Вивчення питань організації та проведення інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей
При проведенні інвентаризації всі господарюючі суб'єкти України (підприємства) керуються Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, яку затверджено наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. N 69 [1].
Всі організації і підприємства повинні проводити інвентаризацію усіх товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахунків та інших статей балансу. Інвентаризації підлягають також цінності, які не належать підприємству або організації, що рахуються в обліку (в орендному користуванні, на відповідальному зберіганні, одержані для переробки), не враховані з яких-небудь причин, тощо.
Основним завданням інвентаризації, як заходу контролю за збереженням колективної власності є:
· порівняння фактичної наявності товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів з даними обліку.
· перевірка відповідності цін.
· виявлення товарів застарілих фасонів, моделей і товарів, що частково втратили свою початкову якість, знятих з виробництва, які не користуються попитом населення, а також не використовуваних матеріалів та невстановленого обладнання.
· перевірка додержання правил збереження цінностей.
· приведення облікових даних у відповідність з фактичною наявністю усіх видів цінностей.
· перевірка достовірності стану розрахунків і всіх інших статей балансу.
Інвентаризації товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів проводяться з додержанням раптовості і обов'язкові в таких випадках:
· перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов'язань, інвентаризація яких проводилася не раніше 1 жовтня звітного року;
· при переоцінці товарно-матеріальних цінностей, якщо переоцінці підлягають більше 50 % товарів (по сумі в грошовому вимірі), що знаходяться в підзвіті у даної матеріально відповідальної особи. В буфетах і на виробництвах підприємств громадського харчування на дату переоцінки проводиться повна інвентаризація всіх цінностей. У підприємствах і організаціях, які ведуть кількісно-сумовий облік, інвентаризуються тільки цінності, які підлягають переоцінці.
· при передачі цінностей однією матеріально відповідальною особою іншій або однією бригадою з колективною матеріальною відповідальністю іншій, а саме:
ü при прийманні на роботу і звільненні осіб з індивідуальною матеріальною відповідальністю, наданні їм відпустки і поверненні з відпустки, у зв'язку з тривалою хворобою.
ü при зміні бригадира (завідуючого підприємством), виході його в чергову відпустку, вибутті з бригади більше 50 % її членів, а також на вимогу одного чи кількох членів бригади.
ü при поверненні бригадира (завідуючого підприємством) з чергової відпустки у разі, коли бригада складається з двох осіб.
ü при наданні відпустки або звільненні всієї бригади.
· при реорганізації підприємства і зміні форм власності.
· при встановленні фактів розкрадання й інших зловживань, крадіжок і пограбувань, а також при стихійних лихах (пожежах, затопленнях і т. інше).
· при проведенні документальних ревізій, на вимогу правоохоронних органів, з вказівки правління кооперативної організації або керівника і головного бухгалтера госпрозрахункового підприємства.
Проводиться інвентаризація таких цінностей підприємства:
· будинків, споруд і інших нерухомих об'єктів основних засобів - не менше одного разу на рік.
· бібліотечних фондів - один раз на два роки.
· основних засобів (крім будинків, споруд і інших нерухомих об'єктів основних засобів, а також бібліотечних фондів): капітальних вкладень, сировини, малоцінного інвентарю, спецодягу, посуду, столової білизни й інших матеріальних цінностей; незакінченого виробництва і напівфабрикатів власного виробництва, витрат майбутнього періоду; резервів майбутніх витрат і платежів; молодняку тварин, тварин на відгодівлі, птиці, кролів, звірів, сімей бджіл і готової продукції на складах, промислових і продовольчих товарів на складах і базах, продовольчих товарів на холодильниках, товарів і тари в магазинах і на інших підприємствах роздрібної торгівлі; товарів у книжкових магазинах; експортних і імпортних товарів у зовнішньоторговельних організаціях (об'єднаннях); сільгосппродукції і сировини на складах і базах заготівельних організацій; запасних частин і ремонтних матеріалів до автотранспортних засобів - не менше одного разу на рік.
