Структура тексту та реквізити ділового листа
Відмітним моментом в написанні ділового листа є його характерна структура. Лист буває одноаспектним і багатоаспектним. Один аспект листа зазвичай складає зміст всього листа, і найчастіше це листи, які не вимагають відповіді. Текст багатоаспектних листів може складатися з наступних аспектів: розділів, пунктів, підпунктів, абзаців. Виклад кожного аспекту необхідно починати з абзацу. Для ділового листування характерна тенденція складання переважно багатоаспектних листів. Текст листа складається з двох логічно пов'язаних частих: вступної та основної. Лист складається зазвичай по схемі:
- вступна частина, яка містить: посилання на документ, його окремі пункти, складання листа, що послужили підставою; констатацію факту, в ній вказуються мета (причина) складання листа. При посиланні на документ вказуються його дані в наступній послідовності: найменування виду документа, автор, дата, реєстраційний номер документа, заголовок.
- основна частина, в якій висловлюється опис події, ситуації, що склалася, їх аналіз і докази, що приводяться. Саме у цій частині необхідно переконати, довести, що в нараді (конференції, круглому столі), що проводиться, необхідно брати участь, що вироблювана продукція або виконувані послуги кращі, що прохання необхідно виконати і т.д.
- висновок, який складається у вигляді прохань, пропозицій, думок, відмов, нагадувань і т.д. Лист може містити тільки одну завершальну частину. Основні питання листа треба чітко сформулювати і розташувати в послідовності, найбільш оптимальній для сприйняття.
Після складання і написання службовий лист необхідно відредагувати.
Листи слід складати з кожного питання окремо, оскільки це значно спрощує й пришвидшує всі операції з обробки і виконання цього документу. Якщо в листі виникає потреба назвати якісь інші установи, організації, підприємства, слід намагатися називати їх якомога точніше і при цьому вказати адресу: адже в кореспондента може з’явитися потреба звернутися туди за розв’язанням свого питання, а пошуки адреси заберуть у нього багато часу і зусиль. Лаконізм листа повинен супроводжуватись точністю викладу - будь-яка похибка може змінити відтінок змісту інформації, ускладнити користування ним.
Ділові листи мають реквізити – складові кожного документа, без яких неможливе їх існування.
Реквізити службового листа:
- 11 - Дата
- 12 - Індекс
- 13 - Посилання на індекс та дату вихідного документа
- 15 - Гриф обмеження доступу до документа
- 16 - Адресат
- 18 - Резолюції
- 19 - Заголовок до тексту
- 20 - Позначка про контроль
- 21 - Текст
- 22 - Позначка про наявність додатка
- 23 - Підпис
- 24 - Гриф погодження
- 26 - Відбиток печатки
- 27 - Прізвище виконавця та номер його телефону
- 28 - Позначка про виконання документа та відправлення його до справи
- 29 - Позначка про перенесення даних на машинний носій
- 30 - Позначка про надходження
Види ділових листів
До некомерційних ділових листів належать: листи прохання, листи відповіді, листи-підтвердження, листи-нагадування, листи-запрошення, листи-подяки, гарантійні листи, супровідні листи, листи-повідомлення.
Одним з найпоширеніших видів ділової кореспонденції є листи -прохання. Найрізноманітніші за характером, вони мають спільну ознаку — у таких листах викладається певне прохання до керівництва, партнерів, клієнтів, спонсорів тощо. У діловій кореспонденції дуже часто прохання висловлюється в поєднанні з іншою інформацією.
Ось, наприклад, подаю лист із проханням про направлення спеціалістів для проведення важливих робіт у дод. А.
Прохання зазвичай висловлюється словами «прошу, просимо»:
- «Просимо сприяти …» ;
- «Просимо вислати на нашу адресу…»;
- «Просимо взяти участь…».
Текст листа-відповіді зазвичай починається з повторення прохання. Далі висловлюються результати розгляду прохання, мотивується відмова (якщо це лист-відмова) і констатується сама відмова. Характер інформації ділового листа зазвичай припускає альтернативність очікуваної інформації в листі-відповіді, тобто в діловому листуванні діє принцип паралелізму в аспектах змісту, який відбивається в мові у відповідь кореспонденції.
Перше і основне правило - не затягувати з відповіддю, не примушувати вашого кореспондента чекати. Якщо обставини складаються так, що ви не можете дати відповідь у встановлений термін, повідомте про це адресата, а також про ті терміни, в які ви можете дати відповідь остаточно. Неодмінно вибачтеся за затримку, вказавши при цьому її об'єктивну причину. У листі-відповіді вказується номер і дата документа, на який дається відповідь. Відповіді на прохання й пропозиції передбачають вибір:
- погодитися;
- відмовити;
- обійти необхідність однозначної відповіді чи відкласти рішення на певний час.
