Організація як система й об'єкт управління
Приступаючи до вивчення цього питання, слід відмітити, що роль управління в Україні стала дуже значною. Справа в тому, що тепер усе більше службовців приймають рішення самостійно і, по суті, піднімаються до категорії менеджерів.
Управління - елемент, функція організованих систем різної природи (біологічних, соціальних, технічних), що забезпечує збереження їхньої визначеної структури, підтримку режиму діяльності, реалізацію їхньої програми і цілей.
Студентам слід засвоїти, що системний підхід є одним із найважливіших за сучасних умов, хоча історія його застосування в управлінні налічує вже не один десяток років.
Системний підхід одержав широке поширення і застосування у практиці менеджменту наприкінці 50-70-х років. Недоліком попередніх теорій було те, що дослідники зосереджували свою увагу на окремих елементах управління, а застосування системного підходу дозволяє побачити все підприємство в цілому.
Теорія систем значною мірою пов’язана з ім’ям О.О. Богданова, російського вченого, філософа, економіста (1873 –1928), автора праці “Загальна організаційна наука (тектологія)”. Богданов розробив основи теорії побудови систем і обгрунтував загальні закономірності їх розвитку. При розробці концепцій тектології Богданов виказав ряд сміливих на той час ідей: керуючої і керованої системи, зворотнього зв’язку, моделювання.
Основою концепції системного підходу до організації і управління як процесу є взаємозв’язок її частин чи підсистем. Такий підхід передбачає встановлення цілей і зосередження уваги на побудові цілого на відміну від побудови компонентів підсистем.
Сутність системного підходу дозволяє зрозуміти, що система – це не тільки сума складових її елементів, а щось більше: організована сума складових її елементів. Тому, розглядаючи будь-який об’єкт як систему, необхідно враховувати і вивчати зв’язки між елементами, вплив елементів один на одного, складні залежності всередині системи, а також взаємодію системи з зовнішнім середовищем.
Вихідні положення теорії системного управління наступні:
1. Система – це деяка цілісність, що складається з взаємозалежних частин. Кожний елемент системи вносить свій внесок у її розвиток.
2. Підприємство (організація) є соціально-економічною системою.
3. Важливим поняттям в управлінні є підсистеми, з яких як з «цеглинок» будується система управління підприємством.
Система – це сукупність елементів, які знаходяться у відносинах і зв'язках один з одним, і утворюють визначену цілісність, єдність. Система управління розглядається також як система взаємозв’язаних наукових підходів та методів, цільової, функціональної та забезпечувальної підсистем, яка сприяє прийняттю та реалізації конкурентоспроможних управлінських рішень, спрямованих на задоволення заданої потреби. Це комплексна система забезпечення конкурентоспроможності управляючого об’єкту; містить об’єкт та суб’єкт управління, які пов’язані прямим та зворотнім зв’язками.
Акцент на необхідності побудови єдиного цілого на відміну від побудови компонентів і підсистем – основна особливість системного підходу. Системний підхід стосовно до рішення практичних проблем охоплює теорію системного підходу і методику побудови систем, що забезпечують рішення проблем.
При дослідженні системи управління підприємством варто аналізувати її стан, структуру, поводження, розвиток, стійкість.
o «Стан» системи виявляється на основі дослідження, «діагнозу», ситуаційного аналізу, на основі вивчення вхідних дій і вихідних результатів системи.
o «Поводження» системи характеризує можливість стійкого, контрольованого переходу системи від одного стану в інший – у такому випадку необхідно або знати, або виявити закономірності, що керують поводженням системи.
o «Рівновага» системи визначається як здатність системи під час відсутності зовнішніх впливів зберігати бажаний час заздалегідь заданий стан.
o «Стійкість» системи характеризується як здатність системи повертатися в стан рівноваги після того, як вона була виведена з нього під впливом зовнішнього впливу.
«Розвиток» системи означає удосконалювання структури і функцій системи під впливом головним чином внутрішніх факторів, в зв’язку з чим поводження системи здобуває більш упорядкований і передбачуваний характер.
Основними компонентами підприємств торгівлі є:
Ø потреби, що пропонуються з боку покупців і інших учасників діяльності підприємства (власники підприємства, працівники підприємства, постачальники, контактні аудиторії, конкуренти і державні регулювальні органи). Для нормального функціонування системи управління повинні бути враховані і певним чином збалансовані інтереси всіх учасників діяльності підприємства;
Ø цілі підприємства по задоволенню потреб учасників підприємства й одержанню економічного і соціального ефекту;
Ø ресурси підприємства (матеріальні, трудові, фінансові, інформаційні);
Ø засоби досягнення цілей підприємства (власне вироблені товари і послуги і засоби перетворення ресурсів у товари і послуги);
Ø фактори й умови діяльності підприємства.
Підприємство розглядається як система, що створюється і функціонує для задоволення визначених суспільних потреб. Суспільство накладає на функціонування підприємства визначені вимоги й обмеження, що виявляються в наступному:
По-перше, той факт, що підприємство створюється для задоволення потреб учасників його діяльності, визначає необхідність встановлення відповідності між пропонованими потребами і цілями підприємства. Цілі повинні мати властивість рефлективності стосовно потреб.
Цілі в кожний момент часу розглядаються як рухливі, похідні від пропонованих потреб суспільства і самої організації.
По-друге, для підприємств ефективне і цінне використання не будь-яких, а визначених засобів досягнення цілей.
Засоби досягнення цілей повинні бути соціально схвалені в даній суспільній системі, і бути адекватними сформульованим цілям.
По-третє, повинна бути забезпечена відповідність цілей діяльності і досягнутих результатів. Будь-яка організація – це цілеспрямована система, що є ефективною тільки у випадку повного досягнення цілей.
По-четверте, існують загальні вимоги до економічності діяльності підприємства. Вони припускають встановлення визначеної, схваленої суспільством відповідності між отриманими результатами і витратами на їх досягнення.
По-п'яте, розгляд діяльності підприємства в нерозривному зв'язку з умовами функціонування (внутрішні і зовнішні умови).
Підприємства й організації розглядаються як соціально-економічні системи.
Соціальною вважається будь-яка система, що призначена для людини або до складу якої входить людині. Теорія організації виділяє соціально-політичні, соціально-культурні, соціально-економічні й інші види організацій.
Найбільш загальною метою соціально-економічної організації є одержання максимального прибутку в інтересах засновників.
Соціально-економічна система має ієрархічну структуру і має наступні ознаки:
· периферійність – розходження елементів у просторі;
· гнучкість;
· стійкість;
· чутливість до змін і швидкість реакції;
· надійність прямих і зворотних зв'язків.
У соціально-економічних системах існують економічні і соціальні зв'язки між працівниками. До соціальних зв'язків відносяться:
- міжрівневе управління;
- міжособисті відносини;
- наявність громадських організацій і їх відношення до людини;
- побутові відносини.
До економічних зв'язків відносяться:
- матеріальне стимулювання;
- матеріальна відповідальність;
- забезпечення прожиткового рівня;
- наявність і ступінь розподілу пільг і привілеїв.
Співвідношення цих зв'язків відіграє важливу роль при створенні і діагностиці організації.