Основные этапы процесса контроля. Модель контроля

Тема 12

Контроль как функция управления

1. Понятие и функция контроля. Виды контроля.
2. Основные этапы процесса контроля. Модель контроля.
3. Поведенческие аспекты контроля. Характеристика эффективного контроля.
4. Информационно-управляющие системы (ИУС).

Понятие и функция контроля. Виды контроля.

Контроль – процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Это критически важная и сложная функция управления.

Одна из важнейших особенностей контроля то, что он должен быть всеобъемлющим.

Контроль – неотъемлемая часть должностных обязанностей любого менеджера.

Контроль необходим:

1. для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными
2. может использоваться для стимулирования успешной деятельности

Виды контроля:

• предварительный
• текущий
• заключительный

Эти виды схожи

• по форме осуществления
• имеют одну и ту же цель – способствовать, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым

Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль – осуществляется до фактического начала работ. Обычно реализуется в форме определенной политики, процедур, правил, линий поведения. Т.к. правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении.

В организации предварительный контроль используется в 3-х ключевых областях:

• по отношению к человеческим ресурсам
• по отношению к материальным ресурсам
• по отношению к финансовым ресурсам

В области человеческих ресурсов предварительный контроль достигается

• за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных навыков и знаний, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей (уровень образования, опыт, стаж)
• и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей (должностные инструкции и т.п.)

В области материальных ресурсов: очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно – устанавливают обязательный предварительный контроль используемых материальных ресурсов путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствияпоступающих материалов этим требованиям (ГОСТы, ОСТы и т.п.)

В области финансовых ресурсов: важнейшее средство предварительного контроля здесь – бюджет (или текущий финансовый план) – он определяет наличные средства, а также устанавливает предельные значения затрат, не позволяя тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы (т.е. это контроль работы подчиненного его непосредственным начальником). Чтобы осуществлять текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь.

Заключительный контроль – осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное на неё время.

Основные этапы процесса контроля. Модель контроля.

Выделяют 3 четких этапа процесса контроля:

1. Выработка стандартов и критериев – определение показателей результативности.
2. Сопоставление достигнутых результатов со стандартами. Шаги:
• Установить масштаб отклонений (например, из 100 шт. максимально допустимый брак – 2 шт.).
• Использовать принцип исключения. Он гласит: система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой
• Измерить результаты.
• Эффективно проинформировать о стандартах и результатах.
3. Принятие необходимых корректирующих действий. Варианты:

· Ничего не предпринимать

· Устранить отклонения

· Пересмотреть стандарт