· грошових коштів, грошових документів, цінностей і бланків суворої звітності, розрахунків з банками - щомісячно.
· терміни інвентаризації інших матеріальних цінностей, розрахунків і статей балансу встановлюються керівником кооперативної організації (підприємства).
Кількість інвентаризацій цінностей на рік, а також дати їх проведення в підприємствах роздрібної і оптової торгової мережі, підприємств громадського харчування, заготівель, виробництва, будівництва, сільського господарства та інших галузей діяльності установлюється керівником госпрозрахункового підприємства (об'єднання), організації чи правлінням кооперативної організації на пропозицію головного бухгалтера, виходячи з конкретних місцевих умов і результатів роботи кожного підприємства.
Керівники підприємств особисто розглядають матеріали інвентаризації не пізніше як у 5-денний строк після її закінчення.
Розрахунки з фінансовими органами по податках, інших платежах з відшкодуванням - не рідше одного разу на квартал. Розрахунки з банками (по розрахункових і інших рахунках) - в міру одержання виписок банків, а по розрахункових документах при одержанні - на перше число місяця, наступного за звітним кварталом.
Розрахунки організацій і підприємств з своїми підрозділами, виділеними на окремий баланс, - на перше число місяця.
Розрахунки з покупцями і постачальниками - не рідше одного разу на квартал.
Розрахунки з дебіторами і кредиторами - не менше двох разів на рік.
Справи і суми заборгованості по нестачах, розкраданнях і відшкодуванню матеріального збитку - не рідше одного разу на квартал.
Витрати майбутніх періодів, резерви майбутніх втрат і платежів - не менше одного разу на рік перед складанням річного бухгалтерського звіту, але не раніше першого грудня.
Керівники і головні бухгалтери кооперативних організацій (підприємств) здійснюють керівництво і контроль за своєчасним і якісним проведенням інвентаризації грошових коштів, товарно-матеріальних і інших цінностей, основних засобів, розрахунків та інших статей балансу, а також за правильним визначенням наслідків інвентаризації і відображенням її в обліку.
На підприємствах, які знаходяться на госпрозрахунку і виділені на окремий баланс, створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі:
· керівника підприємства або його заступника (голова комісії).
· головного бухгалтера.
· начальників структурних підрозділів (служб).
· представників кооперативної громадськості.
Персональний склад постійно діючої інвентаризаційної комісії затверджується постановою правління кооперативної організації, наказом керівника підприємства.
Постійно діючі інвентаризаційні комісії проводять профілактичну роботу щодо забезпечення збереження цінностей, при необхідності заслуховують на своїх засіданнях керівників відділів, цехів, секцій з питань збереження цінностей. Організовують проведення інвентаризацій і здійснюють інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій. Здійснюють контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркових інвентаризацій товарно-матеріальних цінностей в місцях збереження і переробки в між інвентаризаційний період. Перевіряють правильність виведення наслідків інвентаризацій, обґрунтованість пропозицій заліків з пересортиці цінностей на базах, складах, в коморах, цехах, на будівельних майданчиках та в інших місцях зберігання. У необхідних випадках (при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та інших) проводять за дорученням керівника підприємства повторні суцільні інвентаризації. Розглядають пояснення, одержані від осіб, які допустили нестачу або псування цінностей, а також інші порушення, і дають пропозиції про порядок регулювання виявлених нестач і збитків від псування цінностей.
Для безпосереднього проведення інвентаризації цінностей створюються робочі інвентаризаційні комісії. Інвентаризаційні комісії призначаються у такому складі: голова інвентаризаційної комісії, члени інвентаризаційної комісії.
Головою інвентаризаційної комісії, як правило, призначається представник правління кооперативної організації, госпрозрахункового управління або іншого органу, який призначив інвентаризацію.
