Прием делегаций и представителей фирмы

1) Подготовка к приему. Приемы проводятся с различными целями, но чаще всего с целью углубления и расширения контактов и получения нужной информации.

В протокольной практике сложились четкие правила прие­ма делегаций и отдельных официальных лиц. О приезде делега­ции всегда имеется предварительная договоренность. Затем принимающая сто­рона разрабатывает программу пребывания делегации. Для разработки программы нужно знать, когда приезжает делегация, на какой срок, сколько человек будет в ее составе, какие имеются пожелания у делегации и рекомендации у руково­дства принимающей стороны, как приняли ранее нашу делегацию в стране, откуда ожидается приезд, планируется ли подписание соглашения, каковы общие политические отношения со страной делегации, за чей счет осуществляется ее приезд.

В программу входят следующие основные пункты: приезд и отъезд (порядок встречи и проводов), проведение деловых пе­реговоров, завтрак или обед, посещение театра, визиты, ознако­мительные поездки на предприятия, поездка по стране (если име­ется просьба со стороны гостей и есть необходимость дать время на обдумывание сделанных в ходе переговоров предложений), подписание документов, вручение подарков.

Проект программы заранее передается фирме для согласо­вания. После этого производится окончательная редакция и составляется смета расходов.

Если члены делегации являются гостями страны пребыва­ния, то им оказывается максимум внимания. В этом случае страна пребывания обеспечивает регистрацию паспортов, получение и транспортировку багажа, размещение в гостинице, питание, пре­доставление автотранспорта, переводчиков и т. п. Короче говоря, обеспечивается все, что связано с пребыванием делегации в стра­не (и, естественно, все расходы несет принимающая сторона).

Если же делегация едет за свой счет, то принимающая сто­рона несет расходы, связанные только с выполнением протоколь­ной части программы пребывания. Все остальное (питание, раз­мещение в гостинице, транспорт и т. д.) обеспечивает направ­ляющая сторона. Конечно, часто приходится оказывать ино­странцам определенное содействие и в этом деле. Осуществление программы пребывания делегации – дело трудное и хлопотное.

В подготовку любого приема входят: выбор вида приема, составление списка приглашенных лиц, рассылка приглашений (заблаговременно), составление плана рассадки за столом, со­ставление меню, сервировка столов и обслуживание гостей, под­готовка тостов или речей (на приемах с рассадкой), составление порядка проведения приема.

Виды приемов:

Утренний (первый) завтрак чаще всего производится с рассадкой за столом и устраивается между 11.00 и 15.00. Продолжительность завтрака – 1,5 часа. Форма одежды – повседневный костюм или платье. Меню завтрака состоит из одного-двух блюд холодной закуски, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и де­серта. Первые блюда – супы, как правило, не подаются. После завтрака предлагается кофе, чай.

Перед завтраком гостям подается аперитив: водка, виски, джин, сухое вино, соки. У нас обычно к холодным закускам предлагается водка, к рыбному блюду – охлажденное сухое белое вино, к мясному – сухое красное вино комнатной темпе­ратуры, к десерту – охлажденное шампанское, к кофе и чаю – коньяк или ликер. Во время всего завтрака подается минеральная вода, иногда и соки.

Второй завтрак (ленч) распространен главным образом в Англии, поскольку в этой стране промежуток между первым зав­траком и обедом довольно продолжительный. Обед для англичан начинается около 16.00, поэтому время для ленча устанавливает­ся между 10.30 и 13.00.

Ленч обладает рядом преимуществ и может быть использо­ван при проведении крупных массовых мероприятий, когда пред­стоит обслужить быстро и на высоком уровне большое количест­во посетителей. Обычно это происходит во время заседаний, съездов, конгрессов, ярмарок.

Прием «бокал шампанского» или «бокал вина» начинается в 12.00 и заканчивается к 13.00. Во время такого приема обычно подаются только шампанское, вина и соки, но иногда виски и водка. Подача закусок необязательна, но и не будет ошибкой. В качестве закуски предлагаются маленькие пирожные, бутер­броды, орешки. Этот вид приема не занимает много времени и не требует сложной подготовки. Прием проходит стоя. Форма одежды – повседневный костюм или платье.

Чай устраивается между 16.00 и 18.00, как правило, только для женщин. В зависимости от количества приглашенных накры­вается один или несколько столиков. Подаются кондитерские изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и воды. В не­большом количестве предлагаются сандвичи с икрой, рыбой, сыром и т. п. Продолжительность чая – 1–1,5 часа. Форма оде­жды – повседневный костюм или платье.

