Тема 3. Облік грошових коштів та розрахунків

Касові операції оформляються прибутковими та видатковими касовими ордерами [додаток ], порядок заповнення яких затверджені на­казом Міністерства статистики України від 15.02.96 № 51 "Про затвердження типових форм первинно­го обліку касових операцій" (далі - наказ Мінста­ту), і мають застосовуватися усіма підприємствами.

Приймання готівки касами підприємств, у тому числі й одержаної з банку, проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваже­ною керівником підприємства.

Про приймання готівки видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, упов­новаженої керівником підприємства, і касира, за­свідчена печаткою (штампом) підприємства [додаток ].

При прийманні готівки до каси касири підпри­ємств керуються Правилами визначення платіжності банкнот і монет, затвердженими постановою Правлін­ня Національного банку України від 31.03.99 № 152 і зареєстрованими Міністерством юстиції України від 16.04.99 за № 242/3535 (із змінами). Обігові па­м'ятні та ювілейні монети, які є дійсними платіжними засобами, мають прийматися до кас підприємств за їх номіналом без обмежень для всіх видів платежів.

Видача готівки з кас підприємства прово­диться за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунко­во-платіжними) відомостями (далі - видаткові документи). Документи на видачу готівки ма­ють підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видатко­вих ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо [додаток ].

Якщо на доданих до видаткових касових ор­дерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Відповідно до чинного порядку ведення касових операцій в Україні усім підприємствам, організаціям, установам, які мають рахунки в установах банків і здійснюють касові операції з готівкою, встановлюються ліміти залишку готівки в касах. Лімітування залишку готівки в касі означає, що підприємства можуть зберігати у своїй касі готівку на кінець кожного робочого дня лише в межах встановленого ліміту залишку готівки в касі. Ліміт залишку готівки в касі встановлюється підприємствам установою банку щорічно протягом першого кварталу. До встановлення ліміту каси на поточний рік продовжує діяти ліміт попереднього (минулого) року. У разі обґрунтованого звернення протягом року клієнта щодо перегляду ліміту і подання ним відповідних розрахунків встановлений раніше ліміт має бути переглянутий. Сума ліміту каси може бути уточнена, змінена з ініціативи банку. Відповідальність за не встановлення лімітів залишку готівки в касах підприємств покладається на установи банків у тих випадках, коли вони безпосередньо встановлюють ці ліміти. Встановлені ліміти залишку готівки в касі, строки здавання виручки у триденний строк від дати затвердження ліміту повідомляються установами банку кожному підприємству, якому відкритий рахунок, з видачею їх безпосередньо клієнтові під його розписку. Якщо відсутній клієнт за вказаним місцезнаходженням, не повідомив банкові своєї нової адреси, або якщо неможливо встановити фактичну адресу такого клієнта, то установа банку повідомляє про неможливість повідомити йому ліміт каси відповідний орган.
В окремих випадках для повідомлення клієнта про встановлені ліміти кас, порядок і строки здавання виручки за рішенням керівника банки можуть використовувати другі примірники заявок-розрахунків, які подаються в банк підприємством [додаток ].

Для зберігання вільних грошових коштів і проведення безготівкових розрахунків підприємствам, організаціям, громадянам – суб'єктам підприємницької діяльності в банках відкривають поточні рахунки згідно з Інструкцією №3 «Про відкриття банками рахунків у національній і іноземній валюті», затвердженою постановою правління Національного банку України від 04.02.98 №36. З поточного рахунка оплачуються операції, що забезпечують виробничо-господарську, комерційну та іншу діяльність; розрахунки за товарно-матеріальні цінності з постачальниками і покупцями продукції; надані і отримані послуги; сплата обов'язкових платежів до бюджету і державних фондів; операції, пов'язані із забезпеченням власних соціально-побутових потреб, та інші операції відповідно до статутної діяльності підприємства. З поточного рахунка банк видає готівку на оплату праці, виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності, дивідендів (доходів), на господарські та інші потреби. Видачу готівкових грошових коштів, а також безготівкові перерахування з поточного рахунка підприємства банк проводить на підставі наказів власника рахунка або з його згоди (акцепту).

Періодично (у встановлені строки) банк видає підприємству виписки з його поточного рахунка, тобто перелік здійснених за звітний період операцій. До виписки додаються відповідні виправдні документи, на підставі яких були зараховані або списані кошти. Виписка банку фактично являє собою другий примірник особового рахунка підприємства, відкритого банком. Зберігаючи грошові кошти підприємства, банк вважає себе його боржником, тобто на цю суму має кредиторську заборгованість. Звідси – залишки коштів і надходження на поточний рахунок банк записує по кредиту поточного рахунка, а зменшення свого боргу (списання, видачу готівкою) – по дебету. Тому, обробляючи виписки банку, бухгалтер повинен пам'ятати про цю особливість і записувати зараховані суми і залишок по дебету поточного рахунка) а списання – по кредиту.

