Значення і задачі матеріально-технічного постачання і доставки продукції до місць продажу
На відміну від командно-адміністративної системи, коли матеріально-технічне постачання здійснювалося централізовано через Держплан та Держпостач (керівники не мали змоги самостійно приймати рішення), у теперішніх умовах господарювання від менеджерів підприємств вимагається прийняття обґрунтованих самостійних рішень щодо постачання, у тому числі визначення розміру партії закупки, її вартості, якості матеріалів чи сировини тощо. Організація постачання товарів для забезпечення ефективного функціонування промислових підприємств у ринкових умовах має виняткове значення. Від цього залежить формування виробничих витрат, оскільки витрати на обладнання, сировину, матеріали тощо становлять значну частину витрат виробництва. Тому чітка організація закупівель є основним резервом зниження витрат виробництва, що, у свою чергу, є передумовою забезпечення стійких конкурентних позицій.
Усі ці чинники вимагають створення на потужних підприємствах відповідних відділів постачання. Кількість працюючих у відділі закупівель залежить від розміру підприємства, його номенклатури, а також від різноманітності та обсягів промислових товарів, які воно закуповує.
Розрізняють такі організаційні структури закупівельного відділу (відділу постачання): централізовану, децентралізовану та змішану.
Застосування централізованої структури полегшує стандартизацію товарів, що закуповуються, сприяє оперативнішому оформленню замовлення, підвищенню якості замовлень і прискоренню доставки (наприклад, поєднанням функцій кількох відділів), полегшує контроль процесу постачання тощо.
Використання децентралізованої структури передбачає відповідальність керівництва відділу постачання за забезпечення прибутковості та обґрунтування витрат, дає можливість чітко контролювати обсяги та якість товарів, здійснювати унікальні закупки в ринкових умовах, що швидко змінюються, тощо.
На сьогодні часто використовуються т.зв. «закупівельні центри» - це тимчасові утворення, які припиняють існування після здійснення закупівлі (після цього управління повторними закупівлями покладається на відділ постачання). Закупівельні центри створюються на підприємствах з метою прийняття рішень про закупівлю та організації управління її етапами. Чисельність штату і кваліфікація спеціалістів залежать від складності та важливості управлінського рішення про закупівлю. До складу працівників закупівельного центру можуть входити:
• користувачі, тобто ті, хто використовуватиме товар;
• спеціалісти, які контролюють поточну інформацію і залучають у разі потреби додаткових експертів;
• спеціалісти, які розроблюють специфікації, контролюють якість, виконують дослідження;
• спеціалісти з маркетингу та постачання, які вивчають споживачів та постачальників і укладають угоди;
• особи, які приймають рішення про закупівлю.
Підсумовуючи сказане, можна зробити висновок, що організаційна побудова, характер і методи роботи служб постачання на підприємствах відзначаються своєрідністю. У залежності від обсягів, типів і спеціалізації виробництва, матеріалоємності продукції і територіального розміщення підприємства складаються різні умови, що вимагають відповідного розмежування функцій і вибору типу структури органів постачання. На невеликих підприємствах, що споживають малі обсяги матеріальних ресурсів в обмеженій номенклатурі, функції постачання покладаються на невеликі чи групи окремих працівників господарського відділу підприємства.
На більшості середніх і великих підприємств цю функцію виконують спеціальні відділи матеріально-технічного постачання, що побудовані по функціональній чи матеріальній ознаці. У першому випадку кожна функція постачання (планування, заготівля, збереження, відпустка матеріалів) виконується окремою групою працівників. При побудові постачальницьких органів по матеріальній ознаці визначені групи працівників виконують усі функції постачання по конкретному виді матеріалів.
Характерний тип структури служби постачання - змішаний, коли товарні відділи, групи, бюро спеціалізовані на постачанні конкретними видами сировини, матеріалів, устаткування. Однак поряд з товарними до складу відділу постачання входять функціональні підрозділи: планове, диспетчерське.
Змішаний тип структури відділу постачання - найбільш раціональний метод будівлі, що сприяє підвищенню відповідальності працівників, поліпшенню МТЗ виробництва.
Планове бюро (група) виконує функції по аналізі навколишнього середовища і ринкових досліджень, визначенню потреби в матеріальних ресурсах, оптимізації ринкового поводження по найбільш вигідному забезпеченню, формуванню нормативної бази, розробці планів постачання
Головною задачею органів постачання підприємства є своєчасне й оптимальне забезпечення виробництва необхідними матеріальними ресурсами відповідної комплектності і якості.
Вирішуючи цю задачу, працівники органів постачання повинні вивчати і враховувати попит та пропозиція на всі споживані підприємством матеріальні ресурси, рівень і зміна цін на них і на послуги посередницьких організацій, вибирати найбільш економічну форму товарообороту, оптимізувати запаси, знижувати транспортно-заготівельні і складські витрати.
Відділ постачання функціонує на основі інформації, отриманої від відділу розробки нових товарів. До найважливіших функцій цього підрозділу входять:
• аналіз специфікацій і визначення на його основі критеріїв відбору постачальників;
• проведення рейтингу постачальників;
• прийняття рішення про вибір постачальника, розсилання заявок;
• відвідування підприємств-постачальників з метою перевірки їх відповідності вимогам, які висуває підприємство;
• проведення переговорів з постачальниками;
• перевірка якості товарів, одержаних від постачальників;
• оцінювання ефективності роботи з постачальниками;
• оперативна робота з організації процесу постачання.
Зміст функцій органів постачання підприємства включає три напрямки.
•1. Планування, що припускає:
вивчення зовнішнього і внутрішнього середовища підприємства, а також ринку окремих товарів; прогнозування і визначення потреби усіх видів матеріальних ресурсів, планування оптимальних господарських зв'язків; оптимізацію виробничих запасів; планування потреби матеріалів і встановлення їхнього ліміту на відпустку цехам; оперативне планування постачання.
•2. Організація, що включає:
збір інформації про потрібну продукцію, участь у ярмарках, виставках-продажах, аукціонах і т.д.; аналіз усіх джерел задоволення потреби в матеріальних ресурсах з метою вибору найбільш оптимального; висновок з постачальниками господарських договорів на постачання продукції; одержання й організацію завезення реальних ресурсів; організацію складського господарства, що входить до складу органів постачання; забезпечення цехів, ділянок, робочих місць необхідними матеріальними ресурсами;
•3. Контроль і координація роботи, до складу яких входять:
контроль за виконанням договірних зобов'язань постачальників, виконання ними термінів постачання продукції; контроль за витратою матеріальних ресурсів у виробництві; вхідний контроль за якістю і комплектністю матеріальних ресурсів, що надходять; контроль за виробничими запасами; висування претензій постачальникам і транспортним організаціям; аналіз дієвості постачальницької служби, розробка заходів щодо координації постачальницькою діяльністю і підвищення її ефективності.
Основні завдання і функції, які їм відповідають для наочності подамо у вигляді таблиці (див. табл. 1.)
Таблиця 1