СПРАВОЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ АППАРАТ БИБЛИОТЕК
Библиографическая работа - совокупность процессов по библиографированию и библиографическому обслуживанию.
Основными направлениями библиографической деятельности библиотек являются:
организация справочно-библиографического аппарата;
справочно-библиографическое обслуживание;
информационно-библиографическое обслуживание;
использование рекомендательных пособий в руководстве чтением;
пропаганда библиотечно-библиографических знаний (библиографическое обучение читателей);
составление библиографических материалов различного содержания и назначения;
консультативная и методическая работа.
В ЦБС библиографической работой занимаются не только сотрудники библиографического отдела, но и работники других структурных подразделений центральной библиотеки, библиотекари филиалов. Их участие предусматривается в едином плане библиографической работы централизованной библиотечной системы (ЦБС). Все библиотекари системы отчитываются о библиографической работе по единой форме.
Библиографический отдел централизованной библиотечной системы организует библиографическое обслуживание читателей всей системы. Он совместно с филиалами определяет состав справочно-библиографического аппарата ЦБ и филиалов, помогает филиалам и его организации и редактировании, координирует и контролирует библиографическую работу во всей системе.
Справочно-библиографический аппарат библиотеки по праву считается ключом к фонду документов, раскрывая его состав и содержание в различных аспектах. Однако этим не ограничивается назначение СБА. Соответствующие его части служат таким же ключом к источникам, находящимся в фондах других библиотек или вообще к мировым информационным ресурсам, независимо от места их хранения. Этим определяется значение справочно-библиографического аппарата в деятельности библиотек всех типов и в первую очередь крупных научных библиотек.
Справочно-библиографический аппарат - это совокупность традиционных и электронных справочных библиографических изданий, библиотечных каталогов и картотек, используемых при обслуживании читателей для поиска необходимой им информации. Он является основой всей деятельности библиотеки, и от его рациональной организации зависит оперативность, полнота и точность удовлетворения запросов читателей.
Состав справочно-библиографического аппарата и наполнение его элементов зависит от статуса библиотеки и направлений её специализации, контингента обслуживаемых читателей и их информационных потребностей, технической оснащённости библиотеки и её включённости в корпоративную библиотечно-информационную систему.
В составе СБА обычно выделяют:
фонд справочных изданий;
фактографические поисковые системы;
каталоги;
библиографические издания и картотеки (базы данных);
единый алфавитно-предметный указатель или ключ к СБА.
Качество СБА определяет уровень работы всей библиотеки, в первую очередь библиографической.
Состав, объём, содержание, структура и особенности организации СБА определяются статусом библиотеки, спецификой региона (области, города, района, микрорайона), фондами библиотеки и читательскими запросами.
Традиционный СБА состоит из трёх основных частей:
системы библиотечных каталогов, оптимальной для конкретной библиотеки;
системы картотек;
справочно-библиографического фонда.
Систему каталогов образуют обычно алфавитный, систематический и предметный каталоги, а так же краеведческий каталог. Назначение каталогов заключается в том, чтобы раскрыть фонды в различных аспектах - по видам документов, по авторам и заглавиям, по содержанию и иным признакам с учётом принадлежности изданий к определённому подразделению библиотеки.
Система библиографических картотек аналитически раскрывает состав и содержание газет, журналов и периодических сборников, продолжающихся и некоторых непериодических изданий в различных аспектах: по всем отраслям знания, определённым темам и вопросам, о крае, об отдельных видах или жанрах произведений и т.д.
ЦБ организует и ведёт сводные картотеки периодических и справочных изданий, выписываемых и имеющихся во всех филиалах, входящих в ЦБС.
Широкое внедрение информационных технологий и возможность использования компьютерных сетей связи существенно изменяют состав каждого из элементов СБА и взаимоотношение между ними.
Важным требованием является поддерживание СБА на должном уровне, обеспечивающем быстроту поиска информации, комфортность пользования соответствующими его частями. Это предполагает не только регулярное удаление материалов из карточных частей СБА, но и постоянное слежение за их наполнением, соблюдение единых методических решений к индексированию, установление взаимосвязей между отдельными частями СБА, создание наглядных схем и алгоритмов поиска библиографической информации.
Особенности СБА обусловлены статусом библиотеки, её организационно-функциональной структурой, величиной и видовым составом фонда, его территориальным размещением, наличие связей с другими библиотеками и некоторыми другими чертами, характерными для соответствующего типа библиотеки.
Центральные алфавитные каталоги книг позволяют узнать, есть ли в ЦБС определённая книга и в каких изданиях, какие книги того или иного автора представлены в едином фонде, в составе какой серии вышла интересующая читателя книга, а также подбирать книги об интересующих лицах. Они предназначаются как читателям (центральный читательский алфавитный каталог), так и для служебных целей (центральный служебный алфавитный каталог).
Центральный систематический каталог раскрывает содержание единого фонда, позволяет узнать, какие книги по различным отраслям знания есть в данной ЦБС.
