Оформление пояснительной записки
ФГОУ ВПО «КОСТРОМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ
СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ»
Кафедра электропривода и электротехнологии
Общие требования и правила оформления пояснительных записок курсовых и дипломных проектов (работ)
Кострома 2003
УДК 001.891(047):006.354
Методическое пособие по оформлению курсовых и дипломных проектов (работ) составлено доцентом кафедры электропривода и электротехнологии Костромской ГСХА Фалилеевым Н.А.
Рецензент:
к.т.н., доцент кафедры ремонта машин и технологии металлов Костромской ГСХА Угланов В.И.
Пособие рекомендовано к изданию методической комиссией факультета электрификации и автоматизации сельского хозяйства Костромской ГСХА
Методическое пособие предназначено для студентов очной и заочной форм обучения (специальность 311400) при оформлении курсовых и дипломных проектов (работ).
Курсовые и дипломные проекты (работы) являются самостоятельной творческой работой студентов, в которой проявляется их умение грамотно излагать материал в записке и в соответствии с государственными стандартами оформлять пояснительную записку и графическую часть.
Оформление пояснительной записки
1.1 Пояснительные записки дипломных и курсовых проектов (работ) являются текстовыми документами и должны составляться в соответствии с ГОСТ 2. 105-95 «Общие требования к текстовым документам», ГОСТ 2.106-95 «Текстовые документы» и ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе».
1.2 Пояснительная записка выполняется четким разборчивым почерком, чернилами или пастой темного цвета (черного или фиолетового) или печатают на пишущей машинке или с использованием компьютера и принтера через полтора интервала на одной стороне листа белой бумаги формата А4 (297х210) четким, высотой не менее 1,8 мм (кегль не менее 12) шрифтом /1/, лента черного цвета (полужирная).
Условные знаки, формулы могут вписываться в печатный текст от руки тушью или черными чернилами (пастой).
Ошибки или графические неточности допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным или рукописным способом черными чернилами, пастой или тушью.
Текст следует располагать так, чтобы оставались поля не менее: справа – 10 мм, снизу, сверху и слева - 20. Вычерчивать рамку по периметру полей не допускается.
Разрешается использовать измененное начертание шрифта (курсив, полужирный, полужирный курсив) для выделения заголовков пунктов, перечислений, ключевых слов, но подчеркивать текст, заголовки не допускается.
Смешанное оформление основного текста пояснительной записки в печатном и рукописном виде не допускается.
1.3Материал записки следует располагать в такой последовательности:
титульный лист;
листы с заданием на проект (работу);
реферат;
содержание;
введение
основная часть;
заключение;
список использованных источников;
приложения.
1.3.1 Титульный лист
Титульный лист является первым листом пояснительной записки и выполняется по образцу, приведенным в приложении А.
1.3.2 Реферат
Реферат – краткое изложение цели работы и существа основных, а также полученных результатов и должен оформляться согласно требованиям ГОСТ 7.9-95 «Реферат и аннотация». В нем указывается новизна проекта по сравнению с существующими решениями, указывается технико-экономический эффект и где рекомендуется использовать предлагаемые решения. В реферате указывается объем проекта (работы), количество листов пояснительной записки и количество таблиц приложений и иллюстраций в нем; количество использованных источников, объем графической части проекта (работы), не вошедшей в пояснительную записку, а так же предложения о дальнейшем развитии объекта работы.
При составлении реферата необходимо сделать его максимально информативным. Его объем не должен превышать одной страницы рукописного текста.
1.3.3 Содержание
Содержание начинается с новой страницы и включает в себя введение, наименование всех разделов, подразделов, пунктов (если они имеют наименования), список использованных источников и наименование приложений с указанием номера страницы их начала.
Колонку для указания номеров страниц озаглавливать (типа «стр.», и «с.») не допускается.
1.4 Введение
Введение должно содержать цели и задачи проекта (работы), а также пути выполнения этих задач с указанием актуальности и новизны.
Оно должно содержать оценку современного состояния научно-технической проблемы, обоснование темы и исходные данные для её разработки; сведения о планируемых результатах работы, о патентных исследованиях и выводы из них; сведения о метрологическом обеспечении работы. Во введении должны быть показаны актуальность и новизна темы, связь данной работы с другими аналогичными работами.
