Контроль правильного ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации
В соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций руководители организаций обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке. В Положении о ведении кассовых операций №373-П от 1 января 2012 года такая обязанность прямо не прописана. В Положении лишь указывается на обеспечение юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем организации ведения установленных кассовых операций. Таким образом, оборудовать помещение кассы с 2012 года организации и индивидуальные предприниматели могут по своему усмотрению.
В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся под его отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.
В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Положением.
В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации, при условии заключения с ним договора о материальной ответственности, а также руководитель предприятия.
В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными из учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишних ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.
Ответственность за соблюдением Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).
Пунктом 1 ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях установлена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, в частности:
ü за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств в кассе, неоприходование в кассу денежной наличности, накопление в ней денег сверх установленных лимитов, а также за расчеты наличными денежными средствами с другими организациями сверх установленных предельных сумм – в отношении юридических лиц предполагается штраф от 40000 до 50 000 руб. В отношении должностных лиц (руководителя организации) наложение административного штрафа в размере от 4 000 до 5 000 руб.
Предприятия, наряду с расчетами с юридическими лицами, могут через кассы проводить расчеты с населением, которые, согласно ФЗ от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ (ред. от 25 ноября 2013 г.) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт проводятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин (за исключением некоторых категорий предприятий, перечень которых утвержден постановлением Правительства РФ).
При этом торговые организации обязаны:
ü регистрировать контрольно-кассовые машины;
ü использовать исправные контрольно-кассовые машины для осуществления денежных расчетов с населением;
ü выдавать покупателю (клиенту) вместе с покупкой (после оказания услуги) отпечатанный контрольно-кассовой машиной чек за покупку (услугу), подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием;
ü обеспечивать работникам налоговых органов и центрам технического обслуживания контрольно-кассовых машин беспрепятственный доступ к контрольно-кассовым машинам;
ü вывешивать, в доступном покупателю (клиенту) месте ценники на продаваемые товары, на оказываемые услуги, которые должны соответствовать документам, подтверждающим цены и тарифы.
Регистрация или перерегистрация кассовых аппаратов осуществляется путем подачи в налоговый орган по месту нахождения организации соответствующего заявления с приложением паспорта аппарата и производится в течение 5 дней, при этом предприятие получает карточку регистрации.