Членами інвентаризаційної комісії призначаються представники комісій кооперативного контролю за роботою підприємств торгівлі, громадського харчування і виробничих підприємств, особи з активу членів споживчого товариства, громадських та інших організацій.
Кількість членів інвентаризаційної комісії визначається, виходячи з обсягу цінностей при інвентаризації і кількості матеріально відповідальних працівників.
До складу комісії включаються перевірені і досвідчені працівники, добре обізнані з цінностями, що інвентаризуються, ціноутворенням, первинним обліком і порядком інвентаризації. До цієї роботи залучаються інвентаризатори, ревізори, товарознавці, технологи, інструктори, бухгалтери, економісти, плановики, керівники кооперативних організацій (підприємств), їх заступники та інші керівники і оперативні працівники. З особами, залученими до проведення інвентаризації, необхідно систематично проводити семінари з вивчення питань організації, техніки і методів проведення інвентаризації грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей.
Забороняється призначати головою комісії для інвентаризації цінностей в одному підприємстві одного й того ж працівника два рази підряд. Також забороняється призначати до складу інвентаризаційної комісії матеріально відповідальних осіб з інших підприємств даної організації.
При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності інвентаризація цінностей проводиться з обов'язковою участю бригадира і членів бригади, що працюють на момент початку інвентаризації.
У підприємствах з колективною (бригадною) матеріальною відповідальністю інвентаризаційні комісії створюються з більшою кількістю членів з таким розрахунком, щоб два члени інвентаризаційної комісії разом з членом бригади, з її згоди, перевіряли відповідну частину цінностей. У цьому випадку до початку інвентаризації проводиться розподіл ділянок роботи між всіма членами інвентаризаційної комісії і членами бригади. Такий розподіл оформляється протоколом інвентаризаційної комісії.
При зміні бригадира і передачі товарно-матеріальних цінностей однією бригадою матеріально відповідальних осіб іншій розподіл ділянок роботи для інвентаризації об'єктів по частинах не дозволяється.
З метою посилення контролю за обліком цінностей в магазинах, де з колективною (бригадною) матеріальною відповідальністю працює два продавці, при наявній можливості, їм надається відпустка з тим, щоб товари приймала нова бригада.
На розподільчих складах споживчих товариств інвентаризація цінностей проводиться комісією, як правило, на чолі з заступником голови правління споживчого товариства, який завідує торгівлею, або начальником торгового відділу.
У тих випадках, коли інвентаризація товарно-матеріальних цінностей проводиться при відсутності матеріально відповідальних осіб (хвороба і т. ін.), а також після крадіжок і пограбувань, до складу інвентаризаційної комісії запрошується представник місцевої Ради народних депутатів або міліції, повноваження якого підтверджується документами, про що робиться відмітка в описові.
При проведенні інвентаризації після стихійного лиха (повінь, пожежа і т. ін.) до складу інвентаризаційної комісії запрошуються представники страхової організації, пожежного нагляду та охорони.
Призначення інвентаризаційних комісій в усіх випадках оформляється письмовим розпорядженням, в якому вказується склад комісії, об'єкти, порядок і тривалість інвентаризації.
Розпорядження про призначення інвентаризаційної комісії підписується головою правління (керівником госпрозрахункового управління, об'єднання і т. ін.), головним бухгалтером і вручається голові інвентаризаційної комісії не раніше як за 2-3 години до початку проведення інвентаризації.
Категорично забороняється ставити до відома матеріально відповідальних осіб про строки призначеної інвентаризації.
Розпорядження про проведення інвентаризації реєструється в книзі обліку інвентаризацій.
Контроль за правильним веденням книги покладається на головного бухгалтера.
Інвентаризаційні комісії мають право:
· Вимагати від матеріально відповідальних осіб пред'явлення усіх цінностей, що знаходяться на їх відповідальному збереженні, попереджувати можливі приховування.
