Розпорядча діяльність менеджера
Об'єктивною основою використання організаційно - адміністративних методів управління виступають відносини, що становлять частину механізму управління, їх допомогою реалізовується одна з найважливіших функцій управління - функція організації, задачі організації адміністративної діяльності полягають у координації дій підлеглих. Абсолютно справедливо критикувалися і критикуються важливість адміністративного управління, однак потрібно мати на увазі, що економічні методи не зможуть існувати без організації адміністративного впливу, який забезпечує чіткій дисциплінованість і порядок роботи колективу. Важливо визначити оптимальне поєднання, раціональне співвідношення організаційні адміністративних і економічних методів.
Організаційно-адміністративні методи надають прямий вплив на керований об'єкт через накази, розпорядження, оперативні вказівок що віддаються письмово або усно, контроль за їх виконання систему адміністративних засобів підтримки трудової дисципліни і т.д. Вони покликані забезпечити організаційну чіткість і дисциплінованість праці. Ці методи регламентуються правовими актами трудового господарського законодавства,
На відміну від організаційних методів, спрямованих на формування системи управління, розпорядчі дають змогу вирішити тільки окремі питання. Розпорядчий вплив не припускає будь-які варіанти у виборі прийомів виконання певної дії, крім запропонованого, забезпечує чіткі дії управлінського апарату, налагоджену працю системи управління. Залежно від змісту і рівня управління розпорядчий вплив може набувати форм наказів, розпоряджень і вказівок.
Наказ - це розпорядчий, документ, виданий керівником підприємства, яке є самостійним господарським суб'єктом, з метою вирішення основних і оперативних завдань, поставлених перед ним.
Залежно від змісту розрізняють накази із загальних питань, пов'язаних із створенням, організацією, ліквідацією, перейменуванням, зміною масштабу діяльності підприємства або структурного підрозділу, затвердженням або зміною положень, інструкцій, правил, структури, і накази по особовому складу, якими оформлюють призначення, переміщення, звільнення, заохочення, прагнення та інші дії щодо працівників. У підготовці проекту наказу бере участь підрозділ або посадова особа, яких стосується цей наказ або діяльність яких пов'язана з їх виконанням.
Текст наказу складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. У першій викладають події, факти, які є підставою для видання наказу, у другій - дії розпорядчої частини наказу в разі потреби поділяють на пункти кожний з яких містить вказівку виконавцю, дії і строки виконання їх.. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, на яких покладають контроль за виконанням наказу.
Накази по особовому складу видають на підставі заяв доповідних записок та інших документів. Як правило, пункти розташовують у такій послідовності: призначення на посада переміщення, звільнення від роботи, надання відпустки та ін. Проект наказу у разі потреби узгоджують з керівниками зацікавлених підрозділів, юрисконсультом.
Накази із загальних питань і по особовому складу мають окрему нумерацію, яка починається з початку кожного календарного року. З наказом мають бути ознайомлені усі зазначені в ньому особи, які ставлять підпис на одному з примірників наказу або на спеціальному бланку. В окремих випадках накази доводять до відома усього персоналу підприємства і вивішують на дошці.
Розпорядження - це правовий акт, виданий керівником структурного підрозділу для вирішення оперативних питань.
Аналогічно до наказу текст розпорядження має констатуючу і розпорядчу частини. В останньому пункті розпорядження зазначають осіб, на яких покладають обов'язки з контролю за їх виконання, Розпорядження, як правило, мають обмежений строк дії і стосуються вузького кола питань і виконавців.
Найбільш поширеною формою розпорядчого впливу є усна вказівка керівника. Найчастіше цю форму впливу застосовують керівники низової ланки: адміністратори, завідуючі виробництвом, секціями і відділами. На вищих рівнях управлінської ієрархії кількість усних вказівок зменшується.
Основною формою офіційних відносин у системі управління є віддача розпоряджень.
Розпорядження - це повідомлення, передане керівником підлеглим, що стосується змісту і результатів їх діяльності.
Воно містить встановлення обов'язкової для виконання задачі, перелік обмежень (тобто того, що не слід робити) і в окремих випадках інструкції про порядок виконання завдань.
Розпорядження повинні відповідати стратегії організації і компетенції як керівника, так і виконавця; бути обґрунтованими і чітко сформульованими, забезпеченими необхідними матеріальними і інформаційними ресурсами; дозволяти перевіряти й оцінювати результати дій, спрямованих на їхнє виконання.
За способом віддачі розпорядження можуть бути:
- усними;
- письмовими;
- змішаними.