1.5 Основная часть
Основная часть согласуется с руководителем проекта (работы) и должна содержать обзор (состояние вопроса) и обоснование выбранной темы, разделы, отражающие содержание, методику и результаты решения с экономическим обоснованием вопросов, связанных с темой проекта. Сюда же должны быть включены вопросы, связанные с безопасностью жизнедеятельности, охраны природы и мероприятия по ликвидации последствий стихийных бедствий, а также заключение (выводы и предложения).
1.5.1 Основную часть пояснительной записки делят на разделы, подразделы и пункты. Пункты могут делиться на подпункты так, чтобы каждый пункт содержал законченную информацию. Каждый пункт текста записывают с абзаца равным пяти ударам пишущей машинки (пять знаков на ЭВМ). Каждый раздел следует начинать с новой страницы.
Разделы должны иметь порядковые номера, обозначенные арабскими цифрами без точки в пределах всей записи. Подразделы должны иметь порядковые номера в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится.
Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точкой.
Каждый подпункт в пределах пункта начинают с новой строки со строчной буквы, а порядковая нумерация подпунктов выполняется в пределах пункта. Например: 1.3.4.2, где 2 – второй подпункт четвертого пункта третьего подраздела первого раздела. Содержащиеся в тексте пункта или подпункта перечисления требований, указаний, положений обозначают арабскими цифрами со скобкой, например: 1), 2), 3) и т.д.
Наименование разделов и подразделов записывают с абзацного отступа прописными буквами в виде заголовка кратко отражающих содержание. Наименование подразделов записывают строчными буквами с первой прописной.
Подчеркивать заголовки и переносить в них слова не допускается. Точку в конце заголовка не ставят. Если заголовок состоит из нескольких предложений, их разделяют точкой. Пункты и подпункты, как правило, заголовков не имеют.
Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.
Перед каждым перечислением следует ставить дефис, или при необходимости ссылки в тексте записки на одно из перечислений, строчную букву (за исключением ё, з, о, г, ь, й, ы, ъ), после которой ставится скобка.
Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, например:
а)___________
б)___________
1)_________
2)_________
в)___________
Расстояние от заголовка до текста должно быть в два интервала или 10 мм. Такое же расстояние выдерживают между заголовками раздела и подраздела. Расстояние между последней строкой текста и последующим заголовком, выполненным на этом листе, должно быть не менее четырех межстрочных интервалов или 15 мм.
1.5.2 Все листы пояснительной записки нумеруются последовательно в центре нижней части листа арабскими цифрами без черточек и точек. Нумерация листов должна быть сквозной от титульного листа до последней страницы, включая приложения и иллюстрации, выполненные на отдельных листах. Первым страницам записки (титульный лист, задание) номер присваивают, но не проставляют.
1.5.3 Текст пояснительной записки должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований. В тексте должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленными соответствующими стандартами и научно-технической литературой.
В тексте не допускается:
применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины;
сокращать обозначения единиц измерения, если они употребляются без цифр, за исключением единиц измерения в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы, например, ток измеряется в Амперах, но не ток измеряется в А;
сокращать слова, кроме установленных русской орфографией и пунктуацией (т.е., и т.д., и т.п., и др.);
употреблять математические знаки без цифр, например: меньше, больше, равно, не равно, а также знаки № (номер) , % (процент), = и 
;
использовать в тексте математический знак (-) перед отрицательными значениями величин. Вместо знака (-) следует писать слово «минус»;
применять индексы нормативно-технической документации ГОСТ, ОСТ. ТУ без регистрационного номера.
В тексте записки числа с размерностью следует писать цифрами, а без размерности – словами.
Если в тексте приводится ряд числовых значений, выраженных одной и той же единицей измерения, то ее указывают только после последнего числового значения, например: 20, 40, 60 В.
Интервалы значений величин в тексте записывают со словами «от» и «до» или через точки, например: «ТОН снижает коэффициент мощности сети от 10 до 15 %» или «ТОН снижает на 10...15 % коэффициент мощности сети».
1.5.4 Оформление формул
Необходимо помнить, чтоформулы в пояснительной записке нумеруются арабскими цифрами в пределах всей записки и только те, на которые имеются ссылки в последующем тексте. Номер ставят с правой стороны листа на уровне формулы в круглых скобках в крайнем правом положении на строке. Ссылку в тексте на порядковый номер формулы дают в скобках, например, «в формуле (3.)».
Допускается нумерация формул только в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (2.1).
Формулы, помещенные в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).
