Складання актів про вилучення документів для знищення
Після зведення описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу проводиться складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.
Справи включають до акта про вилучення їх до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт.
На підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.
Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається у двох примірниках, як правило, на справи всієї установи. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, уключених до кожної групи.
Структурні підрозділи відбирають справи, строк зберігання яких минув, для внесення до акта і подають пропозиції керівникові архіву або особі, відповідальній за архів.
Назви однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи
Зведені описи справ та акт розглядаються ЕК установи одночасно. Акти разом з описами справ постійного зберігання та з особового складу подаються в установленому порядку на погодження ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради). Погоджені акти затверджуються керівником установи, після чого установа має право знищувати документи.
Без погодження актів з відповідними архівними установами знищення документів є неприпустимим.
Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, подають схвалені ЕК установи акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.
Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подають схвалені ЕК установи акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ з кадрових питань (особового складу) на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.
8. Якщо в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено документи з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу, що застосовуються в установі, ці документи знищуються шляхом подрібнення до стану, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів ЕК установи
38. Передавання справ до архіву установи.
Структурні підрозділи передають до архіву установи справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу через два роки після завершення їх у діловодстві.
Перед передаванням справ до архіву працівники структурних підрозділів повинні перевірити правильність формування документів у них, а також оформлення документів, вміщених до цих справ (наявність підписів, віз, відміток про засвідчення копій тощо). У разі виявлення недоліків у формуванні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані усунути їх.
У разі відсутності справ, що значаться в описах, здійснюється їх розшук. При негативному результаті розшуку керівник установи за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу справ, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником структурного підрозділу, передається до архіву установи.
Справи передаються до архіву установи за описами справ згідно з графіком, затвердженим керівником установи. Приймання кожної справи проводиться працівником архіву установи в присутності представника структурного підрозділу, який передає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться відмітки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного опису справ роблять цифрами та словами відмітку про фактичну кількість справ, переданих до архіву установи, зазначають номери відсутніх справ, дату приймання-передавання справ; особи, що передавали та приймали справи, ставлять свої підписи.
Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архіві установи.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву установи лише за рішенням її керівника в разі наявності вільних площ в архівосховищі. Передавання справ у даному випадку здійснюється за номенклатурою.
У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за ведення діловодства даного структурного підрозділу, в період проведення ліквідаційних заходів здійснює формування всіх документів у справи, оформлення справ і передавання їх до архіву установи незалежно від строків зберігання. Передавання справ проводиться за описами справ і номенклатурою.
Також, якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.