Советы по подготовке презентаций от Дейла Карнеги
Требования к оформлению презентации доклада на
Семинарских занятиях
раздела «Защита населения и территорий от чрезвычайных ситуаций различного характера» курса «Безопасность жизнедеятельности»
(Доцент, к.б.н. Розенталь С.Г.)
1. Регламент выступления – в среднем 40 минут, в особых случаях – на усмотрение преподавателя.
2. Пошаговая подготовка презентаций в Microsoft PowerPoint на http://prepod.nspu.ru/mod/resource/view.php?id=7593. В начале подготовки ознакомьтесь с советами по подготовке презентаций от Дейла Карнеги (см. стр. 3).
3. Слайд №1 должен содержать следующую информацию:
a. Название вуза, факультета и номера группы студентов, которые выполнили работу (размер шрифта – не менее 24 пт).
b. Название доклада (размер шрифта – не менее 28 пт, полужирный).
c. Фамилия, Имя, Отчество автора и соавторов (размер шрифта – не менее 24 пт).
d. Фамилия, Имя, Отчество, учёная степень, звание, должность научного руководителя (размер шрифта – не менее 24 пт).
4. Слайд №2 должен описывать задачи, которые необходимо решить в ходе выполнения работы (общий объём слайда – не более 15 строк текста).
5. После слайда №2 следуют информационные слайды. Их количество не должно превышать 30-40 штук. На слайды выносятся только основные ключевые слова и предложения, которые докладчик комментирует устно. Текст, который произносит докладчик, на слайдах не пишется.
6. Рекомендуемый размер шрифта: 24 - 54 пт для заголовков, 18 - 36 пт для текста. Курсив, подчеркивание, жирный или декоративный шрифты используются только для смыслового выделения фрагмента текста.
7. Для передачи информации в более наглядном виде используются разнообразные виды слайдов: с текстом, таблицами, схемами, графиками, иллюстрациями. Все таблицы, схемы, графики и иллюстрации имеют названия, отражающие их содержание. Видеоматериалы, которые по мнению автора(-ов) презентации могут усилить смысловую нагрузку на аудиторию, следует сохранять отдельно на цифровом носителе, не вставляя в основную презентацию.
8. Анимация используется для привлечения внимания слушателей или для демонстрации динамики развития какого-либо процесса. Не злоупотребляйте различными анимационными эффектами, чтобы не отвлекать внимание от содержания информации на слайде.
9. Предпоследний слайд, используемый в докладе, должен содержать выводы (заключение) по проделанной работе.
10. Последний слайд содержит перечень используемых источников, активные и точные ссылки на все графические объекты. На завершающем слайде можно еще раз указать информацию об авторе (авторах) презентации (слайд № 1) с фотографией и контактной информацией об авторе (почта, телефон).
11. Все слайды (кроме первого) должны содержать порядковый номер, расположенный в правом верхнем углу (размер шрифта – не менее 20 пт).
12. Каждый слайд (кроме первого) должен иметь название, набранное шрифтом не менее 24 пт .
13. Предпочтительное оформление презентации – применение цветовых схем «светлый текст на темном фоне» или «темный текст на белом фоне».
14. Допускаемый размер шрифта – не менее 18 пт.
15. Рекомендуемый размер шрифта 24 пт.
16. Максимальное количество текстовой информации на одном слайде – 15 строк текста, набранных Arial 28 пт.
17. Максимальное количество графической информации на одном слайде – 2 рисунка (фотографии, схемы и т.д.) с текстовыми комментариями (не более 2 строк к каждому).
18. Требования к рисункам (схемам) аналогичны требованиям к тексту, описанным в п.14 данных требований.
19. Желательно, чтобы на слайдах оставались поля, не менее 1 см с каждой стороны.
20. Использование звуковых эффектов в ходе демонстрации презентации не желательны.
21. Файл презентации должен быть выполнен в программе MS PowerPoint 97, 2000, 2002(ХР), 2003 либо в программе, выполняющей аналогичные функции. Такой файл должен либо открываться в MS PowerPoint, либо иметь возможность просмотра без использования сторонних программ. В последнем случае файл должен позволять получать доступ к ЛЮБОМУ из слайдов презентации в произвольном порядке.
22. Файл презентации может быть записан на CD-ROM или Flash-память.
23. Название файла должно совпадать с Ф.И.О. докладчика. Перед выступлением флешка должна быть проверена на вирусы в 415 ауд., обратиться к лаборанту.
Советы по подготовке презентаций от Дейла Карнеги
Эффективная подача презентации достигается за счет выполнения четырех общепринятых этапов: планирования, подготовки, практики и презентации, или, как пишет Дейл Карнеги, четыре «П»:
Планирование.
Определение основных моментов доклада на основе анализа аудитории.
Подготовка.
Формулировка доклада, подготовка структуры и времени показа презентации.
Практика.
Просмотр презентации, репетиция и получение отзывов; пробуждение интереса у аудитории и приобретение уверенности в презентации.
Презентация.
Абсолютное владение данной темой, максимальное привлечение внимания аудитории и донесение до нее важности вашего сообщения.
