Зразок повністю опрацьованого листа, що був оформлений на бланку
ДЕРЖВИДОБУТОШНВОД УКРАЇНИ Державний комітет України
УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ з нагляду за охоооною
ІНСТИТУТ МІНЕРАЛЬНИХ ВОД водних ресурсів
(УНДІМВ)
вул. Курортна, 28, Київ, 04075,
тел./факс: (044) 331-22-82, теп. 331-10-11
Розрахунковий рахунок № 000296211 Захарову С В
Пущанському відділенні банку «Гранд» До виконання
м. Києва, МФО 398170
Е-маіІ: __________В.М.Харбінський
2003-08-05
31.07.2003 № 2787ЮЗ-1В
На № ___від______
Про направлення на відгук
першої редакції стандарту
Державний комітет України з питань видобування мінеральних вод за замовленням Державного комітету України з питань технічного регулювання і споживчої політики доручив Українському науково-дослідному інституту мінеральних вод розробити проект Національного стандарту України «...».
До переліку організацій, які мають надати відгук на проект стандарту, включено Державний комітет України з нагляду за охороною водних ресурсів.
Направляємо на відгук першу редакцію проекту стандарту. Просимо надіслати відповідь до 01 вересня 2003 року.
Додаток: Перша редакція проекту стандарту на 30 арк. у 1 прим.
З повагою
Директор інституту (підпис) О. Г. Панченко
Глей Тамара Сергіївна
331-10-12
До справи № 01-11 УНДІМБ
Відгук відправлено 29.08.2003 № 155/01-11 Вх. № 121/01-11
(підпис) С. В. Захаров 2003-08-05
29.08.2003
цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначень.
Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.
Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.
Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа1.
Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів.
Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.
Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.
Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.
Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.
Лист-повідомлення
Це такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі.
Наприклад:
Шановні панове!
Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажити їх ... (термін).
Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддаєте перевагу.
З повагою...
Шановні панове! Повідомляємо, що замовлений Вами товар було відвантажено сьогодні на склад... (назва фірми) згідно з умовами договору. Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю товару. Чекаємо нових замовлень. З повагою і найкращими побажаннями...
Вельмишановний пане... !
Щиро вдячні Вам за листа від... (дата) . На превеликий жаль, маємо повідомити, що ми не виготовляємо товару потрібної Вам якості.
Надсилаємо наші зразки для того, щоб Ви змогли визначити, чи відповідають вони Вашим потребам. Якщо Вас влаштовує лише обумовлена якість, то ми зможемо виготовити і постачити цю продукцію впродовж найближчих... місяців.
Для визначення вартості замовлення надішліть точні відомості щодо обсягу потрібної Вам продукції. Отримавши від Вас необхідну інформацію, ми зможемо підготувати проект угоди.
Очікуємо на швидку відповідь.
З щирою пошаною...
Шановні панове!
Упродовж останніх кількох років наша продукція користувалася високим попитом у ... (назва країни, міста), що й зумовило відкриття нами там своєї філії. Завдяки цьому ми зможемо обслуговувати Вас більш ефективно й оперативно.
У новій філії працюють консультанти, якізавжди будуть раді відповісти на всі технічні питання безкоштовно і без будь-яких зобов 'язань з Вашого боку. Ви матимете змогу перевірити якість наших товарів, а також відремонтувати їх у нашій філії.
Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю.
З пошаною ...
Шановні панове!
На загальних зборах нашої фірми ... (дата) було прийнято рішення змінити назву компанії з... (стара назва) на... (нова назва).
Просимо повідомити про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми.
З повагою...
Шановні панове!
Повідомляємо Вам, що пан... (прізвище та ініціали), який був нашим партнером упродовж багатьох років, з ... (дата) залишає компанію за станом здоров'я.
Отже, компанія переходить у цілковиту власність нашого головного партнера, пана ... (прізвище та ініціали). Надалі з усіх питань просимо звертатися саме до нього.
З повагою...
Шановні добродії!