· Вимагати залучення працівників підприємства для надання допомоги інвентаризаційній комісії в перемірюванні, переважуванні, переобліку цінностей.
· Перевіряти, якщо це необхідно, документи первинного обліку і звітності.
· Брати участь разом з бухгалтерією у виведенні результатів інвентаризації.
· Вносити пропозиції в питаннях упорядкування приймання, охорони і відпуску товарно-матеріальних цінностей, а також покращення обліку і контролю за їх збереженням.
· Вимагати притягнення до дисциплінарної і матеріальної відповідальності винних працівників, які допустили нестачі або погіршення якості товарно-матеріальних цінностей.
Інвентаризаційні комісії зобов'язані:
· Перевіряти в натурі шляхом обов'язкового перерахунку, перемірювання, переважування, визначення якості всієї наявності товарно-матеріальних цінностей.
· Перевіряти ціни у відповідності з діючими положеннями і даними обліку.
· Правильно оформляти описи фактичних залишків товарно-матеріальних цінностей. Негайно підписувати кожну сторінку опису після її заповнення.
· Виявляти товари застарілих фасонів і моделей і товари, які частково втратили свою первинну якість, зняті з виробництва, не користуються попитом населення, а також невикористані матеріали та невстановлене обладнання і не документоване надходження цінностей.
· Доповідати правлінню, керівнику госпрозрахункового управління, об'єднання і т. ін. про виявлені випадки нестач цінностей і всіх виявлених зловживань (завищення цін, наявність бездокументних товарів і т. ін.).
Інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за своєчасне проведення інвентаризації, повноту і точність внесення в описи даних про цінності, що перевіряються, за їх фактичними залишками в натурі і за їх ціни, точність підрахунків сум в описах, правильність оформлення матеріалів інвентаризації у відповідності з цим Положенням, правильність оформлення надходження цінностей в період інвентаризації.
За внесення в опис свідомо неправильних залишків товарно-матеріальних цінностей з метою приховування нестач, розкрадань, лишків, а також товарно-матеріальних цінностей без перевірки, з слів матеріально відповідальних осіб, або за обліковими даними члени інвентаризаційної комісії повинні притягатися до відповідальності згідно з законом.
Необхідність проведення контрольних перевірок якості інвентаризацій визначається безпосередньо керівником або головним бухгалтером госпрозрахункового підприємства (об'єднання), організації, правлінням кооперативної організації, а також ревізором (при документальній ревізії). До перевірок якості проведених інвентаризацій повинні залучатися досвідчені працівники і спеціалісти, які досконально знають методологію, технологію і
організацію проведення інвентаризації.
Обсяг товарно-матеріальних цінностей, які підлягають контрольній перевірці, визначається на місцях, виходячи з стану їх збереження в даній організації, підприємстві, рівня кваліфікації та складу інвентаризаційної комісії, результату інвентаризації, стану товарних запасів, наявності обґрунтування цін і виправних записів в інвентаризаційній відомості і т. ін., але не менше 20 відсотків від загальної кількості і суми за описом.
Контрольні перевірки повинні проводиться в присутності членів інвентаризаційної комісії. Дозволяється проведення контрольних перевірок не тільки після закінчення інвентаризації, до початку роботи підприємства, але й в процесі інвентаризації.
При встановленні значних розходжень між даними інвентаризаційного опису і фактичною наявністю, згідно з контрольною перевіркою, в необхідних випадках призначається новий склад інвентаризаційної комісії для проведення повторної суцільної інвентаризації цінностей.
Питання про відповідальність членів інвентаризаційних комісій, що допустили порушення в проведенні інвентаризації цінностей, розглядаються правлінням кооперативної організації, керівником госпрозрахункового управління, об'єднання, підприємства. Наслідки контрольної перевірки оформляються актом. Обсяг проведених контрольних перевірок ведеться в Книзі обліку інвентаризацій.