В Алфавитно Предметный Указателе предусматриваются буквенные и предметные разделители, ссылки и отсылки. АПУ регулярно пополняется новыми понятиями и персональными рубриками, что повышает его поисковые возможности и обеспечивает наибольшую эффективность использования систематического каталога и библиографических картотек читателями.
СБА республиканских, краевых, областных библиотек универсальные по содержанию, различаются по объему и структуре, что обусловлено историей развития библиотеки и современными масштабами ее деятельности. Основная часть СБА сосредоточена в библиографическом отделе и располагается вблизи от пунктов обслуживания читателей. Однако в современной универсальной научной библиотеке многие отделы (в первую очередь отраслевые) ведут библиографическую работу, создают те или иные элементы СБА ("распределенный" СБА), поэтому большое значение приобретает вопрос об СБА УНБ как единой системе, находящейся в основном в ведении библиографического отдела.
СБА библиографического отдела является центральным. Он тесно связан с СБА отраслевых отделов и отделов обслуживания. В отраслевых отделах создаются специализированные части СБА, дополняющие центральный СБА. Справочно-библиографический фонд отраслевого отдела включает отраслевые энциклопедии, словари и справочники, реферативные журналы и другие отраслевые и тематические библиографические пособия, не имеющие широкого читательского адреса. Так же, как и в центральный СБА, в него могут включаться тематические сборники документов по профилю отдела.
В отделах обслуживания тоже создается свой СБА, который обычно включает руководящие документы, основные энциклопедии, словари, справочники, рекомендательные указатели, картотеку рекомендательных указателей и др. В читальных залах все эти материалы представлены обычно на полках открытого доступа.
СБА ЦБС по многим параметрам подобен СБА областной библиотеки, но его структура сложнее, так как включает части, созданные в центральной библиотеке (в библиографическом и других отделах), и части, которые формируются в библиотеках-филиалах. В некоторых случаях объем фондов и обслуживания самой ЦБС и ее СБА превосходят соответствующие показатели областной библиотеки.
Задачей СБА ЦБС является обеспечение читателям широкого доступа не только к фондам всех библиотек системы, но и к фондам библиотек региона (города, района). С этой целью в СБА ЦБС активно развиваются элементы сводного информирования: центральные и сводные каталоги на фонды ЦБС; сводные каталоги, включающие данные о фондах других библиотек региона; сводные каталоги периодических изданий, получаемых библиотеками разных ведомств; сводные каталоги на СБФ; сводные паспортные данные на каталоги и картотеки всех отделов, филиалов и других библиотек региона; сводные алфавитно-предметные указатели к каталогам и картотекам.
Состав СБА ЦБС в значительной степени зависит от особенностей обслуживаемого региона. ЦБС крупных городов, работающие в координации с универсальными и отраслевыми библиотеками, не имеют острой потребности в создании сводных частей СБА (за исключением сводных каталогов, которые отражают фонды самой ЦБС). ЦБС небольших городов и районные ЦБС, напротив, нуждаются в системе сводных каталогов и картотек.
Сегодня особую роль приобретают ЦБС и их СБА в обслуживании специалистов, число которых в составе читателей ЦБС постоянно растет.
Библиографические картотеки ведутся как ЦБ, так и библиотеками-филиалами, однако состав их различен. Систематическая картотека статей создается в ЦБС, а в филиалах могут быть лишь отдельные отраслевые разделы, а также картотеки на отдельные виды изданий, систематическая картотека методических материалов и др. ЦБ выполняет координационные функции. Например, она организует и ведет единый СБФ по главному сельскохозяйственному профилю региона.
СБА специальных научных и научно-технических библиотек. Деятельность специальных библиотек тесно связана с соответствующими органами научной и технической информации, предприятиями и научными учреждениями. Они обслуживают ученых, специалистов, производственников.
СБА специальной библиотеки должен быть ориентирован на выполнение всех типов запросов, поступающих в библиотеки.
Поэтому он обычно включает издания документов правительства, универсальные энциклопедии, словари, справочники, библиографические пособия. Но в основном СБА имеет отраслевую (или многоотраслевую) направленность, создается с учетом особых групп документов, приобретаемых библиотекой.
Центральный справочно-библиографический аппарат ЦБС создается в ЦБ, ЦДБ и включает справочно-библиографический аппарат ЦБ и ЦДБ и справочно-библиографический аппарат библиотек-филиалов.
Справочные и библиографические издания выделяются в отдельный фонд, который располагается на полках открытого доступа в читальном зале. Единственные экземпляры справочных изданий используются читателями в стенах библиотеки и на дом не выдаются.
Система каталогов и картотек ЦБС формируется как единый комплексный справочно-информационный аппарат, всесторонне раскрывающий и пропагандирующий единый фонд. Система каталогов и картотек включает: алфавитные и систематические каталоги, систематические картотеки статей краеведческие картотеки, картотеки библиографических и методических пособий, указатели заглавий произведений художественной литературы, каталоги и картотеки отдельных видов изданий и материалов.