З радістю повідомляємо Вам, що нашого шановного колегу, пана... (прізвище та ініціали) з ... (дата) призначено директором нашої фірми. Він керуватиме роботою відділів... (назви).
Маємо надію, що призначення пана ... (прізвище та ініціали) сприятиме розвитку добрих взаємин і плідній співпраці між нашими фірмами.
З повагою і найкращими побажаннями ...
ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ
Про відкриття фірми
1 Повідомляємо Вам, що... (дата) ми відкриваємо нову фірму в ...
2 Користуючись нагодою, повідомляємо Вас про відкриття нової фірми в...
3 Ми хочемо повідомити Вас про відкриття нової фірми в ... і сподіваємося, що найближчим часом зможемо запропонувати взаємовигідне співробітництво.
4 Ми відкрили нову фірму в... по вулиці... Маємо надію, що Ви незабаром відвідаєте нас.
5 3 радістю повідомляємо про відкриття нашої нової фірми в...
6 Повідомляємо, що відкриття нашої фірми відбудеться ... (дата).
7 Маємо приємність оголосити про відкриття нової фірми за адресою...
8 ... (дата) ми відкриваємо нову фірму в ... Запрошуємо до співробітництва.
9 Ми хочемо запевнити Вас, що наша нова фірма в м. ... виконає Ваші замовлення в найкоротший строк.
10 Щиро розраховуємо на початок діалогу між нашими фірмами.
11 Будемо раді встановити взаємовигідні контакти з Вашою компанією.
12 Сподіваємося, що деякі із запропонованих товарів зацікавлять Вас.
Про відкриття філії
1 Ми раді повідомити Вам, що відкрили нову філію у Вашому місті.
2 Ми хочемо повідомити Вам про відкриття філії нашої фірми поблизу з Вашим офісом.
3 Повідомляємо Вам про відкриття філії в ...
4 Хочемо повідомити Вам, що ... (дата) в ... відкриється філія, розташована у зручному для Вас місці. Сподіваємося, що відкриття філії сприятиме підтриманню тісних контактів між нашими фірмами.
5 Наша нова філія відкрилася за адресою ... і розташована на ... поверсі. Вона має офіс, склад і відділ реалізації. Просимо звертатися до...
6 3 усіх питань просимо звертатися до пана ...
7 Наша нова філія реалізує весь асортимент продукції.
8 Наша філія має постійний прямий зв'язок з головним офісом. Номер факсу: ...
9 Сподіваємося, що наше повідомлення зацікавить Вас. Розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства.
10 Будемо раді встановленню взаємовигідної співпраці з Вашою компанією.
Про зміну назви фірми
1 Повідомляємо Вам, що ми змінили назву фірми на ...
2 Користуючись нагодою, повідомляємо, що ми реорганізували нашу фірму в товариство з обмеженою відповідальністю.
3 Ми хочемо повідомити Вам про деякі зміни, що сталися у структурі нашої фірми. Наша фірма об'єдналася з фірмою ...; нова назва:...
4 Відповідно до рішення власників фірми від ... (дата) назву нашої фірми змінено на ...
5 У зв'язку з тим, що назву нашої фірми нерідко сплутують із назвою іншої, ми вирішили перейменувати нашу фірму на ...
Про зміну адреси
1 Повідомляємо Вам, що ми переїхали в нове приміщення. Наша нова адреса:...
2 Хочемо скористатися нагодою і повідомити Вам, що наша адреса змінилася. Просимо надалі надсилати свої пропозиції за адресою:...
3 3... (дата) наша фірма змінила офіс. Нас можна розшукати за адресою:...
4 Повідомляємо Вам, що значне розширення нашої фірми змусило нас змінити адресу. Тепер фірма розташована за адресою: ...
5 Повідомляємо, що від сьогодні наша установа розташована за адресою:...
6 Наше нове приміщення є більшим, зручнішим, воно краще розміщене, що дасть нам змогу підвищити якість послуг.
7 Повідомляємо, що наші складські приміщення розташовані за тією ж адресою, що й офіс.