Документів, на які ставиться гербова печатка
Акти (приймання закінчених будівельних об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).
Аркуші погодження нормативно-правових актів.
Висновки й відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України.
Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на заробітну плату; про нараховану й належну зарплату тощо).
Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.
Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).
Завдання (на проектування об'єктів, капітальне будівництво тощо).
Заяви (про акредитив, про відмову від акцепту тощо). Заявки (на обладнання, винаходи тощо). Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції. Кошторис витрат.
Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг). Подання і клопотання. Посвідчення про відрядження. Протоколи (погодження планів постачань). Реєстри (чеків, бюджетних доручень). Специфікації (виробів, продукції тощо). Статути державних установ. Титульні списки. Штатні розписи.
НАКЛАДНА
Накладна— це обліковий документ, який дає право на отримання, відправлення вантажів чи матеріальних цінностей. У накладній повинні бути такі реквізити:
1 Назва: угорі посередині великими літерами НАКЛАДНА № від... (дата).
2 Підстава, на основі якої видано накладну.
3 Кому видано (назва установи або прізвище, ім'я, по батькові приватної особи).
4 Від кого (назва установи або штамп установи, адреса її, телефон, поточний рахунок).
5 Позначення кожної графи: а) назва предметів; б) сорт; в) розмір; г) одиниця виміру; ґ) номенклатурний номер; д) кількість (за вимогою, видано); є) вартість; є) сума вартості.
6 Підпис керівника установи й бухгалтера.
7 Дата.
8 Хто видав.
9 Хто одержав.
10 Печатка або штамп установи.
Зразок накладної:
НАКЛАДНА № _______
Підстава____________________________________________ : 200_ р.
Кому________________________________Від кого __________________________
| № | Вид операції | Сорт | Розмір | Одиниця виміру | Номенклатурний номер | Кількість | Вартість | Сума | |
| за вимогою | видано | ||||||||
Одержувач Відправник
Директор (підпис)
Головний бухгалтер (підпис)
Дата
АКТ
Акт — це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов'язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб. Його складають у разі приймання-здавання справ, після переобліку, під час проведення випробувань нової техніки, при нещасних випадках, коли здають об'єкти.
Акти — це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій. Вони оформлюються комісією, що її створює керівник установи, організації чи підприємства.
Текст акта мусить мати дві частини: вступну і констатуючу.
У вступній частині вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також тих, хто був присутній під час його складання.
Після слова «Підстава» вказується документ чи усне розпорядження службової особи.
Після слова «Складений» перелічують осіб, які складали акт або були присутні при його складанні, з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розміщуються в алфавітному порядку. Якщо були присутні, то перелічуються їхні прізвища, ініціали та посади.
У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічують встановлені факти, а також висновки.
У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників акта й вказується місце їх зберігання.
Акт гцдписують усі особи, які брали участь у його складанні. Отже, до формуляра акта входять такі реквізити:
1 Автор документа (назва відомства й організації).
2 Назва документа.
3 Дата, номер і місце складання.
4 Гриф затвердження.
5 Заголовок.
6 Підстава (наказ керівника організації).
7 Склад комісії, присутні.
8 Текст.
9 Відомості про кількість примірників акта, їх. місцезнаходження.
10 Перелік додатків до акта.
11 Підписи членів комісії і присутніх.
Акти прийому-передання, обстеження чи ревізії набувають юридичної чинності лише після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником установи чи організації.
Зразок акта:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Назва міністерства,
відомства, організації
АКТ№
(дата)
(місце видання)
Про__________________________________________________________
(заголовок до тексту)
Підстава: _____________________________________________________
від №
Комісія у складі:
Голова______________________________________________________;
(посада, прізвище та ініціали) Члени комісії:
1 _________________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
2 _________________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
3 ________________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
У період з_______ по__________комісія провела перевірку роботи
_________________________________________________________
У результаті перевірки встановлено_________________________
(текст)
Складено у 2-х примірниках:
1-й примірник —
2-й примірник —
Голова комісії_________________ розшифрування підпису
(підпис)
Члени комісії _________________розшифрування підпису
(підпис)
__________________розшифрування підпису
(підпис)
У справу 01-24
__________________________ розшифрування підпису
(підпис)
«_____»___________200 р.