Характеристика подходов к автоматизации управленческой деятельности
Информационное обследование, как правило, проводится в ситуации, когда существуют какие-либо недостатки в процессе управления (например, плохое качество управления или плохая оперативность принятия решений), и руководство хочет определить возможность устранения этих недостатков за счёт использования средств автоматизации управления.
Решать эту задачу необходимо путём анализа процесса управления с целью выделения в нём возможных объектов автоматизации, определения информационных связей между ними и установления необходимого уровня автоматизации информационной деятельности, способного обеспечить решение возникшей проблемы.
В такой постановке задача автоматизации управления ставилась и решалась в нашей стране и за рубежом с начала 70-х гг. XX в., причём в качестве объекта автоматизации выбиралась, как правило, управленческая деятельность какого-либо органа (органов) управления. Именно с этого времени стали появляться проекты "больших" АСУ, таких как АСУ предприятия, АСУ отрасли и т. п.
Анализ практики создания АСУ позволяет выделить сложившиеся и используемые в настоящее время подходы к проектированию систем автоматизации управления.
Первый подход базируется на принципе построения АСУ "от фотографии"" т. е. по принципу "автоматизировать то, что есть". Такие АСУ принято называть фотографическими. Согласно этому принципу анализируется уже существующая система управления и строится модель реализуемой ею управленческой деятельности без изменения структур и задач элементов существующей системы управления.
Этот подход является наиболее простым и обеспечивает создание эффективной АСУ при автоматизации управленческой деятельности, которая хорошо изучена и поддаётся формальному описанию. Примером органа управления, осуществляющего хорошо формализуемую деятельность, является, например, бухгалтерия, деятельность которой в целом, а также деятельность её отдельных должностных лиц хорошо изучена и практически полностью регламентирована общими правилами и соответствующими документами. Проблемы в таких органах управления связаны, как правило, с большой долей рутинных работ, которые хорошо автоматизируются. Если же предполагается автоматизировать управление сложным, плохо изученным объектом, управление которым осуществляется в условиях неполной и неточной исходной информации, применение фотографической АСУ может оказаться малоэффективным. Проблемы в таких органах управления могут быть связаны с неправильным определением целей и задач управления и, как следствие, нерациональной его организацией. Поэтому применение фотографической АСУ в "неправильной" системе управления, естественно, не даст желаемого эффекта.
Кроме того, необходимо учесть, что применение средств автоматизации требует, как правило, изменения состава и структуры системы управления. Иначе АСУ может оказаться неэффективной.
Попыткой устранения недостатков, присущих первому подходу к автоматизации организационного управления, явилась разработка второго подхода, базирующегося на принципe построения АСУ "от модели", т. е. по принципу "делать так, как должно быть". Такие АСУ называют модельными. Согласно этому принципу проводится анализ объекта управления, а также существующей системы управления и строится модель деятельности новой системы управления, способной решить возникшие проблемы управления объектом. Таким образом, при этом подходе предполагается автоматизировать управление с одновременным изменением (при необходимости) существующей структуры системы управления, а также целей и задач управления.
Построение модельных АСУ улучшает качество управления, однако создание адекватной модели деятельности оптимальной системы управления сложным объектом на начальном этапе автоматизации в большинстве случаев является практически неразрешимой задачей.
Практика показала, что в лучших разработках создание АСУ осуществлялось на основе третьего подхода — многошагового, основанного на принципе "от потребностей практики". Согласно этому принципу на начальном этапе автоматизируется деятельность конкретных должностных лиц последовательно, начиная с автоматизации простейших информационных процедур путем разработки отдельных информационных и рабочих задач (И и РЗ). Созданные Ии РЗ по мере их накопления, оценки эффективности их использования и корректировки объединяются в АИС, автоматизирующие решение задач управления и управленческой деятельности в целом. При такой автоматизации управленческой деятельности уточнение целей и задач управления, а также изменение состава и структуры системы управления происходит постепенно, а автоматизация выполнения информационных процедур проходит всестороннюю проверку ещё в процессе создания АСУ. Кроме того, должностные лица постепенно обучаются работе с ЭВМ, и в их сознании укрепляется уверенность в необходимости использования ЭВМ в практической работе. Всё сказанное выше обеспечивает успех автоматизации управленческой деятельности.
Принцип создания АСУ "от потребностей практики" базируется на трёх основных (отчасти противоречивых) требованиях, предъявляемых к процессу создания средств автоматизации управленческой деятельности:
· внедрение средств автоматизации должно быть поэтапным (от простого к сложному), но при этом уже на начальных этапах в упрощенном виде необходимо видеть и учитывать конечные цели автоматизации;
· необходимо учитывать готовность организационной структуры и должностных лиц к использованию средств автоматизации в своей работе и стараться, в первую очередь, планировать автоматизацию тех элементов управленческой деятельности, где эта автоматизация даст максимальный эффект либо по простоте и оперативности решения практических задач, либо по качеству их решения;
· требуется свести к минимуму на первых этапах автоматизации попытку полного учёта организационной инфраструктуры органа управления, и сосредоточить усилия на автоматизации деятельности конкретных должностных лиц.
Каждый из перечисленных выше подходов может быть применён при создании конкретной АСУ. Если цели и задачи системы управления точно определены и управленческая деятельность хорошо формализуется, целесообразно строить АСУ по принципу "от фотографии". Если есть возможность разработать модель оптимальной системы управления, целесообразно строить АСУ по принципу "от модели". Если автоматизация управления находится на начальном этапе, в любом случае целесообразно создавать АСУ в соответствии с принципом "от потребностей практики", и, по мере накопления Ии РЗ, автоматизирующих отдельные информационные процедуры, приступать к созданию фотографических или модельных АСУ.