Це залежить від терміновості і важливості розв'язуваної проблеми, взаємин між керівником і підлеглими, ступеня зрілості останніх.
Усні (не документовані) розпорядження віддаються при рішенні термінових задач малої і середньої складності і важливості у невеликих стабільних колективах.
Специфікою усних розпоряджень є можливість неоднозначного тлумачення змісту (як того, хто його віддає, так і того, хто його одержує).
Якщо розпорядження довге, його завжди краще віддавати у письмовому вигляді (тому що людина запам'ятовує обмежений обсяг інформації).
Розпорядження можуть бути змішаними (спочатку оперативності віддаються усні, у тому числі і телефонні, а потім робиться письмове підтвердження).
У залежності від цілей, особливостей ситуації, особистості рівня розвитку робітників розпорядження можуть бути:
- директивними (наказ, команда, доручення)
- демократичними (рада, рекомендація, прохання)
Наказ зобов'язує підлеглих визначеним способом, точно та у встановлений термін виконати завдання, що складає сутність розпорядження, і за змістом буває наказом, в якому наказується, забороняється або інструктується.
Наказ, що віддається усно, називається командою. Іноді накази як додаткову інформацію можуть містити перелік санкцій, що застосовуються при порушенні термінів або поряд виконання завдання.
На відміну від наказів доручення регламентує тільки зміст -
завдання, залишаючи підлеглим право у виборі способу дій, а іноді
термінів виконання. Зміст доручення - інформація про
конкретні цілі і задачі, на підставі якої підлеглі можуть самостійно
працювати. Ця інформація повинна бути чіткою і зрозумілою, тому
неясні питання обмовляються відразу. У термінових випади
доручення можуть носити попередній характер.
Якщо завдання звичайне, а відносини довірливі розпорядженню краще надати форму прохання.
Віддаючи розпорядження, керівник повинен переконатися гарному розумінні підлеглим його змісту, виключити можливій додаткових несанкціонованих доручень, довести до виконання в терміни і форму звітності і періодично здійснювати контроль за його діяльністю і результатами.
Одержуючи завдання, підлеглий повинний уважно слухати, уточнювати, не прагнучи в усьому розібратися самостійно, спішити завіряти в успіху справи, оскільки своєчасність виконані завдання можуть порушити багато факторів. Зокрема: заспокоєність, що в резерві є багато часу; надія на допомогу керівника; зайвий поспіх у формулюванні висновків.
Тому потрібно приступати до роботи над завданням відразу дотримувати намічених термінів; не перекладати роботу керівника; не квапитися з висновками, радитися з колегами підлеглими, своїм керівником.
У процесі обміну думками виконавцю слід надавати можливість викласти свій погляд і дістати відповіді на запитання, які виникли.
Доцільно виділити у завданні певні етапи, окремі частини,
ділянки. Це дає змогу краще уявити проблему та ефективніше
контролювати хід її виконання.
Надзвичайно важливо, видавши завдання, дати можливість
працівнику діяти самостійно, не заважати йому. При цьому
пересвідчитись, що його права і можливості забезпечують
досягнення необхідного результату.
Не слід давати працівнику одночасно декілька завдань. В разі
потреби встановлюють черговість їх виконання. Нехтування
порадою призводить до того, що працівник, діставши кілька завдань
установить зручну для себе пріоритетність їх виконання, що може
відповідати цілям керівника.
Авторитет керівника знизиться і тоді, коли працівник, який має завдання, дістане нове від керівника більш високого рангу (на «через голову» безпосереднього керівника). Це порушує причини єдиноначальності, і в управлінській практиці є неприпустимим. Якщо такий інцидент мав місце, підлеглий зобов'язаний доповісти одержання ще одного завдання безпосередньому керівнику, який приймає рішення про вихід із ситуації, що склалася. Неприпустимість в разі невиконання завдання посилатися, на те, що цьому заважає доручення вищестоящого начальника. Тим більше неприпустимо: якщо підлеглий сам вирішує, що виконувати раніше. Такий порядок вносить невизначеність в управління, знижує впевненість керівні уточному і своєчасному виконанні своїх вказівок.
Визначаючи підлеглому завдання, керівник нерідко відвертий або прихований його опір. Як правило, це пояснено рядом причин: побоювання нового; сила інерції і звичка робити що не потребує великого розумового напруження; небажання докладати додаткових зусиль під час переходу до нових метав роботи; відсутність зацікавленості в тому, щоб працювати. Керівник, знаючи ці та інші причини опору, прагне поступово подолати його, викликати у працівника бажання працювати по-новому, використовувати методи і засоби.