Комісія одночасно з інвентаризацією товарно-матеріальних цінностей підприємства обов'язково проводить інвентаризацію цінностей в його філіалах.
В тих випадках, коли інвентаризація цінностей не закінчується в один день, а також в час перерв на обід, особи, які беруть участь у проведенні інвентаризації, залишають приміщення одночасно. Приміщення закривається, пломбується або опечатується, при цьому ключі від замка залишаються в особи, відповідальної за товарно-матеріальні цінності, а пломбір (печатка) - у голови інвентаризаційної комісії.
Інвентаризаційні описи в цих випадках повинні зберігатися в закритому ящику (шафі) підприємства, де проводиться інвентаризація цінностей.
На час інвентаризації усі операції з товарно-матеріальними і грошовими цінностями, що інвентаризуються, припиняються, і сторонні особи в приміщення, де проводиться інвентаризація, не допускаються.
Поряд із зняттям залишків товарно-матеріальних цінностей в натурі в бухгалтерії проводиться вивіряння всіх рахунків, на яких обліковуються ці цінності, у співставленні з взаємно кореспондуючими рахунками.
Зокрема, треба перевірити:
а) по товарах, сировині і матеріалах - чи все надходження перераховано з рахунків товарів, сировини і матеріалів на рахунки, що враховують рух товарно-матеріальних цінностей;
б) по грошових коштах - чи всі списані по звітах матеріально відповідальних осіб суми зданої виручки оприбутковані в касі, зараховані на рахунки в банку і т. ін.;
в) чи всі вивірені розрахунки з покупцями, постачальниками, дебіторами і кредиторами і чи є тотожність в цих розрахунках;
г) по рахунках виробництва - чи списані всі затрати по випущеній продукції;
д) по основних засобах - чи відображені всі об'єкти, прийняті в експлуатацію, на рахунках, що враховують основні засоби, і т. ін.
Всі матеріали, що надходять від інвентаризаційних комісій, повинні ретельно перевірятися і оброблятися.
Працівники, що відають цінами, або інші працівники, на яких ці обов'язки покладені правліннями кооперативних організацій, об'єднань, підприємств, перевіряють ціни, указані комісією в інвентаризаційних описах, і роблять про це відмітку в описах.
Бухгалтерія перевіряє правильність таксирування і підрахунку підсумків в описах фактичних залишків цінностей.
Виявлені перевірками помилки в цінах, таксируванні і підрахунках повинні бути виправлені і зроблене застереження за підписом осіб, які перевіряють описи, голови інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальних осіб.
Торговельні відділи кооперативних (госпрозрахункових управлінь, об'єднань) також зобов'язані перевірити інвентаризаційні описи підприємств торгівлі і зробити по них висновки. У висновках коротко викладаються питання додержання установлених нормативів товарних запасів, правильності розміщення і зберігання товарів, відповідності асортименту товарів типові магазинів, пропозиції про допустимий взаємний залік в установленому порядку лишків і недостач в результаті пересортиці, установленої інвентаризаціями в оптових підприємствах і т. ін. При наявності порушень встановлюють винних в цьому осіб.
Дані інвентаризаційних описів використовуються в оперативній роботі торговими відділами для усунення наявних недоліків та порушень.
У тих випадках, коли в інвентаризаційних описах значаться товари застарілих фасонів і моделей та товари, зняті з виробництва, що не користуються попитом населення, торгові відділи вживають заходи, передбачені п. 41 цього Положення.
Перевірки інвентаризаційних описів заготівельних, промислових та інших підприємств і складання по них висновків проводяться відповідними службами кооперативних організацій.
До виведення результатів інвентаризації бухгалтерія зобов'язана обробити і записати в облікові регістри всі звіти та документи на надходження і видаток цінностей у матеріально відповідальних осіб (завідуючих торговими підприємствами, складами, заготпунктами і т. ін.), а також звірити дані бухгалтерського обліку з обліковими даними матеріально відповідальних осіб.