Прием «фуршет» устраивается при подписании протоко­лов, заключении деловых соглашений и других мероприятиях в период от 17.00 до 20.00 и длится около 2 часов. Накрываются столы с угощением: холодные закуски, кондитерские изделия, фрукты, спиртные напитки, соки, минеральная вода. На столах ставят стопкой тарелки и кладут рядом ножи, вилки, салфетки. Иногда подаются и горячие закуски. К концу приема обычно предлагается мороженое, шампанское, кофе. Прием проходит стоя. Гости подходят к столам, кладут за­куски на тарелки, которые берут из стопки, стоящей в начале сто­ла, и отходят, чтобы дать возможность подойти другим гостям. Форма одежды – повседневный костюм или платье.

Прием «коктейль» устраивается в тех же случаях, что и прием «фуршет», и в то же время, т. е. от 17.00 до 20.00. В отли­чие от фуршета на коктейле столы обычно не накрываются и угощение подается в обнос официантами. Прием также прово­дится стоя и заканчивается подачей шампанского или кофе. Фор­ма одежды – повседневный костюм или платье.

Коктейль и фуршет относятся к таким приемам-банкетам, где гости, как уже отмечалось, едят и пьют стоя. На такие приемы обычно приглашается много гостей. Они очень удобны для кон­тактов, поскольку имеется возможность за вечер переговорить со многими людьми.

Прием «шведский стол» предполагает наличие общего стола с закусками, вокруг которого расставляются отдельные маленькие столики. Гости подходят к большому столу, кладут на тарелку понравившуюся им закуску и потом садятся за маленькие столики, стараясь сесть с теми людьми, с которыми им необхо­димо поговорить. Предупредительный мужчина приносит своей спутнице с общего стола, что она пожелает. Он ставит тарелку на руку, покрытую салфеткой, на нее кладет (изгибом вниз), вил­ку и нож и относит даме. И только потом приносит свои закуски и садится рядом за столик.

Прием «шведский стол» очень удобен, т. к. можно сидеть и гости не устают. Однако отсутствует необходимая мобильность и зачастую невозможно переговорить со всеми, с кем предпола­галось. Кроме того, этот вид приема требует большего помеще­ния, чем фуршет или коктейль. Форма одежды – повседневный костюм.

Обед (с рассадкой) – наиболее почетный вид приема. Он начинается в период от 19.00 до 21.00. Меню обеда: холодные закуски, суп, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт. После обеда подается кофе или чай. Вина – такие же, как на завтраке. В период сбора гостей подается аперитив. Обед длится обычно 2–2,5 часа, при этом за столом при­мерно 50–60 минут, остальное время в гостиных. Форма одеж­ды – темный костюм, смокинг или фрак в зависимости от указа­ния в приглашении; для женщин – вечернее платье.

«Обед-буфет» – разновидность обеда, во время которого различные блюда – закуски, горячее рыбное, горячее мясное, десерт – сервируются на одном большом столе. Гости сами, а иногда с помощью официантов обслуживают себя, рассаживают­ся за небольшими столиками, которые располагаются в той же или в соседних комнатах. Вино во время «обеда-буфета» разли­вают официанты. Форма одежды такая же, как и на обед.

Ужин (с рассадкой) начинается в 21.00 и позднее. Меню ужина и вина – такие же, как и на обеде. Ужин отличается от обеда только временем его начала. Форма одежды указывается в приглашении – темный костюм, смокинг или фрак; для жен­щин – вечернее платье. Иногда ужин устраивается после вечернего спектакля или другого мероприятия. Такой ужин дается лицом, пригласившим в театр.

В случае проведения приема с рассадкой за столом место каждого участника определяется заранее. Для того чтобы каждый гость мог быстро найти свое место за столом, а также знал, кто будет его соседом, при входе выставляется план рассадки, на стол кладется карточка с именем и фамилией приглашенного; иногда гостю вручается карточка (размером с визитную) со схемой стола. Если же проводится прием без заранее определенной рас­садки, то участники занимают места в соответствии с предложе­нием устроителя приема – по старшинству согласно служебному или общественному положению гостей, т. е. места делятся на более почетные и менее почетные.

Важно также соблюдать правила поведения за столом. Правила поведения за столом диктуются не простой условностью, а соображениями удобства и целесообразности, гигиеническими и эстетическими требованиями.