Розгляд взаємовигідних варіантів
Під час обговорення проблеми доцільно розглядати декілька варіантів вирішення її. Для їх пошуку можна використати метод «розумової атаки», щоб виділити більше різних ідей для розв'язання проблеми. Можна також проблему поділити на частини і приймати рішення поетапно. Якщо сторонам важко зупинитися на якомусь рішенні, можна звернутися за порадою до третіх осіб. Але найкраще знайти таке рішення, котре інша сторона уже приймала в подібній ситуації, та зосередити увагу партнера на тих наслідках, що випливають саме з такого вирішення проблеми.
Застосування об'єктивних критеріїв
Перш ніж дійти згоди, опоненти мають обговорити умови справедливої домовленості. Можна запропонувати, щоб домовленість на чомусь грунтувалася: ринковій ціні, витратах, ефективності, рішеннях, що приймалися раніше, тощо. Основне, щоб ці критерії задовольняли обидві сторони.
Отже, щоб досягти успіху, треба:
— ретельно готувати кожне рішення;
— не наполягати уперто на запропонованому вами рішенні: бути відкритим для доказів;
— не піддаватися тискові.
Якщо складається ситуація так, що далі проводити переговори неможливо, домовтеся про взаємно зручний час наступної зустрічі, що засвідчить вашу зацікавленість у подальшій співпраці. Опонент може вдатися до «нечесних прийомів», тоді варто висловити своє невдоволення його діями.
Перед підписанням угоди ще раз уважно перечитайте її, аби уникнути непорозумінь.
НАРАДА
Нарада— спільне обговорення важливих питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського й політичного життя.
Наради — порівняно з багатьма іншими методами управління — мають значні переваги, оскільки дають можливість спільно аналізувати важливі проблеми, висловлювати власні думки та пропозиції, приймати узгоджені рішення.
Оптимальна кількість учасників наради 10-12 осіб; якщо кількість перевищує 16-18 осіб, то не всі матимуть змогу взяти участь в обговоренні, тобто висловитися.
Залежно від мети й завдань, які треба вирішити, службові наради поділяються на: інформаційні (інструктивні), диспетчерські (оперативні), проблемні.
Інформаційні організовують безпосередні (конкретні) виконавці з метою ознайомлення учасників з новими завданнями, положеннями, відомостями, що стосуються управлінської вертикалі чи горизонталі. Якщо це директивні матеріали, доцільно познайомити працівників з новою інформацією у письмовій формі без проведення наради. Можна попередньо роздати текст для ознайомлення, а під час наради лише обговорити її й прийняти конкретні рішення.
Диспетчерські наради скликають для отримання інформації про поточний стан справ, її аналіз і прийняття рішень. їх проводять уг точно визначений час і день, що дає змогу учасникам планувати свою діяльність і вчасно готуватися до нарад. Позапланові оперативні наради зумовлюють неритмічність виконання їх учасниками своїх обов'язків і створюють незручності.
Проблемні наради проводять у невеликому колі компетентних і висококваліфікованих фахівців з метою прийняття найоптимальнішого рішення з обговорюваних питань шляхом голосування.
Нарада навряд чи пройде успішно, якщо її заздалегідь не підготувати. її проводить голова — керівник установи, підрозділу або відповідальна за певний напрям роботи особа. Голова наради повинен мати неабиякий організаторський хист, щоб нарада не перетворилася в пусту балаканину.
Його завдання під час підготовки наради такі:
1 Чітко визначити коло обговорюваних питань.
2 Продумати послідовність обговорення цих питань (нараду зазвичай починають з обговорення важливих виробничих питань, що потребують інтенсивної розумової діяльності; наприкінці вирішуються конкретні питання, які голова може подати у вигляді оголошень) та їх взаємозв'язок.
3 Визначити час, необхідний для обговорення кожного питання, враховуючи можливість виникнення дискусії, обміну думками.
4 Передбачити мету, якої слід досягти під час розгляду кожного питання.
5 Визначити учасників наради, враховуючи їх особисту компетентність, посадові обов'язки, а також комунікабельність, їх уміння приймати рішення, конструктивно співпрацювати.
6 Продумати механізм проведення дискусії.
7 Передбачити (і заздалегідь відвести на це певний час) звертання до кожного з учасників наради, певні ліричні відступи, що створять невимушену ділову атмосферу обговорення.
8 Перед засіданням підготувати вступ, який, залежно від харак-геру обговорюваних питань та ситуації, може бути коротшим чи довшим (2-3 хвилини, іноді 5 хвилин).
Під час проведення наради голова повинен:
1. Упевнено і вміло керувати обговоренням унесених до порядку денного питань: постійно стежити за ходом дискусії, обдумувати й добирати слушні запитання, систематизувати різні погляди, иасно робити висновки.
2 Створити доброзичливу атмосферу для спілкування і прийняття рішень:
• надавати учасникам можливість висловлюватися, заохочувати їх до розмови;
• уважно прислухатися до висловлювань кожного, бо ефективність нарад якраз і полягає в тому, щоб виробити спільну думку;
• по-дружньому ставитися до всіх, нікого не виділяти з-поміж інших і нікого не обділяти своєю увагою;
• бути тактовним і витриманим, дотримуватися етичних норм.
3 Наприкінці наради узагальнити зроблені висновки, а якщо будуть поставлені завдання, то до кожного з них слід додати:
• що треба зробити;
• хто і що саме робитиме;
• термін виконання.
За вмілого керування нарада досягне вагомих результатів.
Щоб забезпечити організованість наради, треба подбати й про запрошення, які повинні містити:
• тему наради;
• день і час проведення наради;
• місце проведення наради — точна адреса, поверх, а в разі потреби — номер кімнати, спосіб проїзду.
Найкраще надсилати запрошення на нараду за 10-14 днів до її початку, а напередодні доручити секретареві зателефонувати й нагадати її учасникам.
Успіх наради залежить і від приміщення, де вона відбуватиметься. Треба належним чином приготувати його: надто велике чи мале приміщення, незручні сидіння, надміру тепла чи холоду, — усе це може зашкодити нормальному проведенню наради. Отже, потурбуйтеся про те, щоб:
• у приміщенні було достатньо стільців і столів;
• була дошка, крейда й ганчірка;
• учасникам наради вчасно роздали друковані матеріали;
• на столах було письмове приладдя, папір;
• працювали засоби затемнення, освітлення, опалення, вентиляції приміщення;
• засіданню не заважали телефонні дзвінки та випадкові відвідувачі;
• якщо подаватимуть каву, заздалегідь призначте людину, котра її готуватиме.
Після проведення наради:
1 Має бути вчасно проконтрольовано виконання поставлених завдань.
2 Максимально використано у виробничому процесі прийняті рішення.
3 Визначено тему й дату проведення наступної наради, враховуючи її актуальність.
Отже, нарада є важливою формою ділового спілкування.