В качестве символов в формулах следует применять обозначения, установленные соответствующими стандартами. Пояснения значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в какой они даны в формуле. Значение каждого символа и числового коэффициента следует давать с новой строки. Первую строку объяснения начинают со слова «где» без двоеточия.
Уравнения и формулы необходимо выделять из текста не менее, чем одной свободной строкой выше и ниже формул. Если уравнение не вмещается в одну строку, оно должно быть перенесено после знака равенства (=) или после знаков (+), (-), (х), (:), причем знак вначале следующей строки повторяется.
Например:
, (1.1)
где I – сила тока, А;
U – напряжение, В;
R – сопротивление, Ом.
Совмещать формулы с расчетом значений величин не допускается.
Правильно: 
В. Неправильно:
В.
1.5.5 Оформление иллюстраций
Иллюстрации (чертежи, графики, схемы, диаграммы, фотоснимки) в пояснительную записку включают для пояснения текста, для пояснения характера выявленных зависимостей, принципиальных схем, систем и агрегатов. Располагают их в записке непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. Иллюстрации могут быть в компьютерном исполнении, в том числе цветные. На все иллюстрации должны быть сделаны ссылки в тексте, например: «Рисунок 5».
Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста.
Расположение иллюстраций должно быть такое, чтобы их можно было рассматривать без поворота страницы. Если такое расположение невозможно, располагают их так, чтобы для рассмотрения надо было повернуть страницу по часовой стрелке.
Все иллюстрации (схемы, чертежи, графики и т.д.) именуются рисунками. Рисунки нумеруются последовательно сквозной нумерацией арабскими цифрами. Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В
этом случае номер рисунка должен состоять из номера раздела и порядкового номера рисунка, разделенных точкой, например: Рисунок. 1.2 (второй рисунок первого раздела) Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например: Рисунок А.3.
При ссылках на иллюстрации следует писать «…в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «…в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела.
Иллюстрации должны иметь наименования и при необходимости подрисуночный текст. Слово «Рисунок» и наименование помещают ниже подрисуночного текста. Например: Рисунок 1- Принципиальная электрическая схема прибора. Подрисуночный текст дается в тех случаях, когда основного текста недостаточно для понимания материала, изображенного на иллюстрации.
Графики, помещенные в тексте, должны быть наглядными, четкими, без поясняющих надписей на полях. Поясняющие надписи указывают в тексте или под графиками.
Все графики должны иметь по осям координатные сетки. На концах координатных осей стрелок не ставят.
Графики, поясняющие качественный характер изменения процесса и на осях которых нет численных значений, допускается выполнить без сетки. В этом случае оси координат заканчиваются стрелками.
Запись обозначений и единицы измерений необходимо выполнять у концов координатных осей.
Толщина линии кривых должна быть примерно вдвое толще линии осей. Толщина линии сетки равна половине толщины линий координатных осей.
На одном листе допускается выполнять несколько диаграмм с соответствующими заголовками.
1.5.6 Оформление таблиц
Цифровой материал результатов исследований, расчетов и т.д. оформляют в виде таблиц. Таблицы нумеруют арабскими цифрами (без знака №) сквозной нумерацией Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из порядкового номера таблицы и номера раздела, разделенных точками, например: «Таблица 1.2» (вторая таблица первого раздела). Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией, в пределах данного приложения, цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения
Если в записке одна таблица, то она должна быть обозначена «таблица 1» или «Таблица В.1), если она приведена в приложении В.
Название таблицы, при его наличии, должно отражать её содержание, быть точным и кратким. Название таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с её номером через тире. Например: Таблица 2 – название таблицы.
На все таблицы должны быть ссылки в тексте, при этом слово «Таблица» пишут полностью с указанием её номера.
Высота строк в таблице должна быть не менее 8 мм. Диагональное деление головки таблицы не допускается. При переносе части таблицы с большим количеством строк на другой лист головку таблицы повторяют и над ней указывают «Продолжение», но уже на правой стороне листа. Если в записке несколько таблиц, то после слова «Продолжение» указывают порядковый номер таблицы, например: «Продолжение таблицы 1.2».
Таблицу с большим количеством граф (колонок) допускается делить на части и помещать одну под другой в пределах одной страницы.
Если строки выходят за формат страницы, то при переносе повторяется головка таблицы, если графы таблицы выходят за формат страницы, то при переносе повторяется боковик
Таблица 5 - название таблицы
| Головка | }Заголовки графа | |||||
| }Подзаголовки графа | ||||||
| }Строки | ||||||
| (Горизонтальные ряды) | ||||||
| Боковик (графа для заголовков) | Графа (колонки) |
Тематический заголовок помещают только над первой частью таблицы. Графа «№ п/п» в таблицу не включается.