У будь-якому разі необхідно буде сказати «так» чи «ні», погодитись або відмовити. Варіант відповіді, звичайно, залежить від конкретної ситуації.
Наприклад, висловлення згоди вказано у дод. Б.
Лист-підтвердження — це письмове підтвердження попередньої угоди, домовленості або запрошення. Містить повідомлення про отримання будь-якого відправлення або про те, що раніше складений документ залишається в силі. Вчасно надіслане, воно є виграшним з кількох причин:
- по-перше, такий лист утверджує реноме (репутацію) досвідченого ділового партнера, який з належною по вагою ставиться до тих, з ким має справу;
- по-друге, є нагода ще раз ненав’язливо запросити до співпраці та підтвердити свою зацікавленість у ній;
- по-третє, такий лист дає можливість повідомити деякі необхідні деталі (організаційні та ін.) справи, про яку йдеться.
Стиль листа-підтвердження залежить від конкретної ситуації. Але виявлення доброзичливості ніколи не завадить.
Лист-нагадування. Іде в тих випадках, коли не вдається отримати відповідь за допомогою телефонних переговорів або особистих зустрічей. Він складається з двох елементів: нагадування про виконання дії; заходи, які будуть прийняті у випадку невиконання раніше укладеного договору або угоди. Приклад оформлення подано у дод. В.
Лист-запрошення. Пишеться в тому випадку, коли організація хоче запросити іншу організацію на яке-небудь торжество або захід. У даному діловому листі вказується час, місце і дата проведення заходу. Зразок оформлення поданий у дод. Г.
Лист-подяка. У даному виді листа висловлюється подяка за виконання будь-якого роду діяльності. Зразок оформлення поданий у дод. Д.
Гарантійний лист. Складається з метою підтвердження певних зобов'язань і адресується організації, або окремій особі. Приклад оформлення поданий у дод. Е.
Супровідний лист. Супровідний лист складається при відправленні адресату документів чи матеріальних цінностей. Подібного роду лист виправдовує себе в тих випадках, коли містить додаткові роз'яснення та додається до документа. Зразок оформлення поданий у дод. Ж.
Лист-повідомлення. У даному вигляді ділового листа дається будь-яка інформація, що не вимагає відповіді або підтвердження зі сторони, якій висилається цей лист. Приклад оформлення листа-повідомлення поданий у дод. И.
До комерційних ділових листів належать: листи – запити, оферти, листи-претензії (рекламації).
Дані види комерційної кореспонденції є в письмовій мові реалізацією двостороннього зв'язку.
Лист-запит — це звертання адресанта (установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи посадової особи) із проханням надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо. Часто лист-запит — це комерційний документ, звернення покупця до продавця із проханням надати детальну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж прислати пропозицію на поставку товару. Зразок оформлення листа-запиту подано у дод. К.
Лист-претензія (рекламація), відповідь на нього (дод. Л). Рекламація містить претензії до сторони, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання та вимоги відшкодування збитків. Вона може бути пред'явлена відносно якості, кількості товарів, термінів поставки і т.п.
Рекламація подається у письмовій формі, з додатком всіх необхідних документів. Якщо вона не може бути врегульована сторонами, то вона переноситься до арбітражу (дод. М).
ВИСНОВКИ
Ведення ділової кореспонденції — це справжнє мистецтво, оволодіти яким вдається далеко не кожному. Ділова кореспонденція має бути обличчям, виразним і неповторним. Навіть пам’ятаючи, що діловий лист усе-таки діловий і не дозволяє виходити за певні стилістичні та тематичні рамки, при бажанні й у ньому можна показати, що за ним також приховується особистість. Складання тексту ділового листа - завжди акт мовного творчості, яким би лист не було - регламентованим або нерегламентованим. Це труд, який передбачає достатньо високий рівень мовної компетентності.
Не можна навчитися писати ділові листи правильно і переконливо, не практикуючись і не навчаючись цьому нелегкому мистецтву, не знаючи особливостей офіційно-ділового та публіцистичного стилів мовлення. Нині збільшується кількість жанрових різновидів ділової кореспонденції і приводів для складання та відправлення ділових листів. Мовний стандарт в діловому листуванні співіснує з експресією і з елементами діалогізації мови.
Все це вимагає сьогодні більшої мовної підготовки, ніж, скажімо, десять років тому, в епоху царювання типових і трафаретних текстів. Уміння самостійно мислити і формулювати свої думки, компетентно вести письмовий діалог цінується в ділових колах дедалі більше.
Сьогодні важливо не розгубити ці скарби, не копіювати західні зразки, а з повагою ставитися до наших предків, століттями відшліфували форму і стиль ділового листа, і плідно розвивати вітчизняні традиції складання ділової кореспонденції - завдання, яке стоїть перед сьогоднішнім і майбутніми поколіннями ділових людей в Україні.