Для виявлення результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей бухгалтерією організації (підприємства) складаються порівняльні відомості.
Остаточні результати інвентаризації товарно-матеріальних цінностей по роздрібних підприємствах (магазинах, ларках, палатках, кіосках, буфетах і т. ін.) оформляють порівняльною відомістю за формою N інв-21.
На доповнення до неї складається порівняльна відомість по тарі (за кількістю і в сумі).
За результатами інвентаризації цінностей в оптових складах, холодильниках, коморах підприємств громадського харчування і складах заготівельних та промислових підприємств, де ведеться облік товарно-матеріальних цінностей за кількістю і в сумі, складається порівняльна відомість фактичної наявності товарів, сільгосппродуктів, сировини, матеріалів і тари у зіставленні з обліковими даними за формою N інв-20.
Порівняльна відомість складається по товарах, продуктах, сировині, матеріалах і тарі, по котрих встановлені відхилення від облікових даних.
Цінності, по яких розходжень не встановлено, у порівняльну відомість включаються загальним підсумком.
Для виявлення результатів інвентаризації незакінчених капітальних ремонтів основних засобів, витрат майбутніх періодів, грошових коштів, цінностей і документів суворої звітності відповідно застосовуються форми N інв-10, інв-11, інв-15 та інв-16.
Для виявлення результатів інвентаризації основних засобів, записаних в інвентаризаційний опис (форма N інв-1 в якому наведені фактичні і книжкові дані основних засобів, складається порівняльна відомість за формою N інв-18.
Порівняльна відомість за формою N інв-19 застосовується для виявлення результатів інвентаризації малоцінних і швидкозношуваних предметів та інших матеріальних цінностей.
У порівняльних відомостях по виявленню результатів інвентаризації товарів на оптових складах, сільгосппродуктів, сировини, матеріалів, готових виробів, основних засобів, малоцінного інвентарю та інших цінностей, облік яких ведеться за кількістю і в сумі, дані приводяться по окремих предметах, або найменуваннях відповідних цінностей так само і з такою ж оцінкою, з якою ведеться аналітичний облік.
У порівняльних відомостях за результатами інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, малоцінного інвентарю і спецодягу показується фактична їх вартість без вирахування сум зносу.
У тих випадках, коли при звірянні фактичних залишків з книжковими виявиться нестача, необхідно до виведення остаточного результату, з дозволу правління організації (керівника госпрозрахункового управління, об'єднання, підприємства), списати на витрати природний убуток товарів за встановленими нормами, але не більше виявленої недостачі.
На базах, складах і в коморах норми природного убутку застосовуються тільки на товари, по яких виявлена нестача. Природний убуток списується в межах норм, але не більше нестачі кожного найменування товарів, що залишилися після заліку пересортиць.
Забороняється списувати матеріальні цінності в межах норм природного убутку до встановлення факту нестачі.
Остаточний результат інвентаризації бухгалтерія зобов'язана встановити в такі терміни після закінчення інвентаризації:
а) по дрібному роздробу (ларьках, кіосках, палатках) - в той же день;
б) по магазинах - не пізніше двох днів;
в) по продовольчих складах і базах - не пізніше трьох днів;
г) по промтоварних складах і базах - не пізніше п'яти днів;
д) по підприємствах громадського харчування (буфетах, кухнях,
коморах при столових) - не пізніше наступного дня;
е) по складах і базах заготівельних підприємств і організацій - не пізніше п'яти днів;
ж) по інших підприємствах - від одного до трьох днів, залежно від обсягу роботи підприємств.
Примітка. Попередні результати інвентаризації по роздрібних підприємствах і буфетах повинні виявлятися на місці негайно після закінчення інвентаризації і до відкриття підприємства.
Порівняльні відомості повинні підписуватися головним бухгалтером і бухгалтером, що відає обліком цінностей, матеріально відповідальною особою, а інколи, де це передбачено формами порівняльних відомостей, також головою інвентаризаційної комісії.
