Застосування автоматизованих систем управління та спеціального програмного забезпечення в проектному менеджменті

Склад та структура автоматизованих систем управління проектами

В останні десятиріччя в управлінні проектами стали широко застосовуватись сучасні програмні засоби та техніка, оскільки зростають розміри проектів, частота їх виконання, обсяги інформації тощо. Перші програмні продукти, призначені для управління проектами, були розроблені ще на початку 60-х років минулого століття. В їх основу були покладені алгоритми сіткового планування і розрахунку параметрів проекту в часі за методом критичного шляху. Згодом програмні продукти та системи розвиваються і охоплюють спектр потреб ресурсного і бюджетного планування, контролю за ходом виконання проекту. Особливо бурхливий розвиток та поширення автоматизованих систем управління проектами на основі сучасного програмного забезпечення та відповідної технічної бази спостерігається в 80-90-х роках минулого століття.

Сучасні автоматизовані системи управління проектами (АСУП) включають в себе такі структурні елементи (рис.4.6):

· засоби для календарно-сіткового планування (КСП);

· засоби для вирішення окремих завдань (передпроектний аналіз, розробка бюджетів, аналіз ризиків, управління контрактами, часом тощо);

· засоби спрощеного доступу до проектних даних;

· засоби для організації комунікацій;

· засоби для інтеграції з іншими прикладними програмами.

Як правило, універсальні системи управління проектами, представлені на ринку, забезпечують основний набір функціональних можливостей, які включають:

1) засоби проектування структури робіт проекту і планування за методом критичного шляху:

- опис основних параметрів проекту;

- встановлення логічних зв'язків між роботами;

- багаторівневе подання проекту;

- підтримка календаря проекту:

2) засоби планування ресурсів і витрат:

- організаційна структура виконавців і структура витрат;

- ведення списку наявних ресурсів, номенклатури матеріалів і статей витрат;

- призначення ресурсів і витрат за роботами;

- підтримка календарів ресурсів;

- календарне планування за обмежених ресурсів;

3) засоби контролю за ходом виконання проекту:

- фіксація планових параметрів проекту в базі даних;

- введення фактичних показників виконання робіт;

- порівняння планових і фактичних показників, прогнозування виконання робіт;

4) засоби графічного подання структури проекту і створення звітів за проектом:

- діаграма Гантта (з електронною таблицею, яка дозволяє відображати різну додаткову інформацію);

- сіткова діаграма (PERT-діаграма);

- створення звітів, необхідних для планування і контролю проекту (звіти про виконання графіка проекту, різноманітні звіти за ресурсами, витратами тощо);

5) засоби організації групової роботи.

Засоби для організації комунікацій в проектній команді	Рівень вищого керівництва · Засоби спрощеного доступу до проектних даних	Проектна інформація	Засоби для інтеграції з іншими прикладними програмами	Офісні додатки, системи для групової роботи, комплексні АСУП і т.д.

Рівень детального планування · КСП-системи · Засоби для вирішення окремих завдань

Рівень операцій · Засоби спрощеного доступу до проектних даних

Рисунок 4.6 - Структура автоматизованої системи управління проектами

Використання АСУП тривалий час обмежувалось традиційними сферами (великими будівельними, інженерними, оборонними проектами) і потребувало професійних знань. Однак за останні 10-15 років ситуація в галузі використання програмного забезпечення календарного планування й управління проектами суттєво змінилась. Сьогодні на ринку пропонується значна кількість універсальних програмних пакетів для персональних комп'ютерів, які автоматизують функції планування і контролю проектів.

В західних оглядах програмних пакетів для управління проектами їх умовно поділяють на такі категорії: системи "вищого" класу (професійні системи), вартість яких становить понад 1 тис. доларів США і простіші системи (для масового користувача), вартістю 200-700 доларів США.

Розвиток інформаційних технологій останнім часом практично звів нанівець відмінності між різними програмами за показниками їх потужності (розмірами проекту, що планується за роботами і ресурсами, швидкістю розрахунків тощо). Навіть дешеві пакети сьогодні здатні підтримувати планування проектів, які складаються з десятків тисяч завдань і використовують тисячі видів ресурсів.

Основні відмінності між різними програмними продуктами виявляються під час реалізації функцій ресурсного планування та багатопроектного планування і контролю.

Професійні системи надають більш гнучкі можливості реалізації функцій планування і контролю, але потребують більших витрат часу на підготовку й аналіз даних і, відповідно, високої кваліфікації користувачів. Другий тип пакетів (більш прості системи) адресований користувачам-непрофесіоналам, для яких управління проектами не є основним видом діяльності і яким, лише час від часу доводиться планувати невеликі комплекси робіт в рамках простих проектів.