Планирование
Опишите отношение вашей аудитории к данной теме — ее знания и искушенность, потребности, желания и цели. Спросите себя: «Насколько аудитория посвящена в эту тему?». Определите цель презентации, и как она соотносится с ожидаемыми результатами. Вы стремитесь что-то донести до аудитории, убедить ее, научить, мотивировать свое мнение? Когда цель точно сформулирована, ее легче достичь. Содержание презентации должно зависеть от целей докладчика, интереса и уровня знаний аудитории. Используйте общие и понятные слова и фразы, фокусируя внимание на цели доклада.
Подготовка
Определите важность вашего сообщение. Спросите себя: «Почему это сообщение так важно для меня?». Сформируйте структуру презентации, поставив ее в центре доклада и выделив ключевые моменты, опирающиеся на факты. Подготовьте хорошее начало презентации, заслуживающее внимания. Задайтесь каким-либо вопросом, удивите аудиторию или приведите в пример какой-либо связанный случай, способный заинтересовать аудиторию. Открытие должно занимать от 5% до 10% презентации. Определите главные идеи доклада и обоснуйте их статистикой, документами, аналогиями или наглядными примерами. Имейте в виду, что все основные идеи должны быть связаны с темой доклада. Учитывая, что слушатели помнят от 4 до 6 разных позиций, тщательно отбирайте главные идеи. Они должны составить от 80% до 85% презентации.
Подготовьте хорошее завершение презентации, соответствующее цели доклада и создающее запоминающееся впечатление. Это может быть подведение итогов, другая формулировка темы или внесение сомнений в ряды слушателей. Также может быть эффективным возврат к началу доклада. При выборе способа завершения следует определить, какую реакцию вы ожидаете от слушателей. Завершение должно занимать от 5% до 10% презентации.
Практика
Поупражняйтесь с докладом перед небольшой аудиторией или коллегами и узнайте их мнение о содержании и стиле презентации. Ниже перечислены вопросы, которым следует уделить особое внимание.
1. Хорошо ли воспринимается доклад?
2. Опираются ли основные моменты доклада на факты?
3. Понятны ли рисунки и иллюстрации и относятся ли они к данной теме?
4. Не используете ли вы термины и выражения, непонятные аудитории?
5. Является ли завершение презентации запоминающимся?
6. Получены ли ожидаемые результаты?
Запишите репетицию своего выступления на видеокассету и внимательно просмотрите ее, отмечая все уходы от темы и другие проявления нервозности. Помните, что лучший способ борьбы с нервозностью — это уверенность в себе, увеличивающаяся с каждым новым выступлением.
Если это возможно, проведите несколько репетиций, используя новые идеи и способы подачи материала. Остановитесь на том способе, который вам больше нравится. Настройка времени презентации позволяет быть уверенным в том, что вы уложитесь ровно в отведенное время. При возможности отведите время для ответов на вопросы.
Презентация
С точки зрения профессионала проведение презентации следует считать привилегией, которая требует высокой степени ответственности, зато предоставляет дополнительные возможности.
С самого начала создайте благоприятное впечатление. По возможности смотрите в глаза слушателям. Будьте самим собой и расслабьтесь. Рассказывая, будьте естественны. Говорите утвердительным повышенным тоном. Замедляйте речь, чтобы выделить главные моменты; выдерживайте паузы, чтобы отделить их друг от друга. Будьте искренним и найдите взаимопонимание с аудиторией. Вовлеките слушателей в презентацию. Чтобы быть уверенным в понимании, интересуйтесь, не возникли ли у слушателей вопросы. При возможности после презентации соберите отзывы о ней, и учтите их при подготовке следующей презентации.
Сеансы вопросов и ответов. В ходе сеанса вопросов и ответов возникает много противоречий и сомнений, но они также дают возможность пояснить доклад и усилить его основные моменты. Кроме того, вопросы, заданные в начале презентации, уменьшают несогласие аудитории и позволяют лучше провести презентацию. Ниже приведено несколько советов по использованию вопросов в ходе презентации.
Сформируйте вопросы и ответы, записывая вопросы, задаваемые из аудитории.
Не отвлекайтесь на вопросы, задаваемые в ходе и в конце презентации. При ответе на вопросы в ходе презентации не уходите от темы. Если ответ на вопрос занимает слишком много времени или он не интересен большей части аудитории, ответьте на этот вопрос после презентации.
Перед ответами на вопросы скажите, каким количеством времени вы располагаете, а затем переходите к первому вопросу. Если ни у кого нет вопросов, задайте вопрос самому себе. Кроме того, можно заранее договориться с кем-либо о первом вопросе.
Повторяйте вопросы, чтобы их услышал каждый слушатель. При необходимости перефразируйте вопрос. Если ответ на вопрос неизвестен, лучше быть честным. Попробуйте найти какой-нибудь способ связи с человеком, задавшим вопрос, чтобы дать ему ответ в будущем.
По истечении времени, отведенного на вопросы, подведите итоги, сообщите об этом слушателям и завершите презентацию словами «Благодарю за внимание!».