Всі виявлені розходження повинні бути вияснені, причому про виявлені лишки або нестачі матеріально відповідальні особи повинні дати вичерпні письмові пояснення.
Інвентаризаційна комісія ретельно перевіряє правильність складання порівняльних відомостей і свої висновки, пропозиції та рішення фіксує у протоколі.
Також в протоколі наводяться детальні відомості про причини і винних в нестачах та втратах і вказується, які заходи варто вжити стосовно до винних осіб.
Матеріали інвентаризації (висновки, пропозиції і т. ін.) інвентаризаційна комісія повинна негайно після закінчення роботи подати правлінню відповідної кооперативної організації або керівникові госпрозрахункового управління, об'єднання, підприємства.
Всі матеріали інвентаризації цінностей (результати інвентаризації виведені бухгалтерією, протоколи інвентаризаційних комісій, висновки торгових відділів та інших служб) з письмовими поясненнями матеріально відповідальних осіб розглядаються правліннями кооперативних організацій, а у відповідних випадках - керівниками госпрозрахункових управлінь, об'єднань і підприємств.
Копії наказів керівників госпрозрахункових управлінь, об'єднань і підприємств споживчих товариств та споживспілок направляються для контролю правлінням відповідних кооперативних організацій.
На вимогу правлінь кооперативних організацій госпрозрахункові управління, об'єднання і підприємства подають їм всі матеріали інвентаризації.
У разі нестач, лишків і пересортиць цінностей повинні бути ретельно розслідувані і вжиті заходи для усунення причин і умов, що спричиняють недостачі, лишки і втрати від безгосподарності.
При виявленні нестач цінностей у рішенні обов'язково треба відмітити, чи варто виявлену нестачу відносити до дрібних, яка підлягає від шкодуванню з винних осіб, або до нестач, крім дрібних, з притягненням винних до відповідальності згідно з чинним законодавством.
Правління кооперативної організації, керівник госпрозрахункового підприємства вживає невідкладних заходів для стягнення нестач і відшкодування матеріального збитку.
При регулюванні виявлених при інвентаризації товарів в оптових підприємствах районних, обласних споживспілках, республіканської (Автономна Республіка Крим) споживспілки і Укоопспілки розходжень між фактичними залишками і даними бухгалтерського обліку допускається також, як виняток, залік лишків і нестач в результаті пересортиці, що сталася в одній і тій же групі товарів, якщо товари, що входять до її складу, мають схожість за зовнішнім виглядом або упаковані в однакову тару (при відпуску їх без розпакування тари).
На осіб, винних у допущенні пересортиць, повинні накладатися дисциплінарні стягнення, а при встановленні випадків зловмисного внесення плутанини в первинні документи і облік (з метою заплутування сортового обліку товарів) винні мають притягатися до відповідальності згідно з чинним законодавством.
Цінності, що виявилися в лишках, підлягають оприбуткуванню.
Правління кооперативних організацій, керівники госпрозрахункових підприємств зобов'язані вжити конкретні заходи для запобігання причинам і умовам, що спричиняють лишки цінностей.
Нестачі цінностей понад норми, а також порча товарів і матеріалів у разі, коли конкретні винуватці нестач і порчі цінностей, незважаючи на всі вжиті заходи, не встановлені, можуть бути списані на збитки підприємств лише після ретельної перевірки цієї обставини і вжиття необхідних заходів для недопущення збитку надалі у порядку, встановленому Положенням про порядок списання з балансу невідшкодованого збитку від нестач, псування цінностей, інших безнадійних боргів в організаціях, підприємствах і установах
споживчої кооперації України (затверджено постановою сьомих зборів Ради Центральної спілки споживчих товариств України п'ятнадцятого скликання від 1 березня 1994 р.).
Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку тим місяцем, в якому була проведена інвентаризація.