Повторяющийся в графе текст, состоящий из одного слова, заменяют кавычками. Если такой текст состоит из двух слов и более, то при первом повторении его заменяют словами «то же», а далее кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается. Если данные в таблице не приводят, то в графе ставят прочерк.
Если цифровые данные в графах имеют различные единицы физических величин, то их следует указывать в заголовке каждой графы. Если размерность одинакова, то сокращенное обозначение единицы измерения помещают над таблицей. Включать в таблицу отдельную графу «Единицы измерения» не допускается.
Числовые значения в каждой графе должны иметь одинаковое число десятичных знаков, причем классы чисел во всех графах должны быть точно один под другим.
Заголовки граф таблицы начинают с прописных букв, а подзаголовки – со строчных. Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение пишут с прописной буквы. Заголовки указывают в единственном числе, в конце которых знаков препинания не ставят.
Таблицы желательно размещать так, чтобы их можно было рассматривать без поворота документа, и, как исключение, при повороте листа по часовой стрелке.
1.7 Список использованных источников
Список использованных источников (литературы) является обязательным в пояснительной записке. Список должен содержать перечень всех источников, цитированной в данной работе литературы. Расположение наименований в списке выполняется в порядке появления ссылок в тексте. Ссылку оформляют арабской цифрой в прямых скобках [2], [7-12].
1.7.1 Схема описания книги
Фамилия и инициалы автора или авторов. Основное заглавие: другое заглавие / Сведения об авторстве; сведения о других лицах. – Сведения о повторности издания. – Место издания: Издательство, год издания. – Количество страниц, сведения об иллюстрациях. – Примечания. Например: Афанасьева Е.И., Скобелев В.М. Источники света и пускорегулирующая аппаратура: Учебник для техникумов. – 2-е изд. перераб. – М.: Энергоатомиздат, 1986. – 272 с.: ил.
Если книга имеет более трех авторов, то в начале указывается заглавие, а затем инициалы и фамилии авторов. Например: Справочная книга радиолюбителя-конструктора / А.А. Бокуняев, Н.М. Борисов, Р.Р. Варламов и др.: Под ред. Н.И. Чистякова. – М.: - Радио и связь, 1990. – 620 с.: ил. – (Массовая радиобиблиотека: Вып. 1147).
1.7.1.1 Описание многотомных изданий.
Пример:
Савельев И.В. Курс общей физики: Учебное пособие для втузов. – 2-е изд. перераб. – М.: Наука, 1982. – Т. 1-3.
1.7.1.2 Описание статей.
При описании статей из собрания сочинений издательство и место издания не указываются; при описании статьи из книги не указывается издание (издательство), например: Кисилев И.С. Об эффективности хозяйственного расчета на машинных дворах. – В кн.: Инж.-техн. обеспечение с.-х. производства. Зерноград, 1983. – С. 41-45.
1.7.1.3 Описание статей из газет и журналов.
Мостовщиков С. Токио – далеко от Москвы // Известия. – 1991. – 10 апреля. Дмитриенко Л.П., Олейник П.В. Тиристорный регулятор температуры для управления инфракрасными лампами // Механизация и электрификация сельского хозяйства, 1984. - № 5. – С. 3-33.
При указании места издания допускается сокращение: М – Москва, Л – Ленинград, СПб. – Санкт-Петербург. Название других городов пишется полностью.
1.8 Приложения
В приложения следует включать вспомогательный материал (промежуточные расчеты, таблицы вспомогательных цифровых данных, вспомогательные иллюстрации, акты испытаний и т.п.).
Приложения оформляют как продолжение пояснительной записки на последующих ее страницах, располагая их в порядке появления ссылок в основном тексте.
В тексте записки на все приложения должны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте записки, за исключением справочного приложения «Библиография», которое располагают последним.
Каждое приложение начинают с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначения.
Приложение должно иметь содержательный заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.
Приложения обозначают прописными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З. Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ.
Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.
В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.
Если в записке только одно приложений, оно обозначается «Приложение А».
Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруемые в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения. Например: «Приложение Б.2».
Рисунки, таблицы и формулы, помещаемые в приложении, нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого приложения, например: «Рисунок приложения А.», «Таблица приложения А.».