміністрації торговельного підприємства складає акт про виведення з ЕККА зайво проведеної суми у зв'язку з помилкою. В акті детально пояснюються дії касира, які призвели до помилки. До акта додається помилково вибитий чек і чек «Службової видачі готівки», який зберігається в КОРО.
Для службової видачі готівки необхідно:
• на цифрових клавішах ліворуч набрати ту суму готівки, яку необхідно вивести з апарата;
• натиснути на клавішу ВД/П2»(«Р2»). Після цього ЕККА надрукує чек, в якому буде така інформація: «ВД»(«Р2») і навпроти — сума виданої готівки зі знаком «-»,
потім сума і знову сума виданої готівки зі знаком «-», а також дата та час видачі чека, заводський і фіскальний номери ЕККА.
У разі коли не застосовуються ЕККА (тимчасового вимкнення електроенергії або виходу з ладу ЕККА), касир зобов'язаний проводити розрахунки зі споживачами за допомогою РК з обов'язковою видачею розрахункових квитанцій. Розрахункова квитанція складається з двох частин: корінця та відривної частини.
Корінець розрахункової квитанції повинен містити обов'язкові реквізити:
• серію та номер, які нанесені при виготовленні бланка квитанції і збігаються із серією та номером відривної частини;
• напис «Сума розрахунку (грн коп.), усього» і загальну суму отриманих за товар або послугу (виданих покупцеві) коштів;
• напис «у тому числі за ставкою ПДВ 20 %» — суму коштів, отриманих за товари або послуги, продаж яких обкладається ПДВ за ставкою 20 %, або суму виданих покупцеві коштів, якщо видана сума зменшує податкові зобов'язання платника ПДВ.
Відривна частина розрахункової квитанції повинна містити такі обов'язкові реквізити:
в напис «РОЗРАХУНКОВА КВИТАНЦІЯ», серію (чотири літери) і номер (шість цифр), нанесені при виготовленні бланка квитанції;
• назву СПД;
• ідентифікаційний код за ЄДРПОУ юридичної особи або ідентифікаційний номер за ДРФО фізичної особи, перед яким написані (надруковані) великі літери «ІД»;
• для СПД, зареєстрованих як платники ПДВ, — індивідуальний податковий номер платника ПДВ, який надається згідно із Законом України «Про податок на додану вартість»; перед номером написані (надруковані) великі літери «ПН»; за наявності на розрахунковій квитанції податкового номера дозволяється не вказувати ідентифікаційний код за ЄДРПОУ (номер за ДРФО);
• назви окремих реквізитів, які стосуються даних про товар (послугу), а саме: написи «Найменування товару (послуги), «Вартість одиниці виміру», «ПДВ (%)», «Вартість»;
• рядки для записування даних про товар (послугу) або про операцію виплати: найменування товару (послуги, назви операції виплати), вартості одиниці виміру товару (суми коштів за однією операцією виплати), ставки ПДВ у відсотках, вартості товару (суми коштів за здійсненими операціями виплати);
• напис «Сума розрахунку (грн коп.) і загальну вартість усіх товарів (послуг), оплачених за однією розрахунковою квитанцією (загальну суму виданих коштів);
• напис «Розрахунок провів», рядок для підпису особи, яка здійснює розрахунки;
• рядок для запису дати (день, місяць, рік) проведення розрахунків.
Розрахункова книжка використовується у такому порядку: на кожному місці проведення розрахунків має використовуватись окрема РК; при проведенні розрахункових операцій заповнюється спочатку корінець, потім відривна частина розрахункової квитанції (за винятком квитанцій, де вартість товару (послуги) зазначена попередньо способом проштампування чи друкарським способом; відривна частина відокремлюється від корінця по лінії відриву та видається покупцю чи особі, яка отримує кошти (у разі здійснення операції видачі), не пізніше завершення розрахункової операції.
Записи в розрахунковій квитанції здійснюються кульковою ручкою з пастою темного кольору. Не дозволяється використовувати розрахункову квитанцію повторно, виправляти записи у квитанції, вилучати з РК корінці розрахункових квитанцій, порушувати кріплення книжки. У разі пошкодження розрахункової квитанції чи здійснення помилкового запису таку квитанцію слід анулювати, для чого на корінці та відривній частині зробити відмітку «Анульовано», завірену підписом особи, яка здійснює розрахунки. Після використання всіх розрахункових квитанцій І на реєстраційній сторінці РК необхідно зазначити дату її закінчення.
У разі виходу з ладу ЕККА або тимчасового, але не більше 72 годин (7 робочих днів), вимкнення електроенергії проведення розрахункових операцій здійснюється з використанням КОРО та РК або із застосуванням належним чином зареєстрованого резервного РРО. Слід урахувати, що коли період вимкнення електроенергії перевищує 72 години (астрономічних, а не робочих годин СПД), то продовжувати торгівлю із заповненням розрахункових квитанцій не можна (навіть якщо СПД торгує виключно хлібом або дитячим харчуванням).
Згідно з вимогами Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 21.12.2000 № 2156-Ш власник ЕККА повинен забезпечити щоденне виконання наприкінці роботи денного звіту з обнулениям інформації в оперативній пам'яті та її занесенням до фіскальної пам'яті; щоденне підклеювання денних звітів у КОРО і заповнення її відповідних граф.
ЕККА мають такі види пам'яті (інформація з якої повністю чи частково може бути виведена): фіскальну (фінансову); оперативну (службову) і програмну.
Процес виведення інформації з тієї чи іншої пам'яті на друк називається звітом ЕККА. Звіти поділяються на службові та фінансові (фіскальні).
Службові звіти можуть бути отримані з оперативної пам'яті — щоденні звіти (одержання яких не призводить до обнуления інформації в оперативній пам’яті і перенесення її до фіскальної пам'яті).
Фінансові (фіскальні) звіти виконуються як з оперативної пам’яті — щоденні фіскальні звіти, так і з фіскальної пам’яті — періодичні фіскальні звіти.
Фіскальний звітний чек — це документ установленої форми, надрукований РРО, що містить дані денного звіту, під час друкування якого інформація про обсяг виконаних розрахункових операцій заноситься до фіскальної пам'яті. Оперативна пам'ять при цьому обнулюється (очищується). При отриманні періодичних фіскальних звітів на друк виводиться інформація за певний період роботи вже не з оперативної, а з фіскальної пам'яті ЕККА.