Одержана із банку виписка перевіряється й обробляється: підбираються всі виправдні документи, проставляються кореспондуючі рахунки. Всі додані до виписки документи погашаються штампом «Погашено». Крім того, на документах також вказують порядковий номер його запису у виписці банку. Це необхідно для контролю за рухом коштів на поточному рахунку, а також для наступних перевірок.

Виписки банку є регістрами аналітичного обліку і підставою для облікових запасів на поточному рахунку.

Синтетичний облік наявності і руху грошових коштів на поточному рахунку підприємства в національній валюті ведеться на активному рахунку 31 «Рахунки в банках», субрахунок 311 «Поточні рахунки в національній валюті», по дебету якого відображають надходження (зарахування) коштів, а по дебету — списання використаних коштів.

На суму зарахованих на поточний рахунок підприємства коштів дебетують рахунок 311 «Поточні рахунки в національній валюті» в кореспонденції з кредитом рахунків:

301 «Каса в національній валюті» (на суми, внесені готівкою із каси);

361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями» (на суми, одержані від вітчизняних покупців і замовників за реалізовану продукцію, товари, роботи, послуги);

37 «Розрахунки з різними дебіторами» (на суми, одержані від різних дебіторів у погашення заборгованості);

60 «Короткострокові позички» (на суми одержаних банківських кредитів) та ін.

Перераховані (видані готівкою) грошові кошти з поточного рахунка підприємства відображаються по кредиту рахунка 311 «Поточні рахунки в національній валюті» і дебету рахунків:

301 «Каса в національній валюті» (на суми, видані готівкою);

631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» (на суми, перераховані постачальникам в оплату вартості одержаних матеріальних цінностей, робіт, послуг);

64 «Розрахунки за податками і платежами» (на суми, сплачених податків і обов'язкових платежів до бюджету позабюджетних фондів);

65 «Розрахунки за страхуванням» (на суми збору, сплаченого за пенсійним і соціальним страхуванням);

67 «Розрахунки з учасниками» (на суми перерахованих дивідендів та Інших виплат учасникам);

68 «Розрахунки за іншими операціями» (на суми оплаченої кредиторської заборгованості по внутрігосподарських та інших розрахунках);

601 «Короткострокові кредити банків у національній валюті» (на суми погашеної заборгованості банкам по одержаних кредитах) тощо.

Якщо при опрацюванні виписки банку з поточного рахунка підприємства виявлено помилково списані або зараховані кошти, бухгалтер повинен письмово повідомити установу банку про допущену помилку для внесення виправлень. На суму, помилково списану банком з поточного рахунка підприємства, в бухгалтерському обліку роблять запис по дебету рахунка 374 «Розрахунки за претензіями» і кредиту рахунка 311 «Поточні рахунки в національній валюті». При поновленні банком на поточному рахунку підприємства помилково списаної суми роблять зворотній запис (тобто дебет рахунка 311 і кредит рахунка 374). Помилково зарахована на поточний рахунок підприємства сума відображається по дебету рахунка 311 «Поточні рахунки в національній валюті» і кредиту рахунка 685 «Розрахунки з іншими кредиторами». Після одержання виписки банку з виправленим помилковим записом складається бухгалтерська проводка із зворотною кореспонденцією рахунків. Так забезпечується ідентичність записів на поточному рахунку як в банку, так і на підприємстві.

Підзвітними особами є працівники даної установи, яким в об­межених розмірах видаються аванси на здійснення деяких опера­ційно-господарських витрат, які не можуть бути здійснені шля­хом безготівкових розрахунків, а також на відрядження і наукові експедиції. Через підзвітних осіб може виплачуватися заробітна плата в установах, в яких за штатом не передбачено посади каси­ра, або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіж­на чи розрахунково-платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закін­ченні трьох робочих днів [10, стор.56].

Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на активно­му субрахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особами».

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформ­ляються такими бухгалтерськими записами:

1. При видачі авансу:

Дебет субрахунка № 362 Кредит субрахунків № 301, 302.

2. На суму поданого авансового звіту про витрачання коштів, отриманих під звіт:

Дебет рахунків № 23, 80, 81 Кредит субрахунка № 362.

3. Повернення в касу невикористаного залишку авансу:

Дебет субрахунків № 301, 302 Кредит субрахунка № 362.

4. Утримання невикористаного залишку авансу із заробітної плати:

Дебет субрахунка № 661 Кредит субрахунка № 362.

Зазначені записи відображаються в меморіальному ордері № 8 — накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами ф. № 386, в якому поєднуються синтетичний та аналіти­чний облік шляхом використання позиційного способу записів.

На практиці субрахунок № 362 може бути активно-пасивним. Дебетове його сальдо відображається в активі балансу, а креди­тове показується в пасиві балансу за статтею «Розрахунки з ін­шими кредиторами».

На досліджуваному підприємстві оформляється такий документ, як звіт про використання коштів, наданих на відрядження під звіт. В ньому зазначається особа, яка отримує кошти під звіт, а